Co czeka urzędy pracy w 2023 roku?

Nowa ustawa o AKTYWNOŚCI ZAWODOWEJ, która zmieni urzędy pracy w bardziej efektywne organizacje służące rynkowi pracy. Nastąpi wzrost efektywności aktywizacji zawodowej bezrobotnych, zrównoważy się rozwój zasobów ludzkich, zwiększy się mobilność na rynku pracy i znacznie przeformułuje się styl pracy doradców klienta w Powiatowych Urzędach Pracy.

Artykuł składa się z 3 części

• Powiatowe Urzędy Pracy na rynku konkurencyjności – na co warto zwrócić uwagę wprowadzając zmiany zgodnie z ustawą.
• Jak przygotować zespół do wdrożenia zmian wynikających z nowej ustawy o aktywności zawodowej.
• Aktywność zawodowa po nowemu – planowane zmiany w ustawie.

Powiatowe Urzędy Pracy na rynku konkurencyjności – na co warto zwrócić uwagę wprowadzając zmiany zgodnie z ustawą.

Wchodzimy w nową erę. To już kolejna zmiana w urzędach pracy. Tym razem zespoły w urzędach pracy będą mogły wykazać się swoją skutecznością na rynku pracy a ich target klientów będzie znacznie odchudzony, ponieważ osoby, które rejestrowały się z powodu ubezpieczenia, będą obsługiwane w ramach realizacji ubezpieczenia przez ZUS. Skończy się pozorna gotowość do pracy i udawanie przez bezrobotnego, że szuka pracy. Zmniejszy się liczba osób bezrobotnych, a urząd ograniczy zbędne czynności, które realizował z klientami szukającymi tylko ubezpieczenia w urzędzie pracy. W to miejsce pojawią się nowe osoby, które będą mogły wybrać urząd pracy z którym podejmą współpracę, deklarując jedynie zamieszkanie na danym terenie. Dojdą osoby pracujące, które będą poszukiwały wsparcia w zakresie ścieżki rozwoju zawodowego i uzyskiwania kwalifikacji. Zmieni się podejście do aktywizacji osób bezrobotnych. Urząd będzie musiał przejąć większą aktywność w poszukiwaniu ofert pracy i świadczenia usług rekrutacyjnych, podobnych do agencji zatrudnienia i firm rekrutacyjnych.

Znaczenie marki Powiatowego Urzędu Pracy i efektywność zespołu specjalistów aktywizujących osoby w regionie może mieć duże znaczenie dla przyszłych klientów. Klient stanie przed decyzją wyboru urzędu pracy i z pewnością będzie poszukiwał takiego urzędu, który zapewni mu wysoką jakość obsługi i możliwość zaoferowania oczekiwanego miejsca pracy. Kolejną kwestią jest nawiązywanie współpracy z firmami i zbieranie ofert pracy do swojej bazy ofert. Pracownicy urzędów powinni stać się bardziej aktywni, otwarci na kontakt i potrafiący prowadzić rozmowy biznesowe. Charakter pracy urzędnika zmieni się w charakter pracy doradcy i specjalisty odpowiedzialnego za proces rekrutacji w obszarze umów z przedsiębiorstwami. Wyszukanie potencjalnych kandydatów i właściwy ich dobór z pewnością wzmocni markę i pozycję urzędu pracy jako lidera w danej dziedzinie. Powoli należy zastanowić się nad podziałem czasu pracy między biurkiem a pracą w terenie w celu poszukiwania współpracy z pracodawcami. Kolejne wyzwanie to wychodzenie na rynek z informacją o możliwościach jakie daje współpraca z urzędami pracy. Można powiedzieć, że pracownicy urzędu będąc dobrze przeszkoleni w procesach rekrutacyjnych, rozmowach biznesowych, handlowych, negocjacjach i marketingu będą w stanie zbudować ofertę na miarę nowoczesnego urzędu realizującego ustawowe zadania.

Jak przygotować się do tych zmian?

• Urzędy pracy będą musiały przygotować się do wdrożenia nowej ustawy i rozporządzeń. Pomocna w tym obszarze może okazać się strategie zarządzania zmianą w urzędach pracy.
• Należy przygotować zespół do zmiany charakteru pracy w kontekście współpracy z osobami bezrobotnymi, osobami pracującymi i prowadzącymi działalność gospodarczą. Pomocna w tym obszarze jest strategia przygotowania pracowników bazując na gotowości do zmiany, angażując ich talenty i zasoby.
• Warto rozważyć budowanie i wzmocnienie pozytywnego wizerunku Powiatowego Urzędu Pracy. Większe znaczenie będą miały działania w obszarze e-marketingu w celu budowania marki urzędu jako zespołu specjalistów, pomagających w rozwoju zawodowym bezrobotnych i pracowników.
• Warto opracować strategię przeszkolenia kadry doradców klientów, pracowników CAZ, a także działu instrumentów rynku pracy i projektów w ramach aktywnych form współpracy z osobami bezrobotnymi, pracownikami i osobami prowadzącymi działalność gospodarczą. Zespół powinien posiadać podstawową wiedzę z zakresu rozmów handlowych, technik prezentacji, technik sprzedaży, negocjacji, pozyskiwania ofert pracy, rekrutacji i motywacji osób bezrobotnych.

Jak przygotować zespół do zmian w ustawie o urzędach pracy

Przed każdym zespołem i dyrektorem urzędu pracy czeka następujący proces:

• właściwe poinformowanie o zmianach (rozmrożenie starych nawyków);
• częściowe wprowadzenie zmian (określenie nowych zadań, obowiązków);
• rozwinięcie kompetencji zespołu w ramach zmian (szkolenia, warsztaty, superwizje, wsparcie);
• wprowadzenie pozostałych zmian (wdrożenie wszystkich procedur, ustaw)
• wzmacnianie kompetencji zespołu (superwizja, szkolenia, warsztaty, doradztwo)
• zamrożenie nowej zmiany (wypracowanie ostatecznej formuły i sposobu pracy i realizacji zadań).

Każda zmiana wywołuje u naszych pracowników sporo negatywnych emocji, często pojawia się napięcie, ludzie stają się ostrożni i zgłaszają sprzeciw danym zmianom. Opór i negacja w pierwszym etapie zmiany, to naturalna, ludzka reakcja na zmianę. Gdy przedstawisz swoim pracownikom zakres zmian to z pewnością w pierwszej kolejności pojawi się zaskoczenie, po chwili pracownicy zaczną rozmawiać o negatywnych konsekwencjach zmiany i będą budowali opór przed zmianą. W trakcie wprowadzenia zmiany pracownicy będą racjonalizowali zmianę i poszukają w niej odrobiny sensu i zasadności wdrożenia zmiany. Zracjonalizowana zmiana, uspokaja emocje, a gdy pojawią się pierwsze sukcesy to pracownicy często akceptują zmianę i wdrażają ją w swoje codzienne obowiązki. W trakcie tego procesu, warto skorzystać z pewnych sprawdzonych procedur wprowadzania zmian.

Kolejnym krokiem jest przygotowanie zespołu do nowej formuły pracy. Możesz zastanowić się, jak w ramach wewnętrznej rekrutacji dobrać zespół aby realizował zadania z nowej ustawy. Z pewnością wyzwaniem będzie zmiana postaw, przejście z urzędnika na doradcę – specjalistę od rynku pracy. Jak zbudować kompetentny zespół, który ruszy aktywnie w rynek pracy i zdobędzie oferty do urzędu, zachęci osoby: bezrobotne, pracujące, czy osoby prowadzące działalność gospodarczą do tego aby szukały właśnie w urzędzie pracy ofert i możliwości rozwoju zawodowego. Do tego z pewnością będą potrzebne umiejętności i wiedza w zakresie:

• technik rozmowy z klientem bazującej na 5 etapach rozmowy handlowej
• pozyskiwania klientów i budowania bazy ofert pracy
• sztuki rekrutacji i profilowania potencjalnych pracowników
• negocjacji z klientami i pracodawcami na potrzeby rynku pracy
• technik sprzedaży ofert pracy i instrumentów rynku pracy
• profesjonalnej obsługi klienta z elementami biznesowego podejścia do klienta

Bardzo ważne jest aby urząd mógł też korzystać z modelu szwedzkiego, w którym to z jednej strony urząd utrzymuje stałą współpracę z pracodawcami i jest niejako firmą rekrutacyjną na potrzeby przedsiębiorstwa, a z drugiej strony prowadzi spersonalizowany trening terenowy z osobami bezrobotnymi w zakresie aktywizacji.

Aktywność zawodowa po nowemu – planowane zmiany w ustawie.

Przedmiotem ustawy o aktywności zawodowej jest kompleksowa i bardziej dostosowana do realiów modernizacja instytucji polskiego rynku pracy, poprzez udoskonalenie funkcjonowania publicznych służb zatrudnienia oraz form aktywizacji zawodowej. Ustawa zastąpi dotychczas obowiązującą ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy i wejdzie w życie w 2023 r. Regulacja ma trafić pod obrady Rady Ministrów w IV kwartale br.

Główne i najważniejsze założenia ustawy o aktywności zawodowej.

• Oddzielenie statusu bezrobotnego od ubezpieczenia zdrowotnego i wprowadzenie rozwiązania polegającego na dokonywaniu zgłoszenia do tego ubezpieczenia przez ZUS.
• Zniesienie właściwości urzędu pracy ze względu na miejsce zameldowania. Powiązanie bezrobotnego z urzędem pracy właściwym ze względu na miejsce zamieszkania.
• Rejestrowanie osób wyłącznie poszukujących zatrudnienia lub innej formy wsparcia oferowanego przez urząd pracy.
• Efektywne wykorzystanie potencjału pracowników publicznych służb zatrudnienia, co przełoży się na bardziej efektywną pomoc na rzecz osób bezrobotnych i pracodawców.
• Zmniejszenie aktywności w zakresie obsługi operacyjnej związanej z wyliczaniem i odprowadzeniem składki zdrowotnej za osoby, które tylko w tym celu rejestrowały się w urzędach pracy.
• Zwiększenie potencjału i zasięgu CBOP (Centralna Baza Ofert Pracy). Proponuje się wprowadzenie dla pracodawców z sektora publicznego oraz prywatnego obowiązku zgłaszania ofert pracy, czy praktyk do CBOP. Ich zgłaszanie będzie obowiązkowe dla administracji publicznej, a dla przedsiębiorców z sektora prywatnego – fakultatywne.
• Wprowadzenie instrumentów dla rodzin i dla kobiet powracających na rynek pracy.
• Wprowadzenie pierwszeństwa w skierowaniu do udziału w formach pomocy określonych w projektowanej ustawie, m.in. bezrobotnym członkom rodzin wielodzietnych posiadającym Kartę Dużej Rodziny.
• Wprowadzenie rozwiązań zachęcających do podejmowania pracy m.in. przez matki lub ojców sprawujących opiekę nad dziećmi.
  Zwiększenie dostępu do kształcenia ustawicznego dla osób poszukujących pracy, w tym wprowadzenie nowej formy wsparcia (bon na kształcenie ustawiczne) zarówno dla osób pracujących, jak i bezrobotnych;
• Zwiększenie skuteczności urzędów pracy w zakresie wspierania osób długotrwale bezrobotnych oraz rolników.
  Poprawienie skuteczności pomocy przez stosowanie najbardziej efektywnych instrumentów, dostosowanych do indywidualnych potrzeb osoby bezrobotnej lub poszukującej pracy.
• W ramach aktywizacji osób biernych zawodowo proponuje się poszerzenie grupy klientów PUP o osoby bierne zawodowo, umożliwienie urzędom pracy realizowania projektów Europejskiego Funduszu Społecznego dla osób biernych zawodowo i stosowania różnych form pomocy, nie tylko tych określonych w projektowanej ustawie.
• Urzędy pracy będą mogły podejmować działania mające na celu identyfikację oraz dotarcie do osób biernych zawodowo potencjalnie mogących podjąć aktywność zawodową.
• Uproszczenie i ujednolicenie procedur w urzędach pracy oraz większa standaryzacja funkcjonowania urzędów pracy i precyzyjna ocena ich efektywności, poprzez ustanowenie trzyletnich Planów Rozwoju Publicznych Służb Zatrudnienia, będących w praktyce zarządczymi ramami wykonania dla systemu publicznych służb zatrudnienia (PSZ) w Polsce.
• Cyfryzacja procesów obsługi klientów PUP (z zachowaniem praw osób wykluczonych cyfrowo).
• Zmniejszenie obciążeń dla bezrobotnych i pracodawców dzięki uproszczeniu przepisów i zmniejszeniu biurokracji.
• W miejsce likwidowanego przygotowania zawodowego dorosłych proponuje się tzw. staż plus, czyli m.in. możliwość wydłużenia stażu, wprowadzenie mechanizmu motywującego stażystę do efektywnej nauki oraz premię dla pracodawcy w przypadku przystąpienia przez stażystę do weryfikacji wiedzy i umiejętności nabytych podczas stażu i uzyskania kwalifikacji.
• W odpowiedzi na szerokie zainteresowanie bonem na zasiedlenie planuje się rozszerzenie tej formy wsparcia na wszystkie osoby bezrobotne bez względu na wiek (w obecnym stanie prawnym z tej formy wparcia mogą skorzystać osoby bezrobotne do 30. roku życia).
• Ponadto planuje się zwiększenie dostępu do kształcenia ustawicznego osobom poszukującym pracy poprzez finansowanie z Funduszu Pracy kosztów ich szkoleń oraz poświadczania nabycia wiedzy i umiejętności, w tym uprawnień zawodowych. Rozwiązanie to zastąpi obecną możliwość sfinansowania kształcenia ustawicznego dla osób w wieku powyżej 45. roku życia, pracujących lub wykonujących inną pracę zarobkową lub działalność gospodarczą, zarejestrowanych w PUP.

Zmniejszenie obciążeń dla bezrobotnych i pracodawców

Planuje się w szczególności:

• usprawnienie składania ofert pracy poprzez zmniejszenie zakresu obligatoryjnych informacji wymaganych od pracodawcy zgłaszającego ofertę pracy,
• rezygnację z ograniczenia dla pracodawców w zakresie wyboru PUP, z którym chcą współpracować,
• wprowadzenie obowiązku przeprowadzenia przez doradcę ds. zatrudnienia rozmowy z każdą osobą rejestrującą się w PUP w celu ustalenia jej sytuacji, potrzeb i możliwości wejścia lub powrotu na rynek pracy,
• redefinicję zadań Centrów Informacji i Planowania Kariery Zawodowej (CIiPKZ); zaplanowane działania są powiązane z cyfryzacją procesów obsługi klientów PUP (z zachowaniem praw osób wykluczonych cyfrowo), poprzez zapewnienie wszystkim, w szczególności osobom bezrobotnym, dostępu do ofert pracy zawartych w CBOP, umożliwienie przygotowania i udostępnienia CV w centralnej bazie CV, rozwój mechanizmów automatycznego doboru ofert pracy do oczekiwań osób bezrobotnych.

Źródło: Projekt ustawy o aktywności zawodowej – Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej – Portal Gov.pl (www.gov.pl)
Jest projekt nowej ustawy o aktywności zawodowej – IFK Platforma Księgowych (inforfk.pl)

W ramach ustawy o aktywności zawodowej przygotowaliśmy cykl szkoleń niezbędnych do realizacji ustawy, rozwijający zespół urzędu pracy w kompetencjach aktywizacyjnych, biznesowych i rekrutacyjnych.

Pracownicy – specjaliści

• Doradca klienta – techniki rozmowy z klientem bazujące na 5 etapach rozmowy handlowej
• Pozyskiwanie klientów i budowanie bazy ofert pracy
• Sztuka rekrutacji i profilowania potencjalnych pracowników
• Negocjacje z klientami i pracodawcami w urzędzie pracy
• Techniki sprzedaży ofert pracy, instrumentów rynku pracy
• Profesjonalna obsługa klienta z elementami biznesowego podejścia do klienta

Dyrektorzy – kierownicy

• Zarządzanie zmianą w urzędach pracy
• Trening umiejętności kierowniczych – TQM w Powiatowym Urzędzie Pracy
• Zarządzanie poprzez cele zgodne z nową ustawą o aktywności zawodowej

CPS – Centrum Psychologii Stosowanej jest firmą specjalizującą się w szkoleniach, pomagamy urzędom pracy wdrażać procedury i metody pracy odpowiadające nowym ustawom.

Mam nadzieję, że artykuł zainspirował Cię do rozwoju zespołu w urzędzie pracy.

Zapraszamy na nasze bezpłatne konsultacje: 605737507

Autor: dr Wojciech Chmielewski
Trener DM – specjalizuje się w psychologii zarządzania, komunikacji, edukacji i motywacji.
Uwaga. Wszelkie prawa autorskie i majątkowe do tego artykułu zastrzeżone.®