„Daj na luz” sobie i swoim pracownikom – jak przerwy w pracy i odpoczynek napędzają produktywność

Czy kiedykolwiek pomyślałeś, że bezustanne gonienie za wynikami i ciągłe zmuszanie siebie oraz swoich pracowników do pracy na najwyższych obrotach to droga donikąd? Żyjemy w kulturze, która skupia się na ciężkiej pracy i wynikach. Ignorujemy koszty – stres, spadek motywacji, wypalenie zawodowe, czy obniżenie efektywności osobistej. Mówimy, że czas to pieniądz, ale czy kiedykolwiek zastanawialiśmy się, że w pogoni za tymi pieniędzmi, gubimy coś znacznie ważniejszego?

Dla menadżerów autorytarnych i dyrektywnych idea „dawania na luz” pracownikom (a także sobie) wydaje się wręcz herezją. „Pracuj ciężej i wydajniej” wydaje się być nieoficjalnym hasłem wielu korporacji. Ale co, jeśli powiem Ci, że ta bezwzględna efektywność i nadmierne wykorzystywanie zasobów ludzkich to droga do destrukcji? Co, jeśli okaże się, że prawdziwym kluczem do sukcesu jest… odpoczynek i luz? Tak, dobrze przeczytałeś. Odpoczynek. To nie jest kolejny artykuł mówiący Ci, że powinieneś pracować ciężej. To manifest na rzecz przemyślenia wartości, które promujesz w miejscu pracy i odważne pytanie: czy nadszedł czas, aby „dawanie na luz” stało się nie tylko akceptowane, ale i promowane jako strategia prowadząca do prawdziwego sukcesu i zadowolenia w życiu zawodowym?

Gospodarka rabunkowa na organizmie – dlaczego nie może trwać wiecznie?

Termin „gospodarka rabunkowa” może brzmieć nieco dramatycznie, ale niestety, często dokładnie opisuje podejście wielu organizacji do zarządzania zasobami ludzkimi. W tym kontekście, „rabunek” odnosi się do nadmiernego eksploatowania siły roboczej, gdzie krótkoterminowe zyski są stawiane ponad długofalowy dobrostan pracowników. Ale dlaczego taka strategia jest skazana na porażkę?

Możemy odwołać się do konkretnych badań naukowych, które potwierdzają, ważność odpoczynku dla zachowania wydajności i zdrowia pracowników. Warto przytoczyć następujące badania:

• Badanie Uniwersytetu Stanforda: profesor psychologii Jeffrey Pfeffer podkreśla, że długie godziny pracy nie równają się większej produktywności. Jego badania pokazują, że wydajność znacząco spada po 50 godzinach tygodniowo. Po przekroczeniu 55 godzin, dodatkowy czas pracy staje się praktycznie bezwartościowy pod względem produktywności.
• Badanie przeprowadzone przez Kühnel et al. (2017): odkryto, że pracownicy, którzy doświadczają wyższej jakości snu i więcej czasu na regenerację po pracy, wykazują lepszą codzienną wydajność. Ten związek został wykazany niezależnie od całkowitej liczby godzin pracy, co podkreśla znaczenie jakości odpoczynku.
• Raport „Why Rest Matters” z Instytutu Future Work Centre: w tym dokumencie podkreślono, że regularne przerwy podczas pracy, w tym krótkie odstępstwa od zadania, mogą znacząco poprawić zarówno efektywność jak i dobrostan pracowników. Podkreśla się tu, że zarządzanie energią, a nie tylko czasem, jest kluczowe dla utrzymania produktywności.
• Analiza przeprowadzona przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD): badanie to wykazało, że kraje, w których pracuje się więcej godzin rocznie, niekoniecznie są bardziej produktywne. Na przykład, pracownicy w Niemczech pracują mniej godzin niż większość krajów OECD, ale są jednymi z najbardziej produktywnych.
• Badanie „Impact of Workaholism” przeprowadzone przez University of Bergen: badanie to zwraca uwagę na negatywne konsekwencje pracoholizmu, w tym na zdrowie psychiczne i fizyczne pracowników. Wskazuje, że nadmierny czas pracy przyczynia się do wzrostu poziomu stresu, co negatywnie wpływa na produktywność i ogólny stan zdrowia.
• Zasoby ludzkie są wyczerpalne: zasoby pracownika można porównać do sportowców wyczynowych, którzy wymagają nie tylko intensywnego treningu, ale także odpowiedniego czasu na regenerację. Sportowiec, który trenuje bez przerwy, bez odpowiedniego czasu na odpoczynek i regenerację, naraża się na urazy, wyczerpanie i ostatecznie – spadek swojej wydajności. Podobnie, pracownicy, którzy są ciągle narażeni na presję i stres bez możliwości regeneracji, doświadczają wypalenia zawodowego, spadku morale i ogólnej produktywności.
• Efektywność kontra wypalenie: w krótkim okresie, intensywna praca może przynieść wzrost wydajności. Jednak badania pokazują, że długotrwałe przeciążenie pracą prowadzi do przeciwstawnego efektu – spadku efektywności, jakości pracy i, co najbardziej niebezpieczne dla pracodawcy, do wypalenia zawodowego.
• Uczmy się z natury: świat natury oferuje liczne przykłady, które potwierdzają, że okresy intensywnej aktywności muszą być przeplatane czasem regeneracji. Zwierzęta, które przepracowują się podczas sezonu godowego, łowieckiego i rodzicielskiego, później muszą odpocząć. Podobnie rolnicy pozostawiają pole odłogiem, aby ziemia mogła odzyskać swoją żyzność.
• Koszty ukryte: niewidoczne konsekwencje nadmiernego wykorzystywania pracowników obejmują wzrost absencji, obniżenie jakości pracy, większą rotację pracowników i związane z tym koszty rekrutacji oraz szkolenia nowych osób.
• Spadek kreatywności i innowacyjności: ciągłe przeciążenie pracą ogranicza możliwości twórczego myślenia i innowacji. Mózg przeciążony zadaniem nie ma przestrzeni na tworzenie nowych, kreatywnych rozwiązań, co jest kluczowe w szybko zmieniającym się świecie biznesu.

Zbieranie sił – inwestycja w przyszłą wydajność

Odpoczynek to nie tylko luksus czy nagroda za ciężką pracę – to kluczowy element cyklu produktywności, który pozwala pracownikom nie tylko na regenerację sił, ale również na zwiększenie kreatywności i zdolności do rozwiązywania problemów. Czasami warto dać swoim przepracowanym pracownikom szansę na odpoczynek, ponieważ przynosi to korzyści zarówno dla nich, jak i dla organizacji. Na co dokładnie możemy liczyć? Badania wyraźnie pokazują, że pracownicy, którzy regularnie korzystają z przerw i mają możliwość odzyskania energii, są bardziej skoncentrowani i efektywni podczas pracy. Odpoczynek umożliwia organizmowi i umysłowi odnowienie, co jest niezbędne do utrzymania wysokiej produktywności na dłuższą metę. Długie godziny pracy bez przerw mogą prowadzić do spadku wydajności i błędów.

Może warto wprowadzić następującą strategię?

• Zachęcaj do regularnych krótkich przerw w ciągu dnia pracy, aby umożliwić pracownikom odświeżenie umysłu i ciała.
• Promuj praktyki mindfulness i techniki relaksacyjne, które mogą pomóc pracownikom w lepszym zarządzaniu stresem.
• Wprowadź elastyczne godziny pracy lub możliwość pracy zdalnej, co może przyczynić się do lepszego balansu między życiem zawodowym a prywatnym.
• Po zakończeniu dużych projektów, rozważ wprowadzenie dodatkowych dni wolnych, aby umożliwić zespołom regenerację przed nowymi wyzwaniami.

Efektywność poprzez przerwy – nowa perspektywa na produktywność

Zmiana paradygmatu w podejściu do pracy, gdzie przerwy traktowane są jako narzędzie zwiększające efektywność, z pewnością będzie wsparciem dla współczesnych organizacji. Badania neurologiczne pokazują, że nasz mózg nie jest zaprojektowany do ciągłego skupienia przez długie okresy. Regularne krótkie przerwy pozwalają na regenerację poznawczą, co sprzyja odnowieniu uwagi i koncentracji. To z kolei przekłada się na wyższą jakość pracy i mniejszą ilość błędów.  Badacze z University of Illinois opublikowali w 2011 roku studium, w którym wykazali, że nawet krótkie przerwy w ciągu długich zadań mogą znacząco poprawić poziom skupienia na zadaniu. Badanie to wykazało, że uczestnicy, którzy mieli krótkie przerwy podczas długiego zadania, utrzymywali stały poziom skupienia, w przeciwieństwie do tych, którzy pracowali bez przerw. Najskuteczniejsze przerwy wahają się od 5 do 1o minut co 60 minut pracy. Warto też zastosować jedną przerwę dłuższą np.: od 15 do 25 minut w ciągu jednego dnia pracy.

Pracownicy, którzy mają możliwość regularnych przerw, często czują się bardziej zadowoleni z pracy i są bardziej zaangażowani w swoje obowiązki. Zaangażowanie to nie tylko lepsze wyniki, ale również większa lojalność wobec firmy i mniejsza rotacja kadrowa. Kolejne badanie przeprowadzone przez Draugiem Group wykazało, że pracownicy, którzy dzielili swoje zadania na konkretne interwały czasowe z regularnymi przerwami, byli bardziej zaangażowani i zadowoleni z pracy. Badanie to zalecało technikę zarządzania czasem zwaną techniką Pomodoro, która została stworzona przez Francesco Cirillo w latach 80. XX wieku, to metoda zarządzania czasem, która wykorzystuje kuchenny minutnik do podziału pracy na interwały. Jak działa technika POMODORO?

• Wybierz zadanie do wykonania i ustaw minutnik Pomodoro na 25 minut.
• Praca: Skup się na zadaniu przez ten czas.
• Przerwa: Po upływie 25 minut, zrób krótką przerwę (zwykle 5–10 minut).
• Powtórz: Wróć do kroku 2 i powtarzaj cykl, aż wykonasz cztery pomodoro.
• Długa przerwa: Po czterech pomodoro zrób dłuższą przerwę (zwykle 20–30 minut).

Nazwa “pomodoro” pochodzi od włoskiego słowa oznaczającego pomidora, ponieważ Cirillo używał kuchennego minutnika w kształcie pomidora jako student. Technika ma na celu zwiększenie wydajności, redukcję przerywań i poprawę koncentracji.

Kolejną korzyścią stosowania przerw jest detoksykacja umysłu od stałego zalewu zadań.  Często w trakcie zebrań czy pracy kreatywnej przerwy pozwalają na odległe myślenie, które jest kluczowe w rozwiązywaniu skomplikowanych problemów. Umysł w stanie odpoczynku może tworzyć nowe połączenia i dostrzegać nieszablonowe rozwiązania, co jest trudne podczas ciągłego skupienia na jednym zadaniu. Badanie na temat „drenażu uwagi” potwierdza ten fakt. Zespół z University of Toronto przeprowadził badanie, które wykazało, że nawet jedno wymagające zadanie może „wyczerpać” zdolność mózgu do utrzymania koncentracji w dłuższym okresie. Badanie sugeruje, że regularne przerwy mogą pomóc „zresetować” ten stan, umożliwiając lepsze skupienie.

Praktyczne implementacje:

• Ustal „oficjalne” przerwy na kawę lub krótkie ćwiczenia relaksacyjne, które będą częścią kultury pracy w Twojej organizacji.
• Rozważ wprowadzenie tzw. „cichych godzin” lub „godzin bez spotkań”, kiedy pracownicy mogą skoncentrować się na zadaniach wymagających głębokiej pracy intelektualnej bez przerywania.
• Zachęcaj do wykorzystywania przerw na świeże powietrze lub krótki spacer, co nie tylko odświeża umysł, ale również poprawia ogólną kondycję fizyczną.

Więcej znajdziesz w tych badaniach:

• Badanie University of Illinois. Szukaj badań autorstwa Alejandro Lleras, które dotyczą wpływu przerw na skupienie. Konkretne badanie z 2011 roku może być znalezione pod tytułem „Brief diversions vastly improve focus, researchers find”.
• Badania na temat spacerów i kreatywności z Stanford. Poszukaj badań Marily Oppezzo i Daniela Schwartz, szczególnie pracy z 2014 roku na temat wpływu chodzenia na kreatywność, zatytułowanej „Give your ideas some legs: The positive effect of walking on creative thinking”.
• Badanie na temat „drenażu uwagi” z University of Toronto. Szukaj prac doktorantów z University of Toronto na temat uwagi i przerw w pracy.
• Praca nad rozwiązywaniem problemów z University of California, Santa Barbara. Zajrzyj do badań, które badają wpływ odpoczynku na kreatywne rozwiązywanie problemów. Badanie z UCSB z 2012 roku mogło skupiać się na tym, jak nieskierowana uwaga wpływa na kreatywność.
• Badanie Draugiem Group. Firma Draugiem Group przeprowadziła badanie na własnych pracownikach, stosując technikę Pomodoro, aby zbadać jej wpływ na produktywność. Wyniki tego badania często są cytowane w kontekście efektywności pracy.

Praktyczne zastosowania „na luzie” – jak wprowadzić zmiany?

• Regularne przerwy: zachęcaj pracowników do regularnego korzystania z przerw. Może to być formalizowane poprzez wprowadzenie polityki przerw, np. krótkich 5-minutowych przerw co godzinę lub dłuższych 20-minutowych przerw co kilka godzin. Umożliwi to pracownikom odświeżenie umysłu i ciała, co przyczyni się do podniesienia ich ogólnej wydajności.
• Elastyczne godziny pracy: rozważ możliwość wprowadzenia elastycznych godzin pracy lub systemu pracy zdalnej, tam, gdzie jest to możliwe. Otwartość na dostosowanie harmonogramu pracy do ich indywidualnych rytmów biologicznych może przynieść korzyści w postaci zwiększonej produktywności i satysfakcji z pracy.
• Stworzenie przestrzeni do relaksu: zachęcaj do tworzenia przestrzeni w biurze, która sprzyja relaksowi i regeneracji. Może to być sala do medytacji, pokój gier, czy nawet kącik z roślinami, gdzie pracownicy mogą na chwilę oderwać się od pracy.
• Dygresje podczas spotkań: wprowadź zasadę, że pewien procent tematów poruszanych na spotkaniach może być mniej formalny lub niezwiązany bezpośrednio z bieżącymi projektami. To może sprzyjać tworzeniu więzi między pracownikami, a także stymulować kreatywne myślenie.
• Dni regeneracji po intensywnych projektach: po zakończeniu dużych projektów rozważ wprowadzenie dni regeneracji, kiedy zespół może odpocząć, zanim zacznie pracę nad kolejnym zadaniem. Takie dni mogą być okazją do refleksji nad ukończonym projektem i zbierania sił przed nowymi wyzwaniami.
• Szkolenia i warsztaty: organizuj regularne szkolenia i warsztaty na temat zarządzania stresem, technik relaksacyjnych czy efektywnego zarządzania czasem. To nie tylko podniesie kompetencje pracowników, ale także pokaże, że firma dba o ich dobrostan.
• Feedback i otwarta komunikacja: zachęcaj do otwartej komunikacji na temat dobrostanu i wydajności pracy. Regularne ankiety czy spotkania, podczas których pracownicy mogą dzielić się swoimi odczuciami i sugestiami, pomogą w dostosowaniu polityk firmy do potrzeb zespołu.

Implementując te zmiany, poprawisz efektywność i wydajność, ale również zbudujesz kulturę pracy, która wzmocni dobrostan pracowników. To inwestycja, która przyniesie korzyści zarówno pracownikom, jak i całej twojej organizacji.

„Daj na luz” nie jest tylko hasłem do zachowania spokoju w sytuacjach stresowych, ale strategią, która może rewolucjonizować zarządzanie zasobami ludzkimi, podnosząc produktywność, kreatywność i zadowolenie pracowników.

Teraz czas na ciebie 😊

• Przemyśl i planuj: rozpocznij od przemyślenia obecnych polityk i praktyk w twojej organizacji. Jak można je dostosować, aby promować zdrowy balans między pracą a odpoczynkiem?
• Rozpocznij wdrożenie i obserwuj: wprowadź wybrane strategie i obserwuj, jak wpływają one na środowisko pracy. Uwaga, każda organizacja jest unikatowa, więc to, co działa dla jednej, może nie działać dla innej. Spersonalizuj swoje rozwiązania do zespołu i kultury organizacyjnej.
• Zbieraj opinie i dostosowuj: regularnie zbieraj opinie od swoich pracowników na temat nowych praktyk. Bądź otwarty na dostosowania i modyfikacje, aby jak najlepiej służyły twojemu zespołowi.
• Dziel się i inspiruj: jeśli zauważysz pozytywne zmiany, podziel się nimi. Możesz inspirować inne organizacje do podobnych zmian, tworząc kulturę pracy, która ceni dobrostan i efektywność.

Powodzenia i trzymam kciuki za Twoje sukcesy 😊