Jak skutecznie delegować zadania pracownikom?

Sprawdzone metody motywującego delegowania zadań.

Umiejętność delegowania zadań usprawnia pracę kierownika i wpływa na synergię w pracy zespołu. Kierownik nieumiejętnie delegujący zadania to kierownik przepracowany, zestresowany, kontrolujący i wywołujący napięcia w zespole. Delegowanie zadań wiąże się mocno z przekazywaniem kompetencji pracownikom i podziałem odpowiedzialności w zespole. Pracownik może samodzielnie podejmować decyzje, wykazać się wiedzą, umiejętnościami i kompetencjami w zakresie zleconych prac. Należy wyróżnić dwie formy przekazywania zadań pracownikom. Pierwsza jest to zwykłe wydawanie poleceń – dotyczy szczególnie rutynowych obowiązków i mało skomplikowanych prac. Delegowanie zadań jest procesem bardziej złożonym niż zwykłe wydawanie poleceń pracownikom. 

Jeżeli kierujesz zespołem i masz poczucie, że twoi pracownicy są nieodpowiedzialni, niezaangażowani lub niekompetentni, a ty ciągle nie wyrabiasz się z zadaniami zleconymi przez przełożonych to być może ten artykuł zainspiruje cię do wprowadzenia zmian w twojej pracy.  

Zapraszam do lektury. Orientacyjny czas czytania 8 minut 

Autor: dr Wojciech Chmielewski 

 

PROCES DELEGOWANIA ZADAŃ – 7 etapów 

wg dr Wojciecha Chmielewskiego 

Poniżej opisuję proces delegowania zadań złożonych, wymagających wysokich kompetencji i umiejętności, których realizacja wymaga wielu tygodni lub miesięcy pracy. 

 

ETAP 1 – Przeanalizuj własny grafik, zakres  prac na najbliższe dni/tygodnie i zaplanuj delegowanie zadań złożonych. 

Zastanów się jakimi zadaniami możesz podzielić się z zespołem. Planowanie jest niezbędnym elementem pracy każdego menadżera, a szczególnie planowanie delegowania odpowiedzialności za zadania. Na etapie planowania zarysuj schemat podziału zasobów (czasu, finansów, wiedzy, sprzętu, ludzi, zadań, odpowiedzialności, itp.) i umieść je na linii czasu. Po odpowiednim zaplanowaniu, przystąp do zarządzania tymi zasobami. Co warto zaplanować w procesie delegowania zadań? 

  • Diagnozę Poziomu Gotowości pracownika do wykonania zadania – zgodnie z założeniami przywództwa sytuacyjnego (więcej na szkoleniu – jak delegować zadania i Przywództwo).
  • Zasoby czasowe pracownika.
  • Poziom wiedzy i umiejętności pracownika.
  • Formę delegowania zadania – pisemna, komunikacja bezpośrednia słowna, graficzna, delegowanie bezpośrednie, pośrednie. 
  • Zakres delegowanych zadań.
  • Powód wyboru pracownika do powierzenia mu obowiązków. 
  • Zakres szczegółów jaki przedstawisz pracownikowi w delegowanym zadaniu. 
  • Termin jaki jest potrzeby na realizację zadania. 
  • Powód, dlaczego trzeba to zrobić. 
  • Wskaźnik osiągnięcia powodzenia. 
  • Termin realizacji zadania. 
  • Sposób odbioru pracy. 

 

ETAP 2 – Umów się na spotkanie z pracownikiem. 

  • Szanuj jego czas
  • Nie deleguj w pośpiechu 
  • Sprawdź nad jakimi projektami aktualnie pracuje
  • Najlepsze dni na delegowanie prac złożonych – od poniedziałku do środy. Dlaczego? (więcej na szkoleniu – jak prowadzić efektywne rozmowy i spotkania z pracownikami). 

 

ETAP 3 – Deleguj zadanie pracownikowi.

  • Przedstaw powód, dla którego zdecydowałeś się na wybór jego osoby jako najlepszej do wykonania tego zadania. 
  • Powiedź dlaczego teraz należy wykonać to zadanie, dlaczego jest to ważne dla firmy, działu, zespołu i jego własnego rozwoju zawodowego.
  • Omów co trzeba wykonać i poinformuj go w jaki sposób należy to zrobić. 
  • Ustal wspólnie z pracownikiem harmonogram prac. 
  • Ustal termin zakończenia prac.
  • Jeżeli jest potrzeba to wskaż osoby, którą mogą pomóc mu w realizacji zadania. 
  • Zaoferuj swoją pomoc.
  • Zapytaj go: „Czy mógłbyś teraz podsumować i powiedzieć, czym się zajmiesz, jak to wykonasz i w jakim czasie zakończysz projekt?„

 

ETAP 4 – Monitoruj postępy prac

  • Spotykaj się z pracownikiem i dopytuj o proces realizacji zadań. 
  • Poproś o ustawianie wskaźników procesowania w aplikacji lub innym dokumencie.
  • Analizuję informacje zwrotne z innych działów, które współpracują w danym pracownikiem. 
  • Dopytuj klientów o jakość współpracy. 
  • Obserwuj zachowanie i przekazuj dalsze informacje na temat delegowanego zadania. 

 

ETAP 5 – Koryguj nieprzewidziane sytuacje

  • Zdiagnozuj przyczyny opóźnień realizacji zadań (system vs człowiek) (więcej na szkoleniu – jak radzić ze zmianami w firmie, oporem i niezgodą pracownika a także niedostosowanymi procedurami). 
  • Rozwiąż problem błędów w systemie pracy. 
  • Wesprzyj pracownika dodatkowymi zasobami (wiedza, ludzie, finanse, kompetencje decyzyjności, itp.)  
  • Wysłuchaj pracownika.
  • Przygotuj z nim plan naprawczy lub plan zapobiegania nawrotom. 
  • Wspólnie nanieście nowe zmiany do planu realizacji zadania. 
  • Weź od pracownika zobowiązanie wprowadzenia przez niego zmian.

 

ETAP 6 – Odbierz delegowane zadanie

  • Zaproś pracownika na spotkanie. 
  • Podsumuj realizację zadania.
  • Podziękuj za zrealizowane zadanie. 
  • Poinformuj w jaki sposób to zadanie przyczyniło się do rozwoju firmy.
  • Dopytaj o poziom umiejętności jakie zdobył pracownik w trakcie realizowanego zadania. 

 

ETAP 7 – Pozwól na odpoczynek 

  • Pozwól odpocząć pracownikowi po realizacji zadania złożonego i realizowanego na przestrzeni kilu tygodni/miesięcy czy lat. 
  • Celebruj z pracownikiem osiągnięty sukces. 
  • Przydziel nagrodę za zrealizowane zadanie. 

 

SPOSOBY DELEGOWANIA ZADAŃ I WYDAWANIA POLECEŃ

wg dr Wojciecha Chmielewskiego 

  • POLECENIA – przykłady

  • Dominika, czy mogłabyś…?
  • Jakub, kto mógłby się tym zająć? 
  • Zosiu, jak widzisz organizację tych prac? 
  • Kto z Was jest odpowiedzialny za…? 
  • W najbliższą środę zaplanowaliśmy…, do realizacji zadania potrzebujemy maksymalnie 3 osób, które są otwarte na zdobywanie nowych doświadczeń. Zadania podzielimy według schematu…. Osoba nr 1 będzie koordynatorem, osoba nr 2 będzie odpowiedzialna za…, kto z Was podjąłby się tego zadania? 

 

  • Przykłady – wydawania poleceń zgodnie ze stylem przywództwa wg. Teorii ścieżki do celu Roberta House’a. 

 

  • Przywódca dyrektywny 

    • Potrzebuję na wtorek sprawozdania z ostatniego kwartału. Musisz wykonać raport do wtorku do godziny 14:00. 
  • Przywódca wspierający

    • Kasiu, może dałabyś radę przygotować raport na wtorek? 
    • Kto mógłby Ci pomóc w zadaniu…? 
    • Jak będziesz miała pytania, to śmiało informuj mnie. 
    • Potrzebujesz czegoś jeszcze? 
  • Przywódca partycypacyjny 

    • Jak wyobrażacie sobie realizację tego zadania? Kto z Was podjąłby się wyzwania? Kto czuje się na siłach aby…?  
    • Czego potrzebujecie do realizacji zadania XYZ? 
  • Przywódca nastawiony na osiągnięcia 

    • Do wtorku do 14:00 wyślij raport do mnie na skrzynkę e-mail. Nie wiem jak to zrobisz ale musimy oddać ten dokumenty do zarządu do godziny 15:00.

 

  • SCHEMAT DELGOWANIA 

W treści delegowanego zadania muszą znaleźć się treści na postawiona poniżej pytania. 

  • Kto ma to zrobić?
  • Czemu właśnie ta osoba?
  • Co trzeba zrobić?
  • Dlaczego trzeba to zrobić?
  • Jak ma to zrobić?
  • Na kiedy ma to być zrobione?

 

Delegując zadania zabezpieczaj się przed ryzkiem popełniania błędów przez pracowników, którzy nie zawsze mimo szczerych chęci potrafią wykonać zlecone zadanie. Istnieją 4 modelowe etapy zabezpieczania się przed ryzkiem tych błędów. 

    • Pierwszy etap, wdrażamy niedoświadczonego pracownika, który wykonuje zadanie rutynowe i nie podejmuje żadnych decyzji z nim związanych. Działa w oparciu o własne umiejętności i ustalone procedury.  
    • Drugi etap, pracownik nabrał już pewnego doświadczenia, ma wiedzę i umiejętności, dlatego podejmuje już pierwsze decyzje, ale przed ich realizacją konsultuje się ze swoim przełożonym lub mentorem.
    • Trzeci etap, pracownik samodzielnie podejmuje decyzje i wdraża je w życie, ale równocześnie przekazuje informacje o podjętych decyzjach. Szef musi otrzymać sprawozdanie z podjętych decyzji. 
  • Czwarty etap, pracownik posiada wysoki poziom wiedzy, umiejętności, jest specjalistą w swoim zawodzie i samodzielnie podejmuj decyzje. 

 

POSTAWA MENADŻERA TO DOBRY POCZĄTEK MOTYWUJĄCEGO DELEGOWANIA

Pierwszym czynnikiem motywującym w delegowaniu zadań jest zaufanie do pracownika. Wiara w sprawczość pracownika utwierdza go w przekonaniu, że jest w stanie wykonać zadanie. Ludzie stają się tacy w jaki sposób ich postrzegamy. Często pracownicy wykonują bardzo trudne zadania, dlatego, że ktoś w nich wierzy. Poza przekonaniem o sprawczości pracownika, menadżer powinien zaakceptować fakt niedoskonałego wykonania zadania. Być może przy pierwszym podejściu zadanie nie zostanie wykonane, w taki sposób w jaki wyobrażał to sobie kierownik, ale w kolejnych próbach z pewnością standardy wykonywanych zadań zostaną zachowane. Kolejnym czynnikiem motywującym jest pewność w zakresie pomocy ze strony przełożonego. Jeżeli w trakcie prac sprawy skomplikują się, to pracownik może zgłosić się o pomoc do przełożonego lub bardziej doświadczonego pracownika. Warto też wyjaśnić powody dla których wybieramy konkretnego pracownika do zadania i uzasadnić powody wykonania zadania, ponieważ zmniejszymy prawdopodobieństwo postawionego pytania przez pracownika: „ Dlaczego ja?” lub „Po co to robić?”. Warto też wspomnieć o zasobach, które posiada pracownik. Im więcej zasobów tym wyższy poziom motywacji. 

Delegowanie zadań buduje odpowiedzialność i motywację zespołu. Pracownicy stają się bardziej samodzielni, kompetentni i zaangażowani w pracę. Menadżer zyskuje czas na realizację zadań strategicznych, znaczących dla misji i celów firmy. Buduje morale zespołu i znaczenie pracy zespołu w organizacji. 

 

W jakich obszarach chciałbyś mieć wsparcie w swoim zespole?

Jak radzisz sobie z pracownikami, którzy nie przyjmują zadań lub nie wykonują ich na czas?

Opowiedz nam o tym, być może zainteresują Cię nasze rozwiązania?

Zapraszamy na nasze bezpłatne konsultacje: 605737507  

Jeżeli chciałbyś nauczyć się skutecznie delegować zadania i rozwijać samodzielność pracowników, to zapytaj nas o szkolenie.

Autor: dr Wojciech Chmielewski

Trener DM – specjalizuje się w psychologii zarządzania, komunikacji, edukacji i motywacji.  

Uwaga. Wszelkie prawa autorskie i majątkowe do tego artykułu zastrzeżone.®

Zapraszam do artykułu 

12 PRAKTYCZNYCH PORAD SKUTECZNEGO DELEGOWANIA