Dlaczego większość szkoleń nic nie zmienia – i jak nie przepalać pieniędzy na szkolenia?

Złudzenie, że szkolenia rozwiązują problemy

Firmy na całym świecie wydają ogromne sumy na szkolenia. Wierzą, że jeśli wyślą pracowników na kilkugodzinny warsztat albo zaproszą znanego trenera, efektywność zespołu wzrośnie, a ludzie staną się bardziej zaangażowani i zmotywowani do pracy. Jest w tym pewna logika – w końcu kto nie chciałby pracować w miejscu, które inwestuje w rozwój swojego zespołu?

Nic dziwnego, że tak wiele firm traktuje szkolenia jako standardowe rozwiązanie. Pojawia się problem? Organizujemy warsztaty. Ludzie narzekają na chaos komunikacyjny? Wysyłamy ich na szkolenie z efektywnej współpracy. Spada sprzedaż? Zapraszamy eksperta od negocjacji. Szkolenie wydaje się logicznym krokiem – łatwym do zorganizowania, często przyjemnym dla uczestników, a do tego dobrze wyglądającym w raportach zarządczych jako „inwestycja w kapitał ludzki”.

Problem zaczyna się wtedy, gdy z entuzjazmem patrzymy na listę ukończonych szkoleń…, ale nie widzimy żadnej realnej zmiany w codziennej pracy.

W teorii wszystko wygląda dobrze. Do firmy przyjeżdża szkoleniowiec, grupa pracowników siada w eleganckiej sali konferencyjnej, dostaje notatniki, długopisy z logotypem firmy i filiżankę dobrej kawy. Trener rozpoczyna zajęcia, angażuje ludzi, opowiada inspirujące historie, wszyscy biorą udział w ćwiczeniach, w powietrzu czuć energię. Uczestnicy wychodzą z poczuciem, że „to było dobre szkolenie”. Są zmotywowani. Czują, że teraz coś się zmieni.

I co się dzieje dalej?

Następnego dnia wracają do biurek. Skrzynka mailowa pęka w szwach, spotkania pochłaniają cały dzień, ktoś pyta o raport, który miał być gotowy wczoraj. Przychodzi nowa lista rzeczy do zrobienia, pojawia się kolejne pilne zadanie. W ciągu kilku dni szkolenie staje się coraz bardziej odległym wspomnieniem, aż w końcu zostaje tylko jedną z wielu „fajnych rzeczy, które kiedyś były”.

Mija tydzień. Potem miesiąc. Firma sprawdza, jakie efekty przyniosło szkolenie. I nagle okazuje się, że… nic się nie zmieniło.

Dlaczego?

Jeśli szkolenia faktycznie miałyby tak wielką moc transformacji, dlaczego w tak wielu organizacjach stały się po prostu formalnością? Dlaczego dla wielu pracowników to po prostu kolejny obowiązek, który trzeba „odhaczyć”?

Odpowiedź jest prosta: szkolenie nie zmienia rzeczywistości, jeśli nie stoi za nim dobrze zaplanowany proces wdrożenia nowej wiedzy w życie.

Mit „jednorazowego efektu WOW” – dlaczego inspiracja to za mało?

Szkoleniowcy wiedzą, jak działa ludzki mózg. Wiedzą, że ludzie zapamiętują emocje, że chwila ekscytacji potrafi przekonać ich do działania bardziej niż twarde dane. Dlatego tak wiele szkoleń wygląda jak dobrze przygotowane show. Są historie sukcesu, momenty refleksji, cytaty znanych ludzi, chwile śmiechu, które rozładowują napięcie, a nawet elementy wzruszenia. Ludzie wychodzą z takiego szkolenia i myślą: „Wow, to było niesamowite”.

Ale dlaczego wracając do codziennych obowiązków, większa cześć zespołu nic nie zmienia? Jedynie odtwarza stare nawyki i żyje według utartych ścieżek?

Mechanizm jest prosty – inspiracja nie zmienia zachowań. Motywacja, którą czujemy zaraz po szkoleniu, działa jak paliwo rakietowe – daje silny impuls, ale nie wystarczy na długo.

Już w XIX wieku niemiecki psycholog Hermann Ebbinghaus opracował tzw. krzywą zapominania. Pokazał, że ludzki mózg jest zaprogramowany na usuwanie informacji, które nie są regularnie wykorzystywane. Jego badania wykazały, że po jednej godzinie zapominamy ponad połowę informacji, które właśnie przyswoiliśmy. Po 24 godzinach w pamięci zostaje tylko 30%. Po tygodniu – około 20%. A po miesiącu? Mniej niż 10%. (Ebbinghaus, 1885/2015).

To oznacza, że jeśli po szkoleniu nie ma żadnych mechanizmów wspierających powtarzanie i stosowanie nowej wiedzy w praktyce, to jest niemal pewne, że większość jego efektów zniknie.

Ile razy byliśmy na szkoleniu, które wydawało się „game changerem”, a potem… nic się nie zmieniło?

Nie dlatego, że szkolenie było złe. Tylko dlatego, że nie było wbudowane w rzeczywistość organizacji.

Teoria kontra rzeczywistość – dlaczego wiedza zostaje w sali szkoleniowej?

Jeśli szkolenie nie bierze pod uwagę tego, jak wygląda realne środowisko pracy, nie ma najmniejszej szansy na powodzenie. Ludzie nie mogą stosować nowej wiedzy w oderwaniu od codziennych obowiązków. Jeśli system funkcjonowania firmy się nie zmienia, to jednostki, nawet najbardziej zaangażowane, w końcu wracają do starych nawyków.

Brak czasu to najczęstsza wymówka, ale i realny problem. Pracownicy, którzy wracają ze szkolenia, wpadają w wir codziennych obowiązków i po prostu nie mają przestrzeni, żeby wdrożyć nową wiedzę. Zadania, które były do zrobienia w piątek, nadal czekają w poniedziałek, a szef wcale nie oczekuje innowacji, tylko wyników na już.

Nacisk na wyniki, a nie proces, sprawia, że w wielu firmach liczy się efekt, a nie sposób jego osiągnięcia. Jeśli nowa technika wymaga więcej czasu na wdrożenie, ale obiecuje lepsze rezultaty w dłuższej perspektywie, to i tak nikt jej nie stosuje, bo priorytetem jest krótkoterminowy wynik.

Kultura organizacyjna często nie wspiera zmian. Można nauczyć się nowych metod zarządzania zespołem, ale jeśli w firmie nadal dominuje chaos i styl gaszenia pożarów, nikt nie będzie miał przestrzeni na eksperymentowanie.

Brak wsparcia przełożonych jest jednym z kluczowych powodów, dla których ludzie wracają do starych nawyków. Jeśli menedżer nie stosuje nowej wiedzy, to jego zespół też tego nie zrobi. Ludzie uczą się przez obserwację. Jeśli widzą, że ich przełożony dalej działa po staremu, nie mają żadnej motywacji do wdrażania zmian.

Mimo że szkolenie było ciekawe i wartościowe, wszystko wraca do normy, bo organizacja nie stworzyła warunków do realnej zmiany.

Jak sprawić, by szkolenie naprawdę coś zmieniło w twojej firmie?

Szkolenie samo w sobie nie zmienia rzeczywistości. Ludzie nie uczą się poprzez bierne słuchanie i zapisywanie notatek, lecz poprzez działanie i praktykę. Jeśli firma myśli, że wystarczy dostarczyć pracownikom nową wiedzę i reszta „sama się zadzieje”, to bardzo szybko przekona się, że efektów nie będzie żadnych.

Największy błąd, jaki popełniają organizacje, to założenie, że wystarczy ludzi czegoś nauczyć, żeby zaczęli to stosować. To tak, jakby ktoś przeczytał książkę o bieganiu i uznał, że od teraz będzie w stanie przebiec maraton. Samo szkolenie jest jak przeczytanie tej historii – dostarcza teorię, inspiruje, ale jeśli po nim nie pojawi się systematyczny trening, to w codziennym życiu nie zmieni się nic.

Ludzie uczą się najlepiej, kiedy mogą natychmiast przełożyć wiedzę na praktykę. Jeśli pracownik podczas szkolenia nauczy się nowej techniki zarządzania czasem, ale nie dostanie okazji, żeby jej użyć w prawdziwej pracy, jego mózg potraktuje ją jako coś zbędnego i bardzo szybko usunie.

Firmy powinny przestać traktować szkolenia jako jednorazowe wydarzenia i zacząć myśleć o nich jak o częściach większego systemu rozwoju. Kluczowe jest pytanie: „Co dalej?”. Samo szkolenie to dopiero pierwszy krok, ale co dzieje się później? Jeśli organizacja nie ma planu wdrożenia nowych umiejętności, nie organizuje warsztatów uzupełniających, nie daje pracownikom przestrzeni na eksperymentowanie i testowanie nowej wiedzy w praktyce, to efekt jest przewidywalny – wszystko zostaje po staremu.

Najlepiej działają te szkolenia, które od razu angażują ludzi do działania. Jeśli uczestnicy tylko siedzą, słuchają i robią notatki, to po szkoleniu wrócą do pracy i będą działać tak jak wcześniej. Ale jeśli w trakcie szkolenia muszą rozwiązywać rzeczywiste problemy, które ich dotyczą, jeśli są zmuszani do podejmowania decyzji i eksperymentowania z nowymi metodami pracy, to prawdopodobieństwo, że faktycznie wdrożą tę wiedzę, wzrasta kilkukrotnie.

Zmiana wymaga czasu. Pracownicy muszą mieć dostęp do narzędzi, które pozwolą im stopniowo wdrażać nową wiedzę w codziennych zadaniach. Często wystarczy coś tak prostego jak krótkie przypomnienia wysyłane po szkoleniu, mini-warsztaty raz w tygodniu czy mentoring ze strony doświadczonych kolegów.

Jeśli firma nie ma systemu, który podtrzyma efekty szkolenia, jeśli nie daje ludziom przestrzeni na stosowanie nowych metod, to równie dobrze mogłaby tych szkoleń w ogóle nie organizować.

Profesjonalny proces szkoleniowy – jak wprowadzić go do swojej firmy?

​Profesjonalny proces szkoleniowy składa się z kilku kluczowych etapów, z których każdy wykorzystuje odpowiednie metody i narzędzia, aby zapewnić skuteczność i trwałość wprowadzanych zmian. Poniżej przedstawiam poszczególne fazy tego procesu wraz z opisem stosowanych metod i narzędzi:​

1. ​Analiza potrzeb szkoleniowych stanowi pierwszy krok w identyfikacji luk kompetencyjnych w organizacji. W tym celu stosuje się różnorodne metody, takie jak ankiety i kwestionariusze, które pozwalają zebrać informacje od pracowników na temat ich umiejętności oraz potrzeb rozwojowych. Wywiady indywidualne i grupowe umożliwiają dogłębne zrozumienie oczekiwań oraz problemów zarówno pracowników, jak i menedżerów. Obserwacje polegają na analizie zachowań pracowników w miejscu pracy, to pozwoli Ci zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Możesz też zastosować analizę wyników pracy i ocenić efektywność pracowników na podstawie osiąganych rezultatów. Dodatkowo, Assessment Center jako zaawansowana metoda diagnostyczna, może Ci pomóc w wielowymiarowej ocenie kompetencji uczestników w warunkach zbliżonych do rzeczywistych sytuacji występujących w pracy.
2. Projektowanie programu szkoleniowego. Na podstawie zebranych danych opracowywany jest plan szkolenia. Ważne jest, aby cele szkoleniowe były zgodne z potrzebami organizacji i pracowników. Wybór odpowiednich metod dydaktycznych, takich jak warsztaty, e-learning czy symulacje, powinien być dostosowany do specyfiki treści oraz preferencji uczestników.
3. Przygotowanie materiałów i planowanie logistyczne. W tej fazie tworzone są materiały szkoleniowe, takie jak prezentacje, case studies czy ćwiczenia praktyczne. Równocześnie planowane są aspekty logistyczne, w tym wybór miejsca szkolenia, harmonogram oraz niezbędne zasoby techniczne.​
4. Realizacja szkolenia. Przeprowadzenie szkolenia zgodnie z wcześniej ustalonym planem. Kluczowe jest angażowanie uczestników poprzez interaktywne metody nauczania, co sprzyja lepszemu przyswajaniu wiedzy i umiejętności.​

5. Ewaluacja szkolenia. Po zakończeniu szkolenia istotne jest ocenienie jego efektywności. Może to obejmować zbieranie opinii uczestników, testy wiedzy czy obserwacje zachowań w miejscu pracy. Ewaluacja pozwoli Ci zidentyfikować mocne strony programu oraz obszary wymagające poprawy.​
6. Wdrożenie zdobytej wiedzy i monitorowanie zmian. Przedostatni etap polega na wspieraniu pracowników w aplikowaniu nabytych umiejętności w codziennej pracy. Regularnie oceniaj postępy pracowników identyfikuj obszary wymagające dodatkowego wsparcia. Stosowanie metod takich jak regularne spotkania feedbackowe, ocena 360 stopni czy analiza kluczowych wskaźników efektywności (KPI) umożliwi Ci obiektywną ocenę i pomoże w dostosowaniu działań rozwojowych.
7. Wsparcie w procesie zmiany. Pracownicy powinni mieć dostęp do niezbędnych zasobów, takich jak dodatkowe szkolenia, konsultacje z menedżerami czy wsparcie techniczne, aby móc efektywnie stosować nowe umiejętności w praktyce. Możliwość zadawania pytań oraz otrzymywania porad sprzyja pewności siebie i zaangażowaniu w proces zmiany. ​

Przestrzeganie powyższych etapów w procesie szkoleniowym, z wykorzystaniem odpowiednich metod i narzędzi, gwarantuje, że inwestycja w rozwój pracowników przyniesie oczekiwane rezultaty, a wprowadzone zmiany będą trwałe i korzystne dla całej organizacji.

Rola liderów – jeśli szef nie daje przykładu, pracownicy nie zmienią niczego

Jeśli po szkoleniu menedżerowie wciąż działają według starych schematów, to cała energia włożona w edukację idzie na marne.

Szkolenia w firmach często wyglądają tak, że pracownicy uczą się nowych metod pracy, ale ich przełożeni nadal wymagają wyników dostarczonych w dokładnie ten sam sposób, co wcześniej. Pracownik może chcieć wdrożyć nową technikę zarządzania zadaniami, ale jeśli jego menedżer oczekuje od niego, że będzie pracował tak jak dotąd, to nie ma szans na zmianę.

Jeśli firma chce, żeby jej szkolenia miały realny efekt, to proces zmiany musi zaczynać się od góry. Liderzy muszą nie tylko wspierać swoich ludzi w stosowaniu nowych metod, ale sami ich używać. To oni kształtują kulturę organizacyjną i pokazują, co jest akceptowalne, a co nie. Pracownicy zawsze obserwują swoich przełożonych. Jeśli widzą, że menedżer stosuje nowe narzędzia, jeśli widzą, że faktycznie wdraża w życie to, czego nauczył się na szkoleniu, to sami chętniej będą działać w ten sam sposób. Ale jeśli ich lider po szkoleniu wraca do biura i zachowuje się tak, jakby nigdy go nie odbył, to dla jego zespołu szkolenie również stanie się tylko formalnością.

Jednym z największych błędów, jakie popełniają organizacje, jest szkolenie pracowników bez angażowania ich przełożonych. Jeśli firma chce realnych efektów, to menedżerowie powinni być pierwszymi osobami, które przechodzą przez szkolenie i które dostają narzędzia do wspierania swoich zespołów w późniejszym wdrażaniu zmian.

Szkolenia, które działają – jak to zrobić inaczej?

Wiedza teoretyczna i praktyka to dwie zupełnie różne rzeczy. Jeśli firma chce, żeby szkolenie miało jakikolwiek sens, musi myśleć o nim jako o procesie zmiany.

Nowe umiejętności muszą być wdrażane stopniowo, na realnych przykładach, w codziennej pracy. Najlepsze efekty przynoszą programy, które nie są zamknięte w jednym dniu, ale trwają miesiącami. Zamiast dwudniowego intensywnego warsztatu lepiej działa rozłożenie nauki na kilka etapów, które pozwalają stopniowo wdrażać nowe nawyki.

Google na przykład organizuje serie działań wdrożeniowych, w których pracownicy uczą się poprzez praktykę i eksperymentowanie. Programy szkoleniowe są zintegrowane z rzeczywistymi wyzwaniami, które stoją przed zespołami, dzięki czemu wiedza jest natychmiast stosowana, a zmiany utrwalane. Przykładem są kursy Google Career Certificates, które jak najbardziej uczą, ale też umożliwiają zdobycie certyfikatów uznawanych na rynku pracy.

Toyota natomiast od lat stosuje podejście „kaizen”, które oznacza ciągłe doskonalenie przez małe, stopniowe zmiany. Ich model szkoleniowy nie polega na organizowaniu wielkich warsztatów, po których oczekuje się, że ludzie natychmiast zaczną działać inaczej. Zamiast tego uczą pracowników poprzez codzienne eksperymentowanie, analizowanie błędów i stopniowe wprowadzanie ulepszeń. Każda zmiana jest testowana w praktyce, a szkolenia to po prostu część codziennej pracy.

Bez regularnych przypomnień, bez mechanizmów wspierających, bez długofalowego procesu wdrażania nowej wiedzy, cała energia poświęcona na szkolenie pójdzie na marne.

Netflix również podchodzi do rozwoju ludzi w taki sposób, że ciągła nauka jest naturalnym elementem pracy. Dają ludziom wolność w podejmowaniu decyzji, ale jednocześnie wymagają od nich, żeby byli na bieżąco z najlepszymi praktykami w branży. W efekcie ich zespoły rozwijają się nie przez obowiązkowe warsztaty, ale przez rzeczywistą pracę, analizowanie własnych błędów i uczenie się od najlepszych.

Ludzie nie zmieniają swoich nawyków w ciągu jednego dnia. To nie działa tak, że po szkoleniu nagle zaczną inaczej myśleć i pracować. Każda zmiana wymaga systematycznego wprowadzania drobnych nawyków, które stopniowo prowadzą do dużej różnicy. Zamiast mówić ludziom, że od teraz mają zupełnie inaczej organizować swoją pracę, lepiej wprowadzać małe zmiany, które są łatwe do wdrożenia i które naturalnie wejdą im w krew.

Podsumowanie – jak wykorzystać efektywniej swoje budżety szkoleniowe?

Szkolenia działają tylko wtedy, gdy są częścią większego procesu. Jednorazowe wydarzenie, choćby najlepiej przeprowadzone, nie ma szans zmienić sposobu pracy ludzi, jeśli firma nie stworzy warunków do wdrożenia nowej wiedzy.

Ludzie nie zmieniają się dlatego, że wysłuchali inspirującego przemówienia. Zmieniają się wtedy, gdy ich codzienność zmusza ich do stosowania nowych rzeczy. Jeśli po szkoleniu wszystko w pracy wygląda tak samo jak wcześniej, to bardzo szybko wrócą do starych nawyków.

Dobre szkolenie to nie moment „wow” na sali konferencyjnej, ale realna zmiana w sposobie działania ludzi na co dzień. Jeśli firma chce, żeby szkolenie miało sens, musi zadbać o to, żeby nowa wiedza była stosowana w praktyce, żeby ludzie mieli czas i przestrzeń na eksperymentowanie, a menedżerowie wspierali ich w procesie zmiany.

Jeśli tego nie ma, to lepiej nie organizować szkolenia wcale. Bo jeśli jedynym celem jest postawienie „ptaszka” na liście firmowych aktywności, to pieniądze lepiej przeznaczyć na coś, co faktycznie przyniesie jakąkolwiek wartość.

​W Centrum Psychologii Stosowanej oferujemy kompleksowe procesy szkoleniowe, które zapewniają trwałe i skuteczne zmiany w organizacjach. Nasze szkolenia obejmują nie tylko przekazanie teoretycznej wiedzy, ale przede wszystkim praktyczne warsztaty, podczas których uczestnicy uczą się stosować metody i techniki w codziennej pracy. Dzięki temu mogą skuteczniej wspierać swoich współpracowników czy klientów w procesie zmiany, co prowadzi do lepszych rezultatów i satysfakcji z pracy.​

Nasze podejście zakłada, że szkolenie to nie jednorazowe wydarzenie, ale proces rozłożony w czasie. Dlatego oferujemy również wsparcie po szkoleniu, takie jak coaching czy konsultacje, aby uczestnicy mogli skutecznie wdrożyć nowe umiejętności w praktyce.

Zapraszamy do udziału w naszych procesach szkoleniowych, które zostały docenione przez wielu klientów z różnych branż. Nasze doświadczenie i indywidualne podejście do każdego klienta sprawiają, że jesteśmy w stanie dostosować procesy szkoleniowe do specyficznych potrzeb Państwa organizacji, co przekłada się na ich wysoką skuteczność.

Współautor: Magdalena Dąbrowska