Jak praca zdalna wpływa na motywację pracowników?

Covid pozostawił po sobie wiele zmian nie tylko w obszarze zdrowia, ale przede wszystkim w podejściu do pracy i w podejściu do kształcenia w szkołach i na uczelniach. Pandemia przyspieszyła ewolucję pracy zdalnej i nauki online. W tym artykule zajmiemy się obliczem zmian w obszarze pracy zdalnej.

Home office jest coraz bardziej popularny i wydaje się bardzo atrakcyjnym sposobem pracy. Ale jak to odnosi się do motywacji pracowników, pracujących zdalnie? Czy możliwe jest, aby utrzymać wysoki poziom motywacji w pracy zdalnej w stosunku do pracy w biurze? Intuicja podpowiada, że może być z tym bardzo różnie.

Osoby pracujące zdalnie nie muszą zrywać się z samego rana z łóżka i wykonywać porannej rutyny, jaka miała miejsce przed pandemią. Możliwe, że cały dzień zostają w dresie lub zakładają typowo domowe ubranie. Sam brak porannej rutyny może znacząco obniżyć motywację do działania.

Dla niektórych osób praca zdalna jest zupełną nowością. Może wiązać się to z niepewnością, czy też niepokojem — co też negatywnie wpływa na motywację. Niektórym osobom może być trudniej ze skupieniem i koncentracją w domu, gdzie potencjalnie jest więcej rozpraszaczy, niż w biurze.

Pracownicy w pracy zdalnej mogą wyrabiać w sobie nieefektywne nawyki na które nie pozwoliliby w pracy stacjonarnej w biurze.

Praca z kanapy, łóżka, w pozycjach leżących.
oglądanie serwisów streamingowych lub przeglądanie Internetu w czasie pracy.
Przerywanie rytmu pracy na obowiązki domowe – obiad, rozmowa z partnerem, dziećmi, wychodzenie z psem na spacer, itp.
Robienie zakupów online lub sprawdzanie prywatnej korespondencji e-maili w czasie pracy.
Częste wędrówki do lodówki.
Brak komunikacji lub feedbacku ze strony przełożonych.

Czego obawiają się pracodawcy w pracy zdalnej?

Praca zdalna dla wielu pracowników ma dużo zalet, ale niesie ze sobą również pewne zagrożenia. Z pewnością pracodawcy i szefowie obawiają się w pracy zdalnej następujących zagrożeń:

zagrożenia bezpieczeństwa danych, np. przez nieautoryzowany dostęp osób trzecich lub korzystanie z niezabezpieczonych sieci;
ograniczenie zaufania i kontroli ze strony pracodawcy;
przerzucenie części ryzyka na pracownika, np. w zakresie utraty pracy lub gwarancji zatrudnienia;
pogorszenie warunków pracy i ergonomii, np. przez brak odpowiedniego sprzętu lub miejsca do pracy;
izolacja społeczna i brak kontaktu z kolegami z pracy;
brak motywacji i spadek efektywności pracy;
trudności w komunikacji z pozostałymi członkami zespołu, wydłużony proces realizacji zadań.

Znamy już aspekty, które przyczyniają się do obniżonej motywacji pracowników zdalnych. Co dalej?

Praca zdalna wymaga odpowiedniego zarządzania zespołem, motywacji pracowników i komunikacji interpersonalnej.

Proces budowania efektywnej kultury organizacyjnej w dużej mierze zależy od dobrej organizacji przełożonego i narzędzi jakie zaimplementuje w zespole. Jako menadżer możesz zacząć od następujących zmian:

zapewnij odpowiednie warunki pracy, takie jak sprzęt, oprogramowanie i łącze internetowe, wybierz odpowiedni system i komunikator do współpracy z pracownikami;
ustal czas pracy i dostępności każdego członka zespołu;
informuj o postępie pracy i rozliczaj się z efektów;
zapewnij przestrzeń do dzielenia się informacjami i budowania relacji;
motywuj pracowników i doceniaj ich zaangażowanie;
utrzymaj systematyczną komunikację, zarówno formalną jak i nieformalną, spotykaj się regularnie online;
buduj kulturę organizacyjną, opartą na zaufaniu, współpracy i elastyczności
daj wsparcie współpracownikom, poprzez feedback, coaching i mentoring;
wzmocnij pracownika, okaż mu szacunek, zainteresowanie i doceniaj jego osiągnięcia.

6 praktycznych porad na zwiększenie motywacji i produktywności w pracy zdalnej.

Przygotowanie odpowiednich warunków pracy będzie świetnym początkiem. Podczas home office trzeba zadbać o odmienne rzeczy w porównaniu z pracą w siedzibie firmy. Przede wszystkim pracownik potrzebuje narzędzi, aby komfortowo wykonywać swoje bieżące zadania. Zapewnienie zasobów (laptop, specjalistyczne programy, aplikacje biznesowe, odpowiednie narzędzia, dostęp do niezbędnych plików i dokumentów) zapewni komfort i podstawowe poczucie bezpieczeństwa pracownika.
W przypadku ograniczonych kontaktów kluczowe jest zadbanie o komunikację interpersonalną wewnątrz firmy i jednocześnie dbanie o dobre relacje między pracownikami. Mamy do tego wiele narzędzi, takich jak slack, teams, czy hangouts, które są świetnym miejscem do efektywnej współpracy w firmie. Dysponując dużą ilością platform i ciekawych aplikacji, praca w grupie może okazać się ciekawsza i bardziej angażująca, niż w biurze.
Podczas pracy zdalnej warto poszukiwać nowych sposobów w kontekście większej produktywności pracowników. Świetnym narzędziem do zarządzania projektami i zadaniami jest Asana i Trello. Idealne na home office są programy ułatwiające skupienie. Jednym z nich jest TomatoTimer, który wykorzystuje technikę pomodoro — dzieli pracę nad zadaniami na 25 minutowe sekcje. Dla tych pracowników, co mają problemy z koncentracją i zbyt często przeglądają telefon dobrym rozwiązaniem będzie aplikacja forest.
Menedżerowie powinni zadbać o dobry kontakt z pracownikami i do każdego z nich podejść indywidualnie. Wideokonferencja jest optymalnym rozwiązaniem na pogłębianie relacji i budowanie zaufania. Warto, aby menedżer zainteresował się tym, jak pracownik radzi sobie w czasie izolacji, jak się czuje, jakie emocje mu towarzyszą. Czyli poza kwestią wykonywania obowiązków w pracy, należy spytać o komfort psychiczny pracownika i radzenie sobie w życiu prywatnym.
Należy organizować dodatkowe szkolenia i kursy online, czy też w webinary. Praca zdalna nie jest rzeczą tymczasową. Prawdopodobnie będzie rozwijać się dalej i trend ten utrzyma się. Kompetencje cyfrowe w tym przypadku będą kluczowe. Obecnie jest wiele możliwości. Jako pracodawca czy menedżer powinieneś budować pewność swoich pracowników. Jednym ze sposobów jest właśnie inwestycja w rozwój kompetencji cyfrowych, które pomagają odnaleźć się w wirtualnym świecie i tym samym zwiększają pewność siebie.
Pracownicy na home office również potrzebują różnych benefitów. Można podejść do tego trochę inaczej i dawać pracownikom coś ekstra w trochę odmiennej formie, niż wcześniej. W obecnych czasach dobrze sprawdzą się bonusy w zakresie opieki medycznej, zdrowia psychicznego i fizycznego, a także ułatwianie pracownikom realizowania ich pasji.

Dodatkowo możesz rozważyć wsparcie swojego zespołu następującymi aplikacji do pracy zdalnej. Z pewnością wymienione poniżej aplikacje ułatwią komunikację interpersonalną, organizację pracy i współpracę z zespołem.

HeySpace – platforma do zarządzania zadaniami i projektami oraz komunikacji.
TimeCamp – narzędzie do śledzenia czasu pracy i analizy wydajności.
Dysk Google, Dropbox, WeTransfer – usługi do przechowywania i udostępniania plików w chmurze.
Google Meet, Zoom, Skype, Teams – aplikacje do prowadzenia wideokonferencji i webinarów.
Miro – interaktywna tablica online do tworzenia diagramów i map myśli.
Evernote – aplikacja do robienia notatek i zbierania pomysłów.
Trello, Nozbe, IC Project – aplikacje do planowania pracy i zarządzania projektami.

Być może warto rozważyć pracę hybrydową? Młode pokolenia coraz częściej oczekują tej formy pracy.

Praca hybrydowa to model pracy, który łączy w sobie pracę zdalną i pracę biurową – stacjonarną. Nie ma jednak jednej definicji tego pojęcia ani regulacji prawnych dotyczących tego systemu. Praca hybrydowa ma na celu znalezienie optymalnych warunków pracy dla pracowników i organizacji, tak aby każdy mógł pracować w sposób komfortowy i produktywny w dowolnie wybranej formie.

Praca hybrydowa ma wiele korzyści, takich jak:

większa elastyczność i autonomia pracowników;
lepsza równowaga między życiem prywatnym a zawodowym;
oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdy;
zwiększenie zaangażowania i lojalności pracowników;
lepsze dostosowanie się do zmieniających się potrzeb rynku;

Praca hybrydowa ma również pewne wady, takie jak:

trudności w komunikacji i współpracy zespołowej;
brak jednolitej kultury organizacyjnej;
ryzyko izolacji społecznej i alienacji pracowników;
problemy z bezpieczeństwem danych i sprzętu;
brak kontroli nad jakością pracy.

Jak praca zdalna wpływa na motywację pracowników?