Jak skutecznie pokonywać bariery w komunikacji interpersonalnej?

Rozumienie i pokonywanie barier w komunikacji

Bariery komunikacyjne to różnorodne przeszkody występujące w procesie wymiany informacji, które mają tendencję do negatywnego wpływania na porozumiewanie się między ludźmi. Obejmują one różne czynniki, które uniemożliwiają lub zniekształcają przekaz, utrudniając efektywne porozumienie się między stronami. Bariery w komunikacji przybierają różne formy, od osądzania, krytykowania, pomniejszania, poprzez moralizowanie, pocieszanie, dawanie rad, aż po odrzucenie i lekceważenie drugiej osoby. Często bariery komunikacyjne wynikają ze zniekształceń poznawczych, zniekształceń informacji, negatywnego nastawienia, różnic percepcyjnych, czy czynników zewnętrznych takich jak hałas czy trudności ze słuchem. Pokonanie tych barier wymaga aktywnego słuchania, empatii, efektywnej komunikacji niewerbalnej oraz świadomego eliminowania przeszkód utrudniających skuteczny przekaz.

W jaki sposób możemy sklasyfikować bariery komunikacyjne?

Rozszerzona klasyfikacja barier komunikacyjnych według Thomasa Gordona

1. Osądzanie
2. Krytykowanie: wyrażanie negatywnych opinii o osobie, jej działaniach lub pomysłach, co może prowadzić do obniżenia jej samooceny i poczucia wartości.
3. Przezywanie: używanie obraźliwych lub poniżających określeń, które mogą ranić i wywoływać konflikty.
4. Stawianie diagnozy: próba analizowania czy oceniania zachowań lub motywacji drugiej osoby bez pełnego zrozumienia sytuacji.
5. Chwalenie połączone z oceną: udzielanie pochwał, które jednocześnie zawierają ukrytą ocenę, co może być odbierane jako nieszczere.
6. Dawanie Rozwiązań
7. Rozkazywanie: wymuszanie własnej woli na innych bez uwzględnienia ich opinii czy uczuć.
8. Grożenie: używanie strachu jako środka do manipulowania lub kontrolowania innych.
9. Moralizowanie: narzucanie własnych wartości lub norm jako „jedynie słusznych” w danej sytuacji.
10. Stawianie zbyt wielu lub niewłaściwych pytań: bombardowanie rozmówcy pytaniami, które mogą być niezwiązane z tematem lub odczuwane jako inwazyjne.
11. Doradzanie: oferta pomocy lub sugestii bez uprzedniego zrozumienia rzeczywistej potrzeby lub sytuacji drugiej osoby.
12. Unikanie Udziału w Troskach Drugiego Człowieka
13. Odwracanie uwagi: zmiana tematu lub unikanie odpowiedzi na ważne pytania, co może prowadzić do braku rozwiązania problemów.
14. Logiczne argumentowanie: używanie logicznych argumentów do odrzucenia uczuć lub doświadczeń drugiej osoby, co może być odbierane jako brak empatii.
15. Uspokajanie: próbując uspokoić drugą osobę bez zrozumienia głębi jej problemu, co może być postrzegane jako bagatelizowanie jej uczuć.

Rozumienie i unikanie tych barier jest kluczowe dla budowania efektywnej, wzajemnie szanującej się komunikacji. Wymaga to empatii, otwartości i gotowości do słuchania, a także świadomego unikania zachowań, które mogą być odbierane jako negatywne czy manipulujące.

🗩 Szkolenia z komunikacji – oferta CPS 🗩

Komunikacja interpersonalna

Efektywna komunikacja w biznesie

Komunikacja interpersonalna w zespołach medycznych

Komunikacja medyczna z pacjentem w oparciu o metodę Calgary-Cambridge

Komunikacja medyczna z pacjentem w duchu Dialogu Motywującego

Bariery w komunikacji

Podział Gabriel Łasińskiego

G. Łasiński zaproponował własną klasyfikację barier komunikacyjnych, grupując je w trzy kategorie. Pierwsza kategoria obejmuje bariery semantyczne, które głównie dotyczą aspektów związanych z przepływem informacji. Kolejna kategoria to bariery psychologiczne, które związane są z cechami psychicznymi uczestników rozmowy. Ostatnia grupa to bariery fizyczne i środowiskowe, niezależne od czynników ludzkich.

a) Semantyczne: zniekształcanie informacji, niezrozumiała tematyka.

• Zniekształcanie Informacji: zmiana treści przekazu podczas jego przesyłania, co prowadzi do nieporozumień.
• Wielkość, Szybkość, Objętość Informacji: nadmiar informacji przekazywanych jednocześnie, co może przytłaczać i powodować trudności w przyswojeniu.
• Niezrozumiała Tematyka: komunikacja na tematy złożone lub obce odbiorcy, przez co trudniejsze jest zrozumienie przekazu.
• Niezrozumiały Język (Terminologia): użycie specjalistycznego żargonu lub terminów, które mogą być niezrozumiałe dla odbiorcy.

b) Psychologiczne: negatywne nastawienie, nieśmiałość, zbyt duże zaangażowanie emocjonalne.

• Negatywne Nastawienie: subiektywny stosunek do tematu lub osoby, który zakłóca proces komunikacji.
• Nieśmiałość: niska pewność siebie w komunikacji, co utrudnia wyrażanie myśli.
• Brak Zainteresowania Problemem: ignorowanie tematu, co prowadzi do nieefektywnej komunikacji.
• Zbyt Duże Zaangażowanie Emocjonalne: nadmierne emocje, które mogą zakłócać obiektywność i jasność przekazu.
• Lekceważenie Słuchaczy: niebranie pod uwagę opinii lub reakcji odbiorców.
• Brak Przygotowania Merytorycznego: brak odpowiedniej wiedzy lub przygotowania do tematu.
• Dogmatyzm Myślenia: upór w trzymaniu się własnych przekonań bez otwartości na inne punkty widzenia.
• Brak Koncentracji: roztargnienie, które utrudnia skupienie się na komunikacie.
• Monotonność Wypowiedzi: nudny, jednostajny sposób mówienia, który nie przyciąga uwagi odbiorców.
• Różnice Temperamentów: kontrast w osobowościach, który może utrudniać zrozumienie i akceptację.
• Nieumiejętność Słuchania: brak zdolności aktywnego słuchania i zrozumienia przekazu drugiej osoby.
• Zmęczenie: fizyczne lub psychiczne wyczerpanie, które wpływa negatywnie na komunikację.

c) Fizyczne i Środowiskowe: hałas, temperatura, miejsce, pora dnia, zmęczenie, różnice kulturowe, itp.

• Hałas: zakłócenia dźwiękowe, które utrudniają słyszenie i zrozumienie przekazu.
• Temperatura: warunki klimatyczne mogące negatywnie wpływać na komfort i koncentrację.
• Miejsce: nieodpowiednia przestrzeń komunikacyjna, utrudniająca interakcję.
• Pora Dnia: czas, w którym zachodzi komunikacja, wpływający na poziom energii i uwagi.
• Awaria Sieci Telekomunikacyjnych: techniczne problemy utrudniające przepływ informacji.
• Zbyt Duża Liczba Uczestników: nadmiar osób w procesie komunikacji, co może prowadzić do chaosu.
• Zła Aranżacja Pomieszczenia: niewłaściwe ustawienie przestrzeni, utrudniające efektywną komunikację.
• Presja Czasu: ograniczenia czasowe, które mogą stresować uczestników i zniekształcać komunikację.

Bariery te mogą być poważną przeszkodą w komunikacji, tworząc dystans między rozmówcami i utrudniając osiągnięcie porozumienia. O ile bariery fizyczne i środowiskowe są stosunkowo łatwe do wyeliminowania (np. przez zamknięcie okna, zmianę miejsca spotkania), o tyle problemy wewnętrzne wymagają większego wysiłku.

Jaki wpływ ma filtrowanie (kodowanie i dekodowanie) informacji?

Filtrowanie to proces, w którym nadawca lub odbiorca zniekształca lub ukrywa informację w celu kontrolowania reakcji odbiorcy lub wpływania na jego stan mentalny, behawioralny i fizjologiczny. Posłużmy się przykładem, gdy menedżer nie informuje wiceprezesa o problemach w sprzedaży, obawiając się negatywnej reakcji ze strony przełożonego to tworzy świadomy filtr informacyjny. Z jednej strony stara się chronić siebie ale z drugiej strony, szkodzi sobie, prezesowi i firmie. Być może najlepszym rozwiązaniem byłby zachęcanie do otwartej komunikacji i wzmocnienia postaw przekazywania zarówno dobrych, jak i złych wiadomości. Jednak aby to osiągnąć to z pewnością szef i firma musi stworzyć i wzmacniać kulturę organizacyjną pełną zaufania i dialogu. Kolejnym kamieniem węgielnym filtrowania informacji jest proces selektywnej uwagi. Ludzie często odbierają i interpretują informacje zgodnie ze swoimi oczekiwaniami i doświadczeniami. Jeżeli jeszcze dodamy do tego przeciążenie Informacjami to okaże się, że człowiek w natłoku informacyjnym pragnący przetworzyć chociaż garstkę najważniejszych informacji, musi większość z nich pominąć i odrzucić. Emocje i stany emocjonalne, to kolejne filtry komunikacji. Emocje mogą wpływać na sposób, w jaki odbieramy i przekazujemy informacje. Zdarzają się też sytuacje, gdzie nie weryfikujemy źródła informacji. Wiarygodność nadawcy ma wpływ na to, jak odbierane są przekazywane informacje. Często gdy połączymy te filtry i dodamy do tego niesprawdzone informacje, to uzyskamy gotowy przepis na plotkę. Te nieoficjalne i często niedokładne informacje mogą wprowadzać chaos komunikacyjny i rozprzestrzeniać się w firmie, rodzinie czy w sieci. Semantyka, czyli różnice w znaczeniu słów mogą również prowadzić do nieporozumień. Kolejnym filtrem są różnice między płciami w narracji rzeczywistości. Stronniczy Język, czyli używanie słów wywołujących silne emocje z pewnością może posłużyć do zaburzenia obiektywności komunikatu.

Jakie bariery komunikacyjne występują w organizacji?

W zarządzaniu organizacją kluczową rolę odgrywa umiejętność efektywnej komunikacji przez menedżera. Jest to niezbędne nie tylko do pełnienia ról organizacyjnych, ale także do budowania pozytywnych relacji między pracownikami i tworzenia sprzyjającej atmosfery. Efektywna komunikacja przyczynia się do lepszych wyników pracy, zwiększenia efektywności oraz realizacji założonych celów. Istotne jest jednak zidentyfikowanie i adresowanie barier komunikacyjnych, które mogą pojawiać się w interakcjach między przełożonymi a podwładnymi, takich jak różnice w percepcji, niewłaściwe filtrowanie informacji, bariery językowe, pasywne słuchanie, różnice w stanie emocjonalnym, doświadczeniach życiowych, brak zaufania, nieprzyjazne środowisko pracy, ograniczone sprzężenie zwrotne, brak koncentracji, czy presja czasu. Świadome zarządzanie tymi aspektami pozwala na unikanie nieporozumień i konfliktów, co przekłada się na ogólną efektywność i sukces organizacji.

Różnice Percepcyjne. Powstają, gdy pracownicy interpretują tę samą sytuację w różny sposób na podstawie swoich unikalnych doświadczeń i punktu widzenia. To może prowadzić do niezrozumienia intencji i celów.

• Niewłaściwe Filtrowanie. Zachodzi, gdy informacja jest zmieniana lub uproszczona w drodze przez hierarchię organizacyjną, co może prowadzić do błędnych interpretacji i decyzji.
• Problemy Językowe. Występują, gdy różnice w języku lub terminologii technicznej stają się przeszkodą w zrozumieniu. Mogą one szczególnie wpływać na organizacje wielokulturowe.
• Bierne Słuchanie. Ma miejsce, gdy osoba słucha bez aktywnego zaangażowania w proces komunikacji, co może prowadzić do przeoczenia istotnych szczegółów i niemożności pełnego zrozumienia treści.
• Różne Stany Emocjonalne. Emocje, takie jak stres, złość czy smutek, mogą zaburzać efektywność komunikacji i prowadzić do nieporozumień.
• Różne Doświadczenia Życiowe. Różnorodność doświadczeń pracowników może wpłynąć na ich sposób interpretacji informacji, co często prowadzi do różnic w zrozumieniu i priorytetach.
• Brak Zaufania. Brak zaufania między pracownikami a menedżerami może prowadzić do niechęci do dzielenia się informacjami i otwartego komunikowania.
• Nieprzyjazna Atmosfera. Atmosfera pełna napięć i konfliktów może znacząco zniechęcać pracowników do komunikacji, co ogranicza przepływ informacji.
• Nikłe lub Zerowe Sprzężenie Zwrotne. Brak odpowiedzi lub feedbacku po komunikacie może utrudniać zrozumienie efektów komunikacji i prowadzić do braku poprawy lub rozwoju.
• Brak Koncentracji. Czynniki rozpraszające i brak skupienia mogą prowadzić do niepełnego przyswajania i zrozumienia komunikatów.
• Presja Czasu. Ograniczenia czasowe mogą skutkować pośpiechem i niedokładnością w komunikacji, co często prowadzi do błędów i nieporozumień.

Adresowanie tych barier wymaga świadomego podejścia, w tym rozwijania umiejętności komunikacyjnych, budowania zaufania, tworzenia otwartego środowiska do wymiany myśli i idei, a także zapewnienia odpowiednich narzędzi i szkoleń dla pracowników. Poprzez aktywne działania menedżerowie mogą znacząco przyczynić się do poprawy komunikacji wewnętrznej w organizacji.

Jak wznieść komunikację na wyższy poziom?

Efektywna komunikacja i techniki przełamywania barier komunikacyjnych.

Selektywna percepcja odgrywa istotną rolę w procesie komunikacyjnym. Jest to mechanizm, dzięki któremu filtrujemy informacje, dopasowując je do naszych potrzeb i przekonań. Choć jest to narzędzie oszczędzające czas i pozwalające nam skupić się na najważniejszych dla nas sprawach, może również prowadzić do błędów w interpretacji i zrozumieniu komunikatów.

Przyjrzyjmy się przykładowej sytuacji między pracownikiem a jego szefem. Pracownik, zasypany licznymi zadaniami, otrzymał dodatkowo prośbę o zamówienie większej liczby drukarek dla innych pracowników. Ponieważ pracownik jest obciążony wieloma innymi zadaniami, to uważa, że zamówienie drukarek może poczekać. to nowe zadanie mogło poczekać. Z kolei szef, zakładając, że pilność zamówienia jest oczywista, oczekiwał, że pracownik potraktuję to zadanie priorytetowo. Z pewnością w tym przypadku selektywna percepcja obu stron doprowadziła do nieporozumienia.

Selektywna percepcja jest naturalnym mechanizmem obronnym naszego mózgu, pomagającym w radzeniu sobie z nadmiarem informacji. Dzięki niej koncentrujemy się na tym, co uznajemy za najważniejsze, często jednak ignorując inne, równie ważne aspekty sytuacji. To może prowadzić do nieporozumień i błędnych interpretacji, szczególnie w środowisku zawodowym, gdzie różne osoby mogą mieć różne priorytety i oczekiwania.

Jak wobec tego przezwyciężyć barierę selekcji percepcyjnej, przeciążenia informacyjnego?

Selekcja percepcji. Z pewnością poniższe treści mogą pomóc w ominięciu lub zniwelowaniu barier percepcyjnych.

• Zwiększenie Świadomości: zrozumienie, że każdy z nas ma tendencję do selektywnego postrzegania rzeczywistości, jest pierwszym krokiem do przełamania tej bariery.
• Aktywne Słuchanie i Pytania: zachęcanie do zadawania pytań i aktywnego słuchania może pomóc w klarowaniu niejasności i zapobieganiu nieporozumieniom.
• Sprawdzanie Założeń: regularne weryfikowanie i kwestionowanie własnych założeń może pomóc w lepszym zrozumieniu perspektywy innych osób.
• Komunikacja Zwrotna: prośba o feedback, szczególnie w kluczowych kwestiach, może zapobiec błędom wynikającym z selektywnej percepcji.
• Szczegółowe Instrukcje: w miejscu pracy, jasne i szczegółowe instrukcje mogą pomóc w uniknięciu nieporozumień wynikających z selektywnej percepcji.

Przeciążenie Informacyjne. W dobie technologii informacyjnych, przeciążenie informacjami jest powszechnym problemem. Oznacza ono otrzymywanie większej ilości informacji niż jesteśmy w stanie efektywnie przetworzyć. Jest to szczególnie widoczne w miejscu pracy, gdzie e-maile, spotkania, telefon oraz media społecznościowe zwiększają ciągły napływ informacji.

Jak Zarządzać Przeciążeniem Informacyjnym?

• Ustalanie Priorytetów: koncentracja na najważniejszych zadaniach i informacjach.
• Ograniczanie Rozpraszaczy: optymalizowanie i minimalizowanie ilości źródeł informacji otwartych w jednym czasie.
• Efektywne Zarządzanie Czasem: planowanie bloków czasu na konkretne zadania i zadbanie o regularne przerwy.

Emocjonalne przerwanie komunikacji występuje, gdy emocje negatywnie wpływają na proces komunikacji. Zarówno nadawca, jak i odbiorca mogą być pod wpływem emocji, które utrudniają efektywną wymianę informacji.

Jak Przezwyciężyć Emocjonalne Przerwanie Komunikacji?

• Świadomość Emocjonalna: rozpoznawanie własnych emocji i ich wpływu na komunikację.
• Empatia: starać się rozumieć emocje drugiej strony i rozwijać kompetencje empatii.
• Techniki Zarządzania Emocjami: użycie technik relaksacyjnych lub oddzielenie emocji od obowiązków zawodowych.

Jak Zarządzać Wiarygodnością Źródła i Jak Zarządzać Plotkami?

• Budowanie Wiarygodności: stale dbanie o przekazywanie rzetelnych i jasnych informacji.
• Ostrożne Używanie Humoru: unikanie humoru, który może być źle zrozumiany, szczególnie w oficjalnej komunikacji.
• Świadomość Kontekstu Kulturowego: rozumienie, że humor i żarty mogą być różnie odbierane w różnych środowiskach kulturowych.
• Szybka i Dokładna Komunikacja: zapewnienie, że ważne wiadomości są szybko i dokładnie komunikowane przez oficjalne kanały.
• Świadomość Mocy Plotek: używanie plotek jako narzędzia do zrozumienia panujących w organizacji nastrojów i obaw.
• Walka z Dezinformacją: aktywne dementowanie fałszywych informacji i plotek.

Rozpoznanie i radzenie sobie z brakiem wiarygodności źródła oraz plotkami w miejscu pracy są kluczowymi aspektami skutecznej komunikacji. Zrozumienie tych mechanizmów i odpowiednie zarządzanie nimi może znacząco poprawić jakość komunikacji oraz atmosferę w miejscu pracy. Menedżerowie i liderzy powinni być szczególnie świadomi tych aspektów i aktywnie pracować nad budowaniem otwartego i zaufanego środowiska komunikacyjnego.

Jak wdrożyć techniki aktywnego słuchania?

Polega na aktywnym udziale w rozmowie poprzez zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Jest to proces dwukierunkowy, wymagający pełnego zaangażowania. Słuchanie Empatyczne, to zdolność do wczuwania się w sytuację rozmówcy. Pozwala to na głębsze zrozumienie jego perspektywy i emocji.

Z kolei słuchanie otwarte, skupia się na pełnym wysłuchaniu drugiej osoby bez wcześniejszego oceniania czy formułowania wniosków. Jest to kluczowe dla zrozumienia całego kontekstu wypowiedzi.

Możesz też wzmocnić swoje słuchanie – koncentrując się w 100 % na treści i przekazie mówcy, jest to świadome słuchanie. Wymaga wykorzystania wiedzy ogólnej oraz umiejętności obserwacji i analizy spójności wypowiedzi. To słuchanie z uwagą na niuanse i podteksty. Aby dopełnić proces aktywnego słuchania bądź życzliwy w komunikacji.  Życzliwość w interakcjach nie oznacza rezygnacji z własnych poglądów, lecz zachowanie pewnych słów dla siebie, zwłaszcza gdy mogą one nie wnosić istotnego wkładu do dyskusji. Umiejętność milczenia lub mówienia mniej, a czasami nawet zachowanie pewnej nieszczerości, może być skutecznym narzędziem w unikaniu niepotrzebnych konfliktów. Dbając o empatię w komunikacji uzyskujesz zdolność do spojrzenia na sytuację z perspektywy drugiej osoby. Jest to niezbędne do głębszego zrozumienia potrzeb i uczuć rozmówcy.

Jak unikać barier komunikacyjnych i szybko wyszkolić się w skutecznej komunikacji?

10 najważniejszych punktów na podsumowanie.

1. Dostosowywanie Języka do Rozmówcy. Kluczem jest używanie języka, który będzie zrozumiały dla odbiorcy. Unikaj regionalizmów, kolokwializmów i zbyt skomplikowanych lub prostych form wyrażania się.
2. Przygotowanie do Rozmowy. Zarówno w spontanicznych, jak i oficjalnych rozmowach, warto być merytorycznie przygotowanym. To pozwala uniknąć błędów i prezentować się jako osoba kompetentna.
3. Uważne Słuchanie Rozmówcy. Słuchanie i interpretacja tego, co mówi druga osoba, są ważne. Szacunek i zrozumienie dla rozmówcy pomagają w budowaniu relacji.
4. Opanowanie Stresu i Strachu. Pewność siebie jest ważna w komunikacji. Nadmierne stresowanie się lub obawy mogą stworzyć barierę i utrudnić efektywne porozumienie.
5. Unikanie Oceniania. Ocenianie innych może prowadzić do błędnych wniosków i zaburzać rzeczywiste postrzeganie sytuacji. Skupiaj się na faktach, a nie na ocenach.
6. Zachowanie Koncentracji. Nawet w mniej interesujących rozmowach, ważne jest utrzymanie skupienia. To wyraz szacunku dla rozmówcy i umożliwia śledzenie toku dyskusji.
7. Unikanie Krytyki i Rozkazywania. Równorzędność w rozmowie jest kluczowa. Unikaj wszelkich form rozkazywania, nadmiernej krytyki czy wyzwisk.
8. Nie Moralizowanie. Oferuj rady tylko wtedy, gdy są one oczekiwane przez rozmówcę. Niechęć do nieproszonych porad może być przeszkodą w komunikacji.
9. Unikanie Nadmiaru Informacji i Szybkiego Mówienia. Prezentuj informacje w sposób, który pozwala na ich łatwe przyswojenie. Zbyt duża ilość informacji czy szybkie mówienie mogą przytłoczyć odbiorcę.
10. Zrozumienie Zasad Komunikacji Werbalnej i Niewerbalnej. Ważne jest zrozumienie, jak używać słów, gestów i mimiki w budowaniu relacji. Poznanie zasad komunikacji pomaga w unikaniu barier.

Rozwijaj swoje umiejętności komunikacyjne przez szkolenia i praktykę. Wiedza zdobyta w ten sposób przyda się zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Aby usprawnić komunikację i przezwyciężyć bariery, warto: być świadomym własnych emocji, uprzedzeń i nastawienia. Zwracać uwagę na mówiącego, parafrazować, zadawać pytania otwarte. Pozwolić rozmówcy na wyrażanie własnych poglądów. Używać prostego, zrozumiałego języka.

Bariery komunikacyjne są wszechobecne, ale można je przezwyciężyć poprzez zrozumienie ich natury i stosowanie odpowiednich technik. Przełamywanie barier komunikacyjnych wymaga świadomości, empatii i umiejętności adaptacyjnych. Zrozumienie i stosowanie efektywnych technik komunikacyjnych może znacznie poprawić jakość naszych interakcji interpersonalnych i pomóc w budowaniu silniejszych relacji. Efektywna komunikacja jest kluczem do lepszych relacji i sukcesu zawodowego. Szkolenia z zakresu komunikacji interpersonalnej mogą znacząco wpłynąć na jakość kontaktów międzyludzkich. Takie szkolenia uczą zasad efektywnej komunikacji, pomagają w zwalczaniu barier i są przydatne zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym.