Jak zorganizować swoje życie? Poznaj metodę GTD

Zamiast przechowywać informacje w mózgu, procesuj je zgodnie z metodą GTD.  

Gdy Twoja lista rzeczy do zrobienia nieustannie się wydłuża, czujesz się przytłoczony i zagubiony.  Nie wiesz od czego zacząć, a gdy widzisz tak wiele zadań, nie masz ochoty zabrać się za żadne z nich. Znajome uczucie? W natłoku codziennych zobowiązań i zadań, łatwo coś przeoczyć, przez co lista niedokończonych zadań jest coraz dłuższa. Zarządzanie zadaniami i bycie zorganizowaną osobą jest trudnym wyzwaniem w obliczu ilości informacji i wydarzeń, które codziennie nas zalewają. Być może próbowałeś organizować swój czas, robiąc listy i skreślając po kolei wykonane zadania. Ale istnieje sposób na organizację, który może przynieść lepsze rezultaty. Zaciekawiło Cię to? Zapraszam do poznania metody GTD. 

Czym jest metoda GTD?

Opracowana przez Davida Allena metoda Getting Things One (GTD) koncentruje się na oczyszczeniu umysłu z rzeczy, które mogą zostać przeniesione do zewnętrznego systemu zarządzania zadaniami. Skupia się na organizacji zadań i projektów w sposób, który pozwala na zwiększenie produktywności, redukcję stresu oraz efektywne zarządzanie czasem. System GTD opiera się na założeniu, że nasz mózg funkcjonuje lepiej, gdy procesuje informacje, a nie je przechowuje. David Allen zauważył, że ludzki mózg bardzo dobrze radzi sobie z przetwarzaniem informacji i generowaniem pomysłów, ale nie jest stworzony do funkcjonowania jako system przechowywania list rzeczy do zrobienia i zobowiązań. Metoda GTD pozwoli Ci na większą kontrolę, przejrzystość i koncentrację, dzięki wyeliminowaniu stałych rozproszeń.

Jeśli zarządzasz wieloma projektami na raz i masz problem z ustaleniem priorytetów, chcesz skutecznie wykonywać zadania ze swojej listy i preferujesz ustrukturyzowane i systematyczne podejście do zarządzania zadaniami, system GTD może być dla Ciebie strzałem w dziesiątkę.

Jak działa metoda GTD – „Getting Things Done”?

Eliminuje niezdecydowanie

Określając kolejne kroki dla każdego zadania, tworzysz system działania „jeśli – to”. Jeśli wykonałem X, teraz wykonam Y, aby osiągnąć Z. Umożliwi Ci to szybkie i skuteczne działanie. Unikniesz tracenia czasu na niezdecydowanie, ponieważ masz jasno określone kroki do osiągnięcia zamierzonego celu. Jak trafnie zauważa Allen: „Kluczem do realizacji zadań jest sprecyzowanie, co oznacza ich zakończenie, jak powinny być wykonane i gdzie się to odbywa.”

Zmniejsza obciążenie poznawcze

Zwiększone obciążenie poznawcze, czyli ilość informacji przetwarzanych przez pamięć w danym momencie, zmniejsza kreatywność i prowadzi do podejmowania złych decyzji. Kiedy uwolnisz umysł poprzez przeniesienie myśli i zadań na „pamięć zewnętrzną” (np. notatnik), Twój mózg poczuje się mniej przytłoczony i zacznie bardziej efektywnie przetwarzać informacje.

Przekazuje bałagan myślowy „umysłowi zewnętrznemu”

Neurobiolog Daniel Levitin zauważa, że ludzie potrzebują zewnętrznych systemów do zarządzania informacjami i ustalania ich priorytetów. Gdy przekażesz swoje myśli „zewnętrznemu umysłowi”, będziesz mógł myśleć kreatywnie, zamiast poświęcać energię na zapamiętywanie tego, co musisz wykonać.

Metoda GTD w 5 krokach

1# Gromadzenie

Pierwszym etapem będzie zebranie wszystkich zadań i pomysłów w jednym miejscu. Zapisz w jednym miejscu wszystkie istotne informacje z różnych źródeł, np. ze spotkań, rozmów telefonicznych, e-maili. Uzyskasz spis wszystkich rzeczy, na których będziesz musiał poświęcić czas i uwagę. To pozwoli Ci skoncentrować się na ich wykonaniu, zamiast na zapamiętywaniu. Zapisując zadania powinieneś być konkretny. Zamiast napisać: zadzwoń do szefa, napisz: zadzwoń do szefa w środę, aby omówić budżet projektu.

2# Definiowanie i organizowanie zadań

Gdy już zgromadzisz wszystkie zadania, przeanalizuj wszystkie pozycje na liście, zastanawiając się, co oznacza każda pozycja i co musisz zrobić, aby ją zrealizować. Zacznij od zadania sobie pytania, jakiego wyniku oczekujesz dla każdego zadania. Następnie podziel każde z zadań na mniejsze kroki i określ niezbędne zasoby lub wkład innych osób do ich wykonania. Uczyń każdą czynność tak szczegółową, jak to możliwe. To pozwoli Ci na przejrzyste zdefiniowanie kroków. Jeśli okaże się, że której z zadań jest dla Ciebie na ten moment niemożliwe do zrealizowania, zastanów się nad przełożeniem go w czasie lub delegowaniem do innej osoby, np. innego pracownika Twojego działu, który jest z czymś lepszy.

3# Porządkowanie

Gdy przeanalizujesz zadania, nadchodzi czas, aby je uporządkować. Ułóż je według kategorii, priorytetu i czasu potrzebnego do ich realizacji. Może to wyglądać tak, że będziesz przypisywał konkretnym punktom terminy lub kategorie, co pomoże Ci stworzyć uporządkowana i klarowną listę.

4# Porządkowanie i aktualizowanie

Aby Twój system skutecznie działał, musisz regularnie przeglądać i aktualizować zadania na liście. Refleksja jest jednym z najważniejszych kroków w procesie GTD. Obejmuje ona cofnięcie się o krok i ocenę tego, co udało się osiągnąć, i podjęcie decyzji, co zrobić dalej. Istnieją dwa rodzaje przeglądów:

• Przeglądy dzienne: codziennie sprawdzasz swój kalendarz i listę zadań i ustalasz, co należy zrobić tego dnia.
• Przeglądy tygodniowe: zarezerwuj sobie 1-2 godziny w każdy weekend, aby przejrzeć wszystkie projekty, plany i listy zadań na nadchodzący tydzień. Upewnij się, że zgromadziłeś i zdefiniowałeś wszystkie zadania.

Regularne przeglądy są niezbędne, aby dostosować priorytety, utrzymać świadomość nadchodzących terminów i zobowiązań, a także obszarów wymagających poprawy.

#5 Realizacja

Ten etap zobowiązuje Cię do zaangażowania się w zadania poprzez skupienie się na najbardziej odpowiednich pozycjach we właściwym czasie. Musisz wybrać, co i kiedy zrobić. Jeśli problem z ustaleniem, co powinieneś wykonać w danej chwili, David Allen oferuje kryteria wyboru działań w danej chwili, które mogą Ci pomóc. Oto kategorie, według których możesz osadzać zadania w odpowiednim czasie i miejscu:

• Kontekst – czy to właściwy czas i miejsce dla tej czynności? Na przykład, możesz prowadzić rozmowy telefoniczne podczas spaceru, ale raczej warto odpuścić sobie odpisywanie na e-maile.
• Priorytet – czy to jest najważniejsze zadanie, które możesz teraz wykonać? Np. wybierz ważne zadanie, takie jak praca nad strategia długoterminową, zamiast wykonywania drobnych zadań administracyjnych.
• Poziom energii – Czy masz wystarczająco dużo energii, aby wykonać to zadanie? Gdy jesteś zmęczony, wybierz organizowanie dokumentów, zamiast pisania kreatywnego tekstu.
• Dostępny czas – Czy masz teraz czas, aby to zrobić? Jeśli masz tylko 15 minut wolnego czasu, nie wybieraj zadania, na które będziesz musiał poświęcić godzinę.

Przydatne narzędzia do planowania

Jeśli chcesz wnieść planowanie na wyższy poziom i jesteś znudzony klasycznym notatnikiem, możesz skorzystać z aplikacji przystosowanych do planowania według metody GTD.

💥 18 najlepszych aplikacji zarządzania czasem, projektami w 2024 roku 💥

1. MyLifeOrganized (MLO)

MyLifeOrganized to aplikacja dedykowana tym, którzy muszą zarządzać złożonymi projektami i zadaniami z wieloma zależnościami. MLO umożliwia tworzenie elastycznych hierarchicznych list zadań, które można organizować w formie listy lub wirtualnego drzewa. Dzięki funkcji „przeciągnij i upuść” użytkownicy mogą łatwo tworzyć i modyfikować listy zadań, dodawać podzadania i definiować zależności między nimi. Aplikacja jest również wyposażona w gotowe szablony do wdrażania technik zarządzania czasem, takich jak metoda „Getting Things Done” Davida Allena, co czyni ją doskonałym wyborem dla osób stosujących konkretne strategie organizacyjne. MLO to narzędzie, które ułatwia zarządzanie nawet najbardziej skomplikowanymi projektami.

2. ClickUp

ClickUp to wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, które wyróżnia się wbudowaną funkcją śledzenia czasu. Dzięki ClickUp zespoły mogą śledzić czas pracy bez potrzeby przełączania się między różnymi narzędziami. Aplikacja oferuje szereg funkcji, takich jak tworzenie kart czasu pracy, ustawianie dat rozpoczęcia i zakończenia zadań, oraz zmiana harmonogramu zależności. ClickUp umożliwia również fakturowanie klientów za rozliczane godziny, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla firm usługowych. Jedną z kluczowych zalet ClickUp jest jego elastyczność – użytkownicy mogą śledzić czas z dowolnego miejsca, korzystając z aplikacji mobilnej lub desktopowej. Globalny timer pozwala na łatwe przełączanie się między różnymi środowiskami pracy, bez utraty postępu.

3. Kalendarz Google – Darmowy Planer na Telefon

Kalendarz Google to jedno z najbardziej popularnych i wszechstronnych narzędzi do zarządzania czasem dostępnych na rynku. Darmowa aplikacja, dostępna zarówno na Androida, jak i iOS, oferuje szeroką gamę funkcji, które ułatwiają planowanie i organizowanie codziennych zadań. Dzięki Kalendarzowi Google użytkownicy mogą łatwo tworzyć wydarzenia i przypomnienia, a także integrować je z innymi aplikacjami, takimi jak Gmail, Google Tasks czy Google Keep. Aplikacja oferuje także funkcje automatycznego dodawania wydarzeń z Gmaila, takich jak rezerwacje lotów, hotelów czy restauracji, co znacznie upraszcza planowanie podróży i spotkań.

Kalendarz Google umożliwia współdzielenie kalendarzy z innymi użytkownikami, co ułatwia organizację spotkań i współpracę zespołową. Widok dzienny, tygodniowy, miesięczny oraz integracja z zadaniami pozwala na pełną kontrolę nad harmonogramem.

4. Tiny Calendar – Bezpłatna Aplikacja do Zarządzania Czasem

Tiny Calendar to lekka i intuicyjna aplikacja, która łączy w sobie prostotę z funkcjonalnością. Jest dostępna zarówno na urządzenia z systemem Android, jak i iOS, i oferuje podstawowe funkcje zarządzania czasem, takie jak tworzenie wydarzeń, ustawianie przypomnień i synchronizację z innymi kalendarzami. Jedną z głównych zalet Tiny Calendar jest możliwość pracy offline, co oznacza, że użytkownicy mogą dodawać i edytować wydarzenia bez dostępu do internetu, a zmiany zostaną zsynchronizowane automatycznie po ponownym połączeniu. Aplikacja oferuje różne widoki kalendarza – od widoku dnia, tygodnia, miesiąca po widok listy, co pozwala na lepsze dostosowanie do indywidualnych potrzeb. Tiny Calendar wspiera również funkcje „drag and drop”, co umożliwia łatwe przenoszenie wydarzeń i zmiany dat za pomocą prostych gestów.

5. Fantastical – Rozbudowany Organizer na Urządzenia marki Apple

Fantastical to zaawansowana aplikacja do zarządzania czasem dostępna wyłącznie na urządzeniach marki Apple – iPhone, iPad, Apple Watch i Mac. Aplikacja wyróżnia się intuicyjnym interfejsem i zaawansowanymi funkcjami, które są szczególnie cenione przez użytkowników ekosystemu Apple. Fantastical oferuje pełną integrację z kalendarzem iCloud, Google Calendar, Exchange i wieloma innymi platformami, co umożliwia synchronizację wszystkich wydarzeń w jednym miejscu. Jedną z najważniejszych funkcji aplikacji jest możliwość dodawania wydarzeń za pomocą naturalnego języka – użytkownik może po prostu wpisać „Spotkanie z Janem jutro o 15” i aplikacja automatycznie utworzy odpowiednie wydarzenie. Dodatkowo, Fantastical obsługuje strefy czasowe, przypomnienia oparte na lokalizacji oraz integrację z Apple Reminders, co czyni ją wszechstronnym narzędziem do zarządzania czasem. Użytkownicy mogą również tworzyć wydarzenia i przypomnienia bezpośrednio z poziomu swojego Apple Watcha, co jest szczególnie przydatne dla osób w ciągłym ruchu.

6. Todoist – Lista Zadań z Integracją Kalendarza

Todoist to jedna z najbardziej popularnych aplikacji do zarządzania zadaniami, która pozwala użytkownikom na tworzenie i organizowanie list zadań oraz projektów w intuicyjny sposób. Co więcej, Todoist oferuje integrację z kalendarzami, takimi jak Google Calendar, co umożliwia synchronizację zadań i wydarzeń w jednym miejscu. Aplikacja oferuje szeroką gamę funkcji, takich jak etykiety, filtry, przypomnienia i priorytety, które pomagają użytkownikom skutecznie zarządzać swoimi zadaniami. Użytkownicy mogą również tworzyć zadania cykliczne, co jest szczególnie przydatne w przypadku powtarzających się obowiązków, takich jak codzienne spotkania czy cotygodniowe raporty. Todoist oferuje również możliwość współpracy zespołowej, co czyni ją idealnym narzędziem dla małych zespołów i freelancerów. Funkcje takie jak komentarze do zadań, współdzielenie projektów i przypisywanie zadań do członków zespołu sprawiają, że Todoist to nie tylko lista zadań, ale pełnoprawne narzędzie do zarządzania projektami.

7. Evernote – Aplikacja do Tworzenia Notatek i List Zadań

Evernote pozwala na tworzenie bogatych notatek, które mogą zawierać tekst, obrazy, linki, pliki audio i dokumenty. Użytkownicy mogą również tworzyć listy zadań, ustawiać przypomnienia i kategoryzować notatki za pomocą tagów, co znacznie ułatwia organizację. Integracja z narzędziami takimi jak Google Calendar, Outlook i Microsoft Teams czyni Evernote jeszcze bardziej wszechstronnym. Dzięki funkcji wyszukiwania w tekście i możliwością skanowania dokumentów, Evernote pomaga użytkownikom szybko znaleźć potrzebne informacje.

8. Notion

Notion to narzędzie, które zyskało popularność dzięki swojej zdolności do integracji różnych funkcji w jednym miejscu. Jako aplikacja do zarządzania projektami, Notion umożliwia wizualizację wszystkich zadań i projektów na jednej platformie, co pomaga użytkownikom lepiej planować i monitorować swoje działania. Notion oferuje elastyczność dzięki różnorodnym widokom, takim jak kalendarz, oś czasu, czy widok Kanban. Dzięki funkcji Notion AI, aplikacja automatycznie wypełnia dane, tworzy analityczne raporty i generuje nowe pomysły, co znacznie przyspiesza procesy twórcze i organizacyjne. Dla osób, które cenią sobie kompleksowe podejście do zarządzania czasem, Notion jest narzędziem wartym rozważenia.

9. Wrike

Wrike to aplikacja do zarządzania projektami, która skupia się na komunikacji i współpracy zespołowej. Dzięki funkcjom takim jak kalendarze projektowe, Wrike umożliwia zespołom śledzenie postępów w czasie rzeczywistym, bez potrzeby korzystania z wielu e-maili czy spotkań.

Aplikacja oferuje narzędzia do śledzenia czasu spędzonego na różnych projektach, co pozwala na dokładne monitorowanie godzin podlegających rozliczeniu. Dzięki integracji z systemami finansowymi, Wrike ułatwia fakturowanie i zarządzanie budżetami, co czyni go doskonałym wyborem dla większych zespołów i firm.

10. Toggl Track

Toggl Track to narzędzie idealne dla zespołów rozproszonych geograficznie, które muszą precyzyjnie zarządzać godzinami rozliczeniowymi. Aplikacja umożliwia śledzenie czasu w sposób automatyczny, nawet jeśli użytkownik nie jest aktywny na swoim urządzeniu, co jest możliwe dzięki rozszerzeniu Chrome. Toggl Track integruje się z wieloma popularnymi narzędziami, takimi jak kalendarze Google czy platformy do zarządzania projektami, co pozwala na kompleksowe zarządzanie czasem. Dla firm, które chcą zoptymalizować wykorzystanie czasu i zwiększyć rentowność, Toggl Track oferuje cenne dane analityczne i raporty.

11. Rize

Rize wyróżnia się na tle innych aplikacji dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji do zarządzania czasem. Aplikacja automatycznie śledzi czas spędzony na różnych zadaniach i kategoryzuje działania w czasie rzeczywistym, co pomaga zespołom zrozumieć, jak efektywnie inwestują swój czas. Rize nie tylko monitoruje, gdzie spędzany jest czas, ale także pomaga w budowaniu zdrowych nawyków pracy, wysyłając powiadomienia, gdy użytkownicy zbliżają się do przepracowania. To idealne rozwiązanie dla tych, którzy chcą zwiększyć swoją produktywność i utrzymać zdrowy balans między pracą a życiem osobistym.

12. Asana

Asana to jedna z najbardziej rozpoznawalnych aplikacji do zarządzania projektami, która oferuje wbudowane funkcje śledzenia czasu. Dzięki Asana, zespoły mogą tworzyć podzadania, przypisywać je do odpowiednich członków zespołu i śledzić postępy w czasie rzeczywistym. Dane dotyczące śledzenia czasu mogą być raportowane i sortowane za pomocą niestandardowych pól, co ułatwia analizę i planowanie przyszłych projektów. Asana to narzędzie, które pomaga zespołom pozostawać na bieżąco i lepiej zarządzać zasobami.

13. TimeTree

TimeTree to aplikacja kalendarzowa, która idealnie sprawdzi się w organizacji wydarzeń i planowaniu działań. Dzięki funkcji udostępniania kalendarza, użytkownicy mogą łatwo koordynować harmonogramy i komunikować się w jednym miejscu. TimeTree posiada także funkcje czatu, które umożliwiają omawianie planów i wymianę informacji, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla grup roboczych, rodzin i społeczności hobbystycznych.

14. Trello

Trello to popularna aplikacja do zarządzania projektami, która wykorzystuje tablice, listy i karty do organizacji zadań. Dzięki prostemu interfejsowi „przeciągnij i upuść”, Trello umożliwia łatwe planowanie i śledzenie postępów prac. Aplikacja oferuje różnorodne widoki, takie jak kalendarz czy oś czasu, które pomagają użytkownikom lepiej zrozumieć alokację czasu i zasobów. Trello jest doskonałym narzędziem do zarządzania zarówno projektami osobistymi, jak i zespołowymi.

15. Clockify

Clockify to prosta, ale skuteczna aplikacja do śledzenia czasu pracy, która umożliwia użytkownikom monitorowanie godzin pracy na różnych projektach. Aplikacja oferuje przejrzysty interfejs, który ułatwia przełączanie się między zadaniami i generowanie raportów. Clockify integruje się z popularnymi narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak Trello, Asana czy Jira, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla agencji, freelancerów i profesjonalistów, którzy chcą lepiej zarządzać swoim czasem.

16. RescueTime

RescueTime automatycznie śledzi aktywność użytkowników na różnych urządzeniach, dostarczając szczegółowe raporty na temat produktywności i rozpraszaczy. Aplikacja działa w tle, monitorując, jak spędzamy czas na stronach internetowych i w aplikacjach. RescueTime pozwala na blokowanie rozpraszających stron i aplikacji za pomocą funkcji „FocusTime”, co pomaga użytkownikom skoncentrować się na pracy i osiągnąć cele produktywności. To narzędzie jest idealne dla osób, które chcą lepiej zrozumieć swoje nawyki pracy i wprowadzić zmiany, które poprawią ich efektywność.

17. Habitica

Habitica to aplikacja, która zamienia zarządzanie czasem w grę. Dzięki interaktywnemu podejściu i systemowi nagród, Habitica motywuje użytkowników do tworzenia lepszych nawyków i realizowania zadań. Użytkownicy mogą śledzić swoje postępy, zdobywać nagrody i współpracować z innymi, co czyni proces zarządzania czasem bardziej angażującym i przyjemnym. Habitica to idealne narzędzie dla osób, które chcą wprowadzić grywalizację do swojego codziennego życia.

18. Forest

Forest to aplikacja, która wykorzystuje grywalizację do zarządzania czasem. Koncepcja polega na sadzeniu wirtualnego drzewa, które rośnie, dopóki użytkownik pozostaje skupiony i nie korzysta z telefonu. Jeśli użytkownik przerwie sesję, drzewo usycha. Aplikacja motywuje do skupienia i może być używana w trybie grupowym, gdzie użytkownicy wspólnie sadzą lasy, co inspiruje do produktywności. Forest to idealne narzędzie dla tych, którzy chcą połączyć efektywne zarządzanie czasem z działaniami na rzecz ochrony środowiska.

Podejmiesz się wyzwania z GTD?

Jeśli czujesz, że ta forma organizacji może być dla Ciebie dobrym rozwiązaniem, to zachęcam Cię do działania. Być może na początku drogi, będzie to dla Ciebie wymagające i trudne, ale z czasem zobaczysz pozytywne rezultaty i nauczysz się, jak funkcjonować w takim systemie. Gdy zaczynasz przygodę z GTD, skup się na podstawach, a z czasem wprowadzaj kolejne urozmaicenia i poprawki. Jeśli chciałbyś osiągnąć wysoki poziom zarządzania zadaniami, skorzystaj ze szkoleń otwartych i zamkniętych z obszaru rozwoju osobistego czy zarządzania czasem oferowanych przez Centrum Psychologii Stosowanej. Nauczymy Cię, jak zarządzać czasem i sobą w czasie. Jesteś gotowy na zmianę? Powodzenia!