Onboarding, czyli nowy pracownik na pokładzie naszej firmy

1.Definicja onboardingu, wymysł czy potrzeba naszych czasów?

Onboarding (ang. Boarding, wchodzenie na pokład) to proces wdrażania nowego pracownika do organizacji. Już z samej definicji proces, a więc pewien cykl działań który obejmuje nie tylko formalności, ale także integrację społeczną i adaptację psychologiczną.

Jego znaczenie trudno poddać wątpliwości z uwagi na bieżące dane statystyczne i badania, które pokazują, że nawet 30% pracowników odchodzi z pracy w ciągu pierwszych 90 dni, a główną przyczyną jest brak odpowiedniego wsparcia w początkowej fazie zatrudnienia. Z innych danych wynika, że 68% firm, które zainwestowały w strukturalny onboarding, notuje wyższą retencję (zatrzymywanie) pracowników. Pracownicy, którzy przeszli przez przemyślany proces wdrożenia, są o 58% bardziej skłonni pozostać w firmie przez co najmniej trzy lata.

Pierwsze wrażenie w nowej pracy kształtuje poczucie bezpieczeństwa, motywację i poziom lojalności wobec firmy. Przywołane wyżej liczby nie mogą być przypadkowe, wynikają z głębokich mechanizmów psychologicznych, które to aktywują się już w pierwszych godzinach pobytu w nowym miejscu pracy.

Onboarding już dawno przestał być traktowany jako koszt, a stał się jedną z najlepszych inwestycji w rozwój organizacji. Każdy dzień zwłoki w optymalizacji tego procesu to utracone talenty i zmarnowany potencjał zespołu.

2.Pierwsze siedem sekund i co dalej?

W ciągu 7 sekund można wykonać wiele prostych czynności, takich jak zmiana biegu w samochodzie czy wypicie łyka wody. Można również rozwiązać prostą zagadkę matematyczną lub odczytać krótką wiadomość na telefonie. Długość 7 sekund jest wystarczająca na kilka prostych ruchów, krótkie działanie matematyczne lub krótką reakcję na bodziec.

Jako istotnie ważną ciekawostkę należy potraktować informację o tym, że nasz mózg potrzebuje zaledwie 7 sekund, aby sformułować pierwsze wrażenie o nowej sytuacji czy środowisku. Pierwszych 7 sekund nie da się powtórzyć. Wobec tej wiedzy w kontekście zawodowym oznacza to, że już w momencie przekroczenia progu biura nowy pracownik rozpoczyna nieświadomy proces oceny organizacji. Efekt aureoli sprawia, że pozytywne pierwsze doświadczenia rzutują na postrzeganie wszystkich kolejnych aspektów pracy, podczas gdy negatywne mogą przysłonić nawet obiektywnie dobre elementy.

Pierwszy dzień w nowej pracy to moment, który może zadecydować o całej przyszłości zawodowej pracownika w organizacji. To nie jedynie kwestia formalnych procedur czy poznania obowiązków – to przede wszystkim intensywne doświadczenie psychologiczne, które w dalszym etapie kształtuje postrzeganie firmy, motywację do pracy i chęć pozostania w zespole na długie lata.

Badania tylko potwierdzają, że dobrze zaplanowany onboarding zwiększa zatrzymywanie pracowników nawet o 82%. Dzieje się tak na skutek pozytywnych doświadczeń pierwszego dnia które budują poczucie przynależności, a to w następstwie sprzyja lojalności organizacyjnej i motywacji. W perspektywie psychologicznej początkowe interakcje kształtują zdanie pracownika o firmie, co wpływa na jego zaangażowanie przez kolejne miesiące.

3.Onboarding – kluczowe elementy.

 1) Pre-boaring

Warto podkreślić, że cały proces onboardingu powinien rozpocząć się jeszcze przed pierwszym dniem pracy a tak zwany „Pre-boarding” obejmuje:

• Wysłanie pakietu powitalnego z informacjami o firmie, zespole i pierwszym dniu
• Kontakt telefoniczny lub mailowy od przyszłego przełożonego
• Przygotowanie stanowiska pracy i niezbędnych narzędzi
• Poinformowanie zespołu o przybyciu nowej osoby.

Ważne! Te pozornie proste działania znacząco redukują niepewność i stres związany z nieznanym.

2) Budowanie relacji od pierwszego momentu

• Ciepłe powitanie przez osobę z działu HR lub bezpośredniego przełożonego
• Prezentację zespołu w sposób sprzyjający zapamiętaniu imion i ról
• Wyznaczenie mentora lub buddy – osoby, która będzie pierwszym punktem kontaktu
• Wspólny lunch lub kawę z najbliższymi współpracownikami

Ważne! Człowiek to istota społeczna, dlatego jakość pierwszych interakcji międzyludzkich ma fundamentalne znaczenie.

3) Stopniowe wprowadzanie informacji

• Skupienie się na najważniejszych informacjach praktycznych
• Rozłożenie szkoleń na kilka dni lub tygodni
• Zapewnienie dostępu do materiałów, do których można wrócić
• Regularne sprawdzanie poziomu zrozumienia przekazywanych treści

Ważne! Przeładowanie informacyjne w pierwszym dniu to jeden z najczęstszych błędów. Należy pamiętać, że nasz mózg może efektywnie przetworzyć ograniczoną ilość nowych danych.

4) Budowanie lojalności przez pozytywne doświadczenia

Pracownicy, którzy doświadczają pozytywnych emocji w pierwszym dniu, są bardziej skłonni:

• Identyfikować się z wartościami organizacji
• Angażować się w dodatkowe inicjatywy
• Budować silniejsze relacje z zespołem
• Pozostać w firmie dłużej

Ważne! Badania neuronaukowe pokazują, że pozytywne emocje wyzwalają produkcję dopaminy i serotoniny – neurotransmiterów odpowiedzialnych za poczucie zadowolenia i motywacji.

4. Sprawny onboarding – Centrum Psychologii Stosowanej.

Pomagamy nazwać nienazwane i jako Centrum Psychologii Stosowanej specjalizujemy się w realizacji kompleksowych procesów onboardingu, dostosowanych do specyfiki każdej firmy. CPS to usługi w zakresie projektowania skutecznych procesów wdrażania pracowników oraz prowadzenia rekrutacji opartych na najnowszej wiedzy z psychologii organizacyjnej.

Nasz zespół ekspertów skutecznie pomoże Ci stworzyć program onboardingu, który nie tylko przyciągnie najlepszych kandydatów, ale co najistotniejsze – zapewni ich długoterminowe zaangażowanie i rozwój w Twojej firmie.

5. Nasze wsparcie – Twoja skuteczność procesów HR, silniejszy i zaangażowany zespół.

Efekt psychologiczny onboardingu to nie abstrakcyjna teoria, lecz konkretny, mierzalny wpływ na funkcjonowanie organizacji. Na przestrzeni naszej działalności zebraliśmy najważniejsze wnioski którymi chcemy się podzielić:

• Onboarding to proces psychologiczny, nie tylko proceduralny. Sukces zależy od zrozumienia emocjonalnych potrzeb nowych pracowników i świadomego kształtowania ich doświadczeń.
• Inwestycja w profesjonalne przygotowanie pierwszego dnia zwraca się wielokrotnie w postaci wyższej retencji i zaangażowania.
• Personalizacja ma znaczenie. Nie ma uniwersalnego przepisu na idealny onboarding – każda organizacja i każdy pracownik ma inne potrzeby.
• Pomiar to podstawa optymalizacji. Bez systematycznego zbierania feedbacku i analizy wskaźników nie ma możliwości ciągłego doskonalenia procesu.

Centrum Psychologii Stosowanej oferuje kompleksowe wsparcie w tym obszarze, łącząc naukowe podstawy z praktycznym doświadczeniem.

Oferujemy:

– diagnozę obecnych procesów: analiza istniejących procedur z perspektywy psychologicznej i identyfikacja obszarów do optymalizacji.

– projektowanie spersonalizowanych rozwiązań: tworzenie programów onboardingu dostosowanych do kultury organizacyjnej, specyfiki branży i profilu pracowników.

– szkolenia dla zespołów HR i menedżerów: przekazanie wiedzy i narzędzi potrzebnych do skutecznego wdrażania nowych pracowników.

– kompleksowe podejście do employee experience: Od momentu rekrutacji, przez onboarding, po długoterminowy rozwój i retencję talentów.

Zyskujesz:

Organizacje współpracujące z Centrum Psychologii Stosowanej odnotowują:

– wzrost retencji pracowników o 40-60% w pierwszym roku zatrudnienia

– skrócenie czasu adaptacji nowych pracowników średnio o 30%

– zwiększenie poziomu zaangażowania już w pierwszych miesiącach pracy

– poprawę wskaźników satysfakcji z procesu rekrutacji i wdrożenia.

Jesteśmy dla Ciebie a wsparcie specjalistyczne oferowane przez Centrum Psychologii Stosowanej, może znacznie podnieść efektywność wszystkich procesów rekrutacji, począwszy od wdrażania pracownika, optymalnego dopasowania pracownika do roli oraz sprawnego wprowadzenie go do zespołu co przynosi Twojej firmie wymierne korzyści.