Onboarding w Twojej firmie. Chcesz zatrzymać pracownika, to potraktuj to poważnie

Onboarding, czyli wdrożenie do nowej pracy

Zmiana pracy jest ekscytującym wydarzeniem, przynoszącym nowe możliwości rozwoju, ale wiąże się także ze stresem. Wchodząc do nowego środowiska nie znasz zasad funkcjonowania firmy, nie wiesz w jaki sposób pracują inne osoby i jak zorganizować siebie w tej nowej rzeczywistości. Z pomocą powinien przyjść Twój menadżer. Powinien przeprowadzić Cię przez proces onboardingu, czyli wdrożenia do nowej pracy. Dzięki poprawnie przeprowadzonemu onboardingowi, będziesz mógł zacząć wykonywać swoje zadania bez zbędnych nieporozumień i stresu. Każda firma powinna mieć wdrożoną co najmniej rutynę jak nie procedurę onboardingu dla nowych pracowników. Gdy podczas szkoleń rozmawiam z uczestnikami na temat ich wspomnień z pierwszego dnia pracy, to często opowiadają ze szczegółami rozpoczęcia swojej przygody w firmie i co najważniejsze mimo wielu lat pracy zatrzymują te wspomnienia jako żywe w pamięci. Często sposób przyjęcia nowego pracownika do firmy warunkuje styl pracy jaki przyjmuje ta osoba, dlatego warto podejść do tego tematu z dużą starannością i profesjonalizmem. Jeżeli to Ty jesteś odpowiedzialny za wprowadzenie ludzi do pracy to zachęcam Cię do zapoznania się z tym tematem. Pozyskanie tej wiedzy będzie skutkowało korzyściami zarówno dla Ciebie, jak i dla Twojego zespołu. Ty będziesz postrzegany jako kompetentny i pomocny kierownik, a Twój zespół będzie gotowy i dobrze przygotowany do pracy. To co, zaczynamy?

Czym jest onboarding?

Według słownika najważniejszych pojęć z dziedziny HR stworzonego przez firmę Gartner, onboarding to proces, który firmy przeprowadzają od momentu, gdy kandydat przyjmuje ofertę pracy, aż do chwili, gdy nowy pracownik zaczyna efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Nowi pracownicy uczą się niezbędnych umiejętności oraz poznają wizję firmy. Proces ten obejmuje zapoznanie pracownika z topografią firmy, działami, strukturą, procedurami, zadaniami wynikającymi z zakresu obowiązków, bp.: zadania administracyjne, takie jak wypełnianie najważniejszych dokumentów, jak i praktyczne aspekty związane z nowym środowiskiem pracy. Krok po kroku jest wprowadzany w swoje zadania, uczony jest przejmowania odpowiedzialności za zadania, zaangażowania w życie firmy i koncentruję na rezultatach.

Plan wdrożenia pracownika może zawierać przykładowe obszary onboardingu:

• Zaznajomienie z historią firmy
• Przedstawienie misji, wartości i celów firmy
• Omówienie struktury i kultury organizacyjnej
• Zapoznanie z zespołem
• Zapoznanie z topografią firmy i działami
• Zapoznanie z własnym stanowiskiem pracy, szkolenie stanowiskowe
• Zaznajomienie z procedurami, procesami, rutynami np. związanymi z obiegiem dokumentów, ścieżką komunikacji wewnętrznej, panującymi zasadami utrzymania porządku, formą zwracania się do siebie, rytmem spotkań wewnątrz działu, itp.
• Szkolenie z obsługi sprzętu, otrzymanie dostępów do niezbędnych aplikacji
• Ustalenie zakresu obowiązków i przyszłych zadań
• Ustalenie kanałów komunikacji z pracownikami i z szefem
• Ustalenie planu kolejnych kroków wdrożeniowych na stanowisku
• Ustalenie osoby odpowiedzialnej za wsparcie nowego pracowniku w procesie wdrażania

Warto zaznaczyć, że onboarding nie jest tym samym co przekazanie stanowiska w pierwszych dniach pracy. Onboarding to dłuższy proces, który może potrwać od tygodnia do kilku miesięcy. Przekazanie stanowiska to jedynie oprowadzenie po biurze, zapoznanie ze współpracownikami oraz przedstawienie polityki firmy, zasad bezpieczeństwa i szkolenie stanowiskowe z przekazaniem stanowiska i obowiązków.

Kto powinien zająć się onboardingiem pracownika?

Proces ten powinna przeprowadzać osoba doświadczona – przeszkolona i znająca procesy wewnętrzne. Czasami zajmuje się tym więcej niż jedna osoba, w zależności od potrzeb i struktury firmy.

Na czym polega proces onboardingu?

Aklimatyzacja nowego pracownika jest ważniejsza niż mogłoby się wydawać. Według badań przeprowadzonych przez SHRM Foundation, aż 60% menadżerów stwierdza, że odejście ich pracowników to skutek nieudanego procesu wdrożenia. Dlatego warto znać zasady skutecznego wprowadzenia pracownika w obowiązującą kulturę pracy, aby minimalizować ryzyko wysokiego poziomu rotacji pracowników. Badania przeprowadzone przez Aberdeen Group pokazują, że 91% pracowników pozostaje w firmie dłużej, jeśli uczestniczyło w poprawnym procesie adaptacji na nowych stanowiskach.

Z jakich etapów składa się przykładowy Onboarding?

1# Preboarding

To etap, który rozpoczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy nowego członka zespołu. Jest to pewnego rodzaju zapowiedź, która sprawi, że wzbudzisz w pracowniku ekscytację i ciekawość. Dzięki temu będzie czuł się bardziej pewny i zmotywowany do pracy. Możesz skontaktować się z nowym pracownikiem i poinformować go, że reszta zespołu czeka na niego z otwartymi ramionami, że jest mile widziany i wyczekiwany. W tym momencie doskonale sprawdzą się firmowe gadżety, takie jak kalendarz czy butelka na wodę. Dobrym pomysłem będzie przesłanie pracownikowi harmonogramu onboardingu, aby wiedział, czego może się spodziewać w pierwszych dniach pracy. Załącz dokumenty do zapoznania się. Daj pracownikowi czas, aby spokojnie zapoznał się ze szczegółami, co również umożliwi zadawanie pytań.

2# Przygotowanie miejsca do pracy i niezbędnych dokumentów

Ważnym elementem jest przygotowanie przestrzeni do pracy dla nowego pracownika. Zadbaj o sprzęt i dobre warunki. Przygotuj komputer, telefon, służbowy adres e-mail czy inne narzędzia niezbędne do pracy. To pokaże, że traktujesz go poważnie, jako część zespołu. Postaraj się przygotować wszystkie niezbędne dokumenty jeszcze przed przybyciem pracownika. Unikniesz drukowania i wypełniania dokumentów w pośpiechu, a zamiast tego będziesz mógł skupić się na pracowniku.

3# Zapoznanie nowego pracownika z resztą zespołu

Oprócz standardowego przedstawienia członków zespołu z imienia, nazwiska i stanowiska, warto zaangażować ich do procesu i poprosić o np. podzielenie się poradami, co było dla nich pomocne w pierwszych tygodniach pracy. Dzięki temu zespół szybciej się zintegruje, a nowy pracownik uzyska praktyczne porady od kolegów i koleżanek. Jeśli zaczniecie od takiej rozmowy, nowy pracownik nie będzie bał się prosić o pomoc i wsparcie oraz zyska zaufanie do zespołu.

4# Pomocna dłoń

Możesz przydzielić do nowego pracownika bardziej doświadczoną osobę z zespołu, która będzie dodatkowym przewodnikiem. Zadaniem takiej osoby będą regularne spotkania i odpowiadanie na pytania. Wybierz osobę, która jest otwarta, zaangażowana i dobrze zaznajomiona ze środowiskiem pracy. Jeśli będzie to osoba o podobnym stanowisku, jak te które obejmie nowy pracownik, będzie mu łatwiej swobodnie porozmawiać i podzielić się wątpliwościami, niż z osobą o wysokim stanowisku kierowniczym. Partner z zespołu będzie osobą, która wprowadzi nową osobę w formalne lub nieformalne zasady.

5# Spotkania z liderem

Zwróć uwagę, że onboarding nie kończy się na poznaniu zespołu, ukończeniu szkoleń czy wypełnieniu dokumentów. Bardzo ważnym elementem będą także regularne spotkania z przełożonym. Poświęć pracownikowi czas, aby porozmawiać jeden na jeden o tym, co zmierza w dobrym kierunku, a co trzeba poprawić. To także przestrzeń do rozmowy o planach i celach na przyszłość. Pokażesz pracownikowi, że jest dla Ciebie istotną częścią zespołu i jest traktowany poważnie. Zbudujesz jego zaufanie do Ciebie. Dzięki temu zwiększysz prawdopodobieństwo na to, że w razie problemów, pracownik zdecyduje się otwarcie z Tobą porozmawiać, zamiast zatajać niepowodzenia.

6# Spokojny start

Nie zasypuj pracownika obowiązkami w pierwszych momentach pracy. Aby nowa osoba nie poczuła się przeładowana, zniechęcona i zagubiona, warto stopniowo zwiększać ilość zadań i poziom odpowiedzialności. Pamiętaj, że pomimo chęci i kompetencji, nowa osoba może nie poradzić sobie, jeśli będzie wrzucona na zbyt głęboką wodę. Bądź cierpliwy i stopniowo zwiększaj ilość obowiązków.

7# Szkolenia

Zapewnij pracownikowi pakiet najważniejszych szkoleń, które przygotują go do pracy. Osoba, którą wybrałeś do objęcia danego stanowiska z pewnością posiada potrzebne kompetencje, ale każda firma rządzi się swoimi prawami, dlatego trzeba przekazać jej konkretne wskazówki, czego od niej oczekujesz i w jaki sposób ma realizować obowiązki.

Przygotuj się na onboarding – szkolenia dla menadżerów i kierowników

Jeśli chciałbyś poznać więcej pomocnych technik onboardingu i być mistrzem w opiece nad nowym pracownikiem, zapraszam Cię do wzięcia udziału w szkoleniach i kursach dla kierowników. Pamiętaj, aby dobrze wyszkolić pracownika, najpierw sam musisz zdobyć profesjonalną wiedzę. Po szkoleniu z ekspertem uzyskasz certyfikat, który potwierdzi Twoją wiedzę. Onboarding pracownika stanowi niezwykle ważny etap. Poświęcenie nowej osobie należytej ilości czasu i uwagi zwiększa szanse na skuteczne wdrożenie jej do nowego środowiska. Zadbaj o to! Powodzenia!