33 PORADY doceniane przez menadżerów zarządzających zespołem

1. Zacznij od siebie.

Bez względu na wielkość Twojego zespołu, każdy oczekuje od Ciebie decyzji, pomocy, wsparcia, informacji, rozmowy czy konkretnego działania. Dziesiątki nadesłanych maili, wiele rozmów telefonicznych i bezpośrednich kontaktów. Narady, spotkania i krótkie rozmowy. To wszystko kręci się wokół Twojego stanowiska pracy. Jesteś menadżerem, aby wytrzymać szybkie tempo pracy, ciągłe zmiany i naciski ze wszystkich stron – np.: ze strony pracowników, kierowników, szefów, czy instytucji potrzebujesz wewnętrznego spokoju. Każdy menadżer zaczynając od siebie, ma świadomość, że jego pozytywne nastawienie i spokojny stan emocjonalny znacząco wpływa na poprawę klimatu pracy w zespole i lepszą efektywność pracy. Świadomy szef to szybko rozwijający się i efektywny zespół. Pracownicy bardzo doceniają wśród swoich przełożonych: sprawiedliwość, umiejętność podejmowania decyzji, merytoryczne przygotowanie, otwartość na problemy przełożonych, umiejętność komunikacji, wsparcie i docenienie pracownika. W tych wszystkich wymaganiach nieoceniony jest twój wewnętrzny spokój i dobrostan.

2. Wyznacz cele indywidualne i zespołowe.

W każdej organizacji naturalnie występującym zjawiskiem są spory, chaos i nieefektywność. Pracownik, bez jasno określonych zadań, celów i odpowiedzialności będzie zajmował się zadaniami zgodnie z własnym przeświadczeniem o ich słuszności. Jeżeli każdy pracownik jest częścią składową większej całości to menadżer powinien świadomie zarządzać celami strategicznymi i przekładać je na cele zespołu i cele indywidualne. W trakcie wyznaczania celów indywidualnych weź pod uwagę zasoby, możliwości i motywację pracownika. Sprawdź dokładnie zrozumienie celów i zadań, które powierzasz pracownikowi. Każdy cel konstruowany w oparciu o metodę SMART i zgodny z wartościami pracownika wzmacnia zaangażowanie i odpowiedzialność za jego realizację. Bez indywidualnych celów nie ma postępów i rozwoju w pracy.

3. Zgromadź zasoby.

Każdy menadżer zarządzający zespołem posiada do dyspozycji zasoby: ludzkie, rzeczowe, finansowe, intelektualne, mentalne i oczywiście czas niezbędny do realizacji projektów. W tych 6 obszarach przywódcy dokonują własnych zestawień i zgodnie z ich specyfiką zarządzają nimi. W pierwszej kolejności planują jak je zgromadzić i zabezpieczyć. W trakcie gromadzenia zasobów bądź otwarty na współpracę, porady ekspertów, ucz się nowych metod pozyskiwania i odkrywania zasobów, twórz plany awaryjne na utratę i brak zasobów. Dobre przygotowanie i zaplanowanie niezbędnych zasobów do szansa na szybszy sukces na późniejszym etapie realizacji projektu. Podczas gromadzenia zasobów bądź bardzo szczegółowy i dokładny. Planuj zgodnie z prawami Murphy’ego. Spośród wszystkich zasobów najbardziej wymagającym w zarządzaniu zasobem jest czynnik ludzki. Dobór zespołów to prawdziwe wyzwanie każdego menadżera.

4. Dobieraj właściwe osoby do zespołu.

Suma kompetencji wszystkich członków zespołu powinna przekraczać wymagane kompetencje do zrealizowania zadań przez zespół. Wiedza, umiejętności i postawa każdego pracownika składa się na sukces zespołu i firmy. Na etapie rekrutacji poszukuj ludzi, którzy zrealizują powierzone zadania, mają wiedzę i charakteryzują się postawami, które chcesz pielęgnować w firmie/urzędzie. Poświęć więcej czasu na proces rekrutacji i szczegółową analizę zasobów kandydata. Zaproś pracowników do zespołu rekrutacyjnego, aby mieli wpływ na wybór potencjalnego członka ich zespołu. Pamiętaj, aby tworzyć zespoły zróżnicowane i kompetentne. Poznaj metody i techniki rekrutacyjne, dopasuj nowych pracowników do funkcjonującego zespołu i istniejącej kultury organizacyjnej.

5. Wybierz własny styl zarządzania.

Do dyspozycji masz wiele modeli i strategii zarządzania zespołem. W pierwszej kolejności zwróć uwagę na 4 obszary istotne z perspektywy zarządzania:
PLANOWANIE – Kierownicy ustalają/planują cele i zadania opierające się na danych i analizie.
ORGNIZOWANIE – Kierownicy koordynują zasoby ludzkie i materialne w kierunku osiągnięcia wcześniej postawionych celów. Im bardziej zintegrowana praca, tym większe efekty.
PRZEWODZENIE – Menadżerowie współpracują z zespołami delegując zadania, przekazują odpowiedzialność, motywują, wspierają, wskazują i instruują w zakresie prac i postępów w ramach realizacji zadań.
KONTROLOWANIE – Kierownicy starają się zapewnić osiągnięcie zamierzonych celów. Monitorują postępy, jeśli dostrzegą nieprawidłowości starają się określić ich przyczyny i poprawić sytuację.
Gdy masz już opanowane obszary w zarządzaniu to zastanów się jaki styl kierowania będzie sprzyjał Twojemu zespołowi. Oto najważniejsze style kierowania:

  • Dyrektywny – Nakazowy (autorytarny) tzw. kolor czerwony – kierownik sam podejmuje decyzje, oznajmia i wymaga ich wykonania, jasno oznajmia czego oczekuje.
  • Negocjacyjny – Nakłaniający (perswazyjny) tzw. kolor brązowy – kierownik podejmuje decyzje po ograniczonej dyskusji, wyjaśnia lub przekonuje podwładnych.
  • Ekspercki – Konsultujący (konsultatywny) tzw. kolor pomarańczowy – kierownik uzyskuje wskazówki, sam ich udziela, zasięga opinii podwładnych przed podjęciem decyzji.
  • Partnerski – Współuczestniczący (partycypacyjny) tzw. kolor zielony – kierownik przedstawia wyzwania, określa graniczne warunki rozwiązania, zasięga porady zespołu, analizuje różne poglądy, decyzje są podejmowane wspólnie.
  • Nastawiony na cel – Delegujący (demokratyczny) tzw. kolor żółty – kierownik deleguje zadania pracownikom i przydziela im kompetencje decyzyjne w ramach warunków brzegowych.

 

6. Zbuduj kulturę organizacyjną opartą na współpracy, zaufaniu i talentach.

Zgodnie z założeniami Turkusowej Organizacji opisanej przez Frederica Laloux, stworzenie nowatorskiej i skutecznej organizacji opiera się w głównej mierze na zaufaniu i przekazaniu dużej odpowiedzialności i sprawczości pracownikom. Ludzie pracuję lepiej i skuteczniej, gdy ograniczy się kontrolę na rzecz współpracy i budowania odpowiedzialności indywidualnej opartej na ambitnych wyzwaniach i wartościach pracowników. Każdy menadżer docenia tych pracowników, którzy biorą na siebie odpowiedzialność i myślą systemowo o konsekwencjach podejmowanych decyzji i realizowanych zadań. To dzięki zaufaniu i współpracy jesteśmy w stanie wypracować zespół, który będzie myślał, reagował i pracował zgodnie z założeniami Turkusowej Organizacji. Zaufanie jest procesem, który tworzy się między pracownikiem a szefem i jak każdy proces wymaga uważności i moderacji ze strony wszystkich osób w zespole. Podejście zero jedynkowe do zaufania niszczy relacje i zamyka ludzi w obszarze ich własnych zakresach obowiązków. Łatwo jest ufać komuś kto się nigdy nie pomylił, sztuką jest zaufać komuś, kto czasami popełnia błędy. Każdy pracownik podejmujący się wyzwań naraża się na ryzyko popełnienia błędów. „Jedna rzecz jest pewna w biznesie – Ty i wszyscy wokół, będziecie popełniać pomyłki” – R. Branson. Ważne jest, jak w takiej sytuacji zachowa się pracownik i jego przełożony, to doskonały moment aby ustalić wspólnie zasady budowania wzajemnej współpracy i zaufania do siebie. Kolejną ważną kwestią jest budowanie zespołu w oparciu o talenty, które bardzo często korelują z pracowniczymi pasjami. Jak wiadomo pasja jest mocno skorelowana z motywacją wewnętrzną i radością z wykonywanych czynności. Każdy lider potrafi wydobywać i wzmacniać pasje pracownicze na danym stanowisku.

7. Zadbaj o pracownika a on z pewnością zadba o swoich klientów.

Richard Charles Nicholas Branson jest brytyjskim przedsiębiorcą, miliarderem i twórcą ponad 400 firm Virgin Group. Znajduje się na czołowych miejscach w rankingach najbogatszych ludzi świata. Jako doświadczony menadżer, bardzo mocno akcentuje korzyści jakie płyną z budowania relacji z pracownikami poprzez zadbanie o ich dobrostan w firmie. Branson, zauważył, że w biznesie to pracownik jest ważniejszy od klienta i powiedział: „…Zadbaj o swoich pracowników a oni z pewnością zatroszczą się o swoich klientów”. Jeżeli koncentrujesz się na klientach kosztem swoich pracowników, to z pewnością uzyskasz odwrotny skutek od zamierzonego. Już 2500 lat temu Konfucjusz w Księgach Konfucjańskich zawarł mądrość dbania o innych – „Ten, kto chciał zabezpieczyć dobro innych, już zapewnił je sobie”. Dbałość o pracownika przejawia się na wielu płaszczyznach. Tworzenie środowiska pracy poprzez dostarczenie odpowiedniego sprzętu, przygotowanie przyjaznych procedur i procesów pracy, budowanie zespołu, integracja, otwartość na zmiany, dostęp do przełożonego, wzmocnienia i konstruktywne rozmowy z pracownikiem, okresowej ewaluacji pracy. Oczywiście finanse też są ważne ale nie najważniejsze, chociaż często mogłoby się wydać, że pracownicy mówią wyłącznie o finansach. Warto w tym przypadku mieć czujność, czy finanse nie są tylko pretekstem do czegoś co jest istotniejsze w ocenie pracownika. Łatwej mówi się, że za mało zarabiam, niż, że jestem niedoceniany przez przełożonych.

8. Buduj zespoły i wzmacniaj samodzielnych ekspertów.

Jak zauważył ekspert od zarządzania Ken Blanchard – „Nikt z nas nie jest tak inteligentny jak my wszyscy.” Połączenie indywidualnych kompetencji ekspertów w ekspercki zespół to paliwo Twojej organizacji. Jako menadżer dobieraj ludzi i twórz warunki rozwoju aby stali się najlepszymi ekspertami w swojej dziedzinie i jednocześnie dbaj o proces tworzenia zespołu, w którym mogą wykorzystywać i monetyzować swoje umiejętności. Twórz warunki do transferu wiedzy i umiejętności między ekspertami a pozostałymi członkami zespołu. Postaraj się aby każdy członek zespołu, miał poczucie sprawczości i ważności w realizowanych zadaniach. Uważaj na brak pokory ze strony ekspertów i rozwijaj w nich umiejętności pracy zespołowej. Poszukuj obszarów i szans na rozwój indywidualny i doceniaj nawet najmniejszy przejaw sukcesu w danej dziedzinie.

9. Zarządzaj pracą zespołu.

Etapy zarządzania pracą zespołu są tożsame z metodą zarządzania, czyli: planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie. Na każdym etapie zarządzania pracą zespołu ważne są następujące elementy:

  • analiza sytuacji w jakiej znajduje się pracownik (jego zasoby, możliwości wykonania zadania, motywacja z jaką przystępuję do zadania, zrozumienie zadania w kontekście wykonywanej pracy i znaczenie zadania dla całego zespołu i firmy);
  • wyznaczanie celów indywidualnych i zespołowych, (cele zgodne ze SMART, umiejętność łączenia celów indywidualnych z celami zespołu i celami firmy);
  • umiejętność podejmowania decyzji (przygotowanie do podjęcia decyzji, elastyczność do zmiany decyzji i czas w jakim decyzja zostaje podjęta);
  • właściwy dobór zadań i umiejętność przekazywania poleceń i delegowani zadań (delegowanie partycypacyjne, dyrektywne, wspierające, zgodne z DM, krótki polecenia metodą angielską, itp.);
  • analiza postępów realizowanych zadań, wzajemna kontrola i upewnianie się o właściwym kierunku (spotkania robocze, raporty, opisy, podsumowania);
  • umiejętność reagowania w sytuacjach trudnych/skomplikowanych, (umiejętność udzielania pomocy skoncentrowanej na rozwiązaniach i budujących zasoby pracownika);
  • odbieranie wykonanych prac, (celebrowanie sukcesów, zarządzanie efektywnością pracownika, podział zadań nieukończonych, odraczanie sukcesu).

10. Wydawaj motywujące polecenia

Każdy pracownik jest w stanie wykonać swoją pracę, ale pracownik, który otrzyma od przełożonego polecenie wyrażone w sposób motywujący zrealizuje zadania efektywniej i z większą radością. Do zadań prostych i rutynowych wydawaj motywujące, oparte na trybie przypuszczającym polecenia służbowe, np.: „Janku. Czy mógłbyś…”, „Pani Doroto, gdyby Pani mogła…”, „Panie Jakubie, kto mógłby wziąć odpowiedzialność za realizację zadania…” W przypadku zadań złożonych używaj rozbudowanej formy delegowania zadań (więcej: Delegowanie zadań – zasady i porady | Centrum Psychologii Stosowanej (szkoleniacps.pl) i tutaj: Delegowanie zadań | Centrum Psychologii Stosowanej (szkoleniacps.pl)).
Oczywiście zawsze pamiętaj o:

  • Wyrobieniu nawyku delegowania
  • Delegowania z wyprzedzeniem, daj czas pracownikowi
  • Zaplanuj realny czas realizacji zadania
  • Spraw aby zadanie miało sens, wskaż cel zadania
  • Zadbaj o właściwą komunikację dostosowaną do poziomu pracownika
  • Wyznacz ramy czasowe, rozsądnie używaj deadlinów
  • Deleguj zgodnie z motywacją pracownika
  • Udziel uprawnień do skorzystania z zasobów
  • Przekaż informacje zwrotne na temat postępów i monitoruj proces realizacji zadań
  • Celebruj sukcesy z pracownikami

11. Buduj odpowiedzialność i samodzielność podczas delegowania

Każdego menadżera można przypisać do jednego dominującego spośród następujących czterech typów kierowania ludźmi:

  • Dyrektywny – powiadamia czego oczekuje, programuje pracę, udziela wskazówek.
  • Wspierający – przyjazny, wykazuje troskę o potrzeby podwładnych.
  • Partycypacyjny – zasięga opinii podwładnych, dopuszcza ich do decyzji.
  • Nastawiony na osiągnięcia – wyznacza trudne cele, wymaga wysokiej efektywności.

W ramach swojej pracy menadżer zastanawia się w jakim stopniu może zaufać swojemu zespołowi a w jakich obszar utrzymać wysoki poziom kontroli. Oczywiście każdy pracownik wymaga kontroli, ale z pewnością jeżeli chcemy aby nasz zespół rozwijał się i odważnie podejmował decyzję, musimy zaniechać nadmiernej kontroli a w zamian przygotować pracownika do podejmowania trudnych decyzji i brania odpowiedzialności za swoje działania. Warto pytać pracownika, czego potrzebuje aby móc wykonywać swoją pracę najlepiej jak potrafi niż dopytywać ciągle o wykonywane zadania. Długofalowy zespół z szerokimi kompetencjami decyzyjnymi i sprawnym systemem monitorującym postępy pracy jest w stanie znacznie więcej osiągnąć niż zespół sterowany ręcznie przez menadżera.

12. Poznaj systemy motywujące i indywidualne procesy motywacji pracowników

Każdy menadżer powinien znać nie tylko imiona i stanowiska swoich najbliższych pracowników, ale również ich system motywacyjny. Ta swoista instrukcja obsługi innego człowieka jest bezcenna w pracy menadżera. System motywacyjny zazwyczaj dzielimy na motywację wewnętrzną i zewnętrzną, motywację pozytywną i negatywną. Zwróć uwagę, co cieszy pracownika, co napędza go do pracy, a kiedy wycofuje się i zmniejsza swoją aktywność. Co go złości, co uspakaja, co daje mu poczucie bezpieczeństwa i spokoju. Każdy Twój wypowiedziany tekst, zachowanie i decyzja jest interpretowana i odbierana przez twój zespół. Czasami wystarczy jedno słowo, np.: „dziękuję za realizację zadania” lub „ dziękuję Pani, cieszę się, że jest Pani razem w naszym zespole” może spowodować o wiele więcej niż dodatkowe 300 zł premii. Niektórzy menadżerowie tworzą własne zapiski na temat indywidualnych systemów motywujących każdego pracownika.

13. Zrozum reakcję pracownika na zmiany i zaakceptuj opór pracownika.

Zmiana niesie ze sobą wiele napięć i niepewności. Bardzo często pojawia się niezrozumienie wprowadzanych zmian, obawa o możliwości poradzenia sobie ze zmianą i poszukiwanie sensu tych zmian. W początkowej fazie zmiany, często ludzie oporują i walczą z nowym. To trudny okres dla każdego menadżera, dlatego warto abyś poznał sposoby reagowania na różne reakcje pracowników na wprowadzenie i kontynuowanie zmiany. Efektywnie przeprowadzony proces zmiany wzmacnia zespół i przenosi go na wyższy poziom kompetencji. Nieumiejętnie przeprowadzona zmiana pogłębia podziały, zamyka ludzi w sobie i utrzymuje antagonistyczne postawy.

Na podstawie badań, E.M. Rogers określił procentowo kilka grup, po względem ich otwartości na nowe rozwiązania.
Innowatorzy – Stanowią 2,5 % całego społeczeństwa. Aktywnie poszukują lepszych rozwiązań i lepszych produktów. Lubią ryzyko i nowości.
Wcześni naśladowcy – Ok. 13,5 % społeczeństwa. W mniejszym stopniu niż innowatorzy są zwolennikami nowinek, jednak doceniają pozytywne skutki wprowadzonych modyfikacji dla życia. Obserwują nowości i potrzebuję więcej czasu na zaadoptowanie się w nowych warunkach.
Wczesna większość – To grupa ok. 34% społeczeństwa. Kieruje się głównie praktycznością nowego rozwiązania. Zwykle czeka i obserwuje wdrożone rozwiązanie. Jeżeli zobaczy, że innowacja spełnia swoją rolę – „oddaje na nią swój głos”.
Późna większość – OK. 34 % społeczeństwa. Ich strategia jest podobna do wczesnej większości. Również czekają, jak nowe rozwiązanie sprawdza się w praktyce. Jednak dłużej zwlekają z wystawieniem pozytywnej oceny wprowadzanej zmianie.
Maruderzy – Jest ich ok. 16 %. Nie lubią nowości i nie chcą mieć z nimi nic do czynienia. Dopiero przymuszeni, tj. gdy nowy produkt lub rozwiązanie staje się niezbędnym elementem funkcjonowania w rzeczywistości, zaczynają z niego korzystać.

14. Naucz się właściwych reakcji na opór pracownika.

Opór jest stanem psychicznym a nie cechą charakteru. W Oporze zawsze zawarte są potrzeby pracownika. Potrzeby wyrażane negatywnym i konfrontacyjnym językiem. Opór pracownika informuje, że dana osoba jest w sytuacji w której chciałaby wykonywać swoje zadania ale niestety coś lub ktoś mu przeszkadza. Opór odbierany jest najczęściej przez menadżerów jako atak, konfliktowość i niechęć do wykonywania zadań. Przy takim podejściu do oporu najprawdopodobniej trudno będzie zrozumieć, a tym bardziej rozwiązać narastające problemy w firmie. Warto poznać motywy i ukryte potrzeby w postawach oporowych, wówczas łatwiej o zrozumienie i wspólne rozwiązanie problemów.

15. Bądź mistrzem w komunikacji interpersonalnej.

Gdy przyjrzysz się swojej pracy, to okaże się, że jako menadżer najwięcej czasu zajmuje Ci przetwarzanie informacji i komunikowanie się z ludźmi. Być może, warto zastanowić się nad tym abyć uzyskać wysoki poziom sprawności w komunikacji interpersonalnej. Już w XIX wieku amerykański przedsiębiorca, filantrop i fundator Uniwersytetu Chicagowskiego – John Davison Rockefeller mawiał: „Umiejętność postępowania z ludźmi jest takim samym towarem handlowym jak cukier czy kawa i zapłacę za tę umiejętność więcej niż za jakąkolwiek inną pod słońcem.” Menadżer, znający siłę słowa, intonacji, czy mowy ciała, dostosowuje je do kontekstu i stanu w jakim znajduje się pracownik. Im wyższy poziom komunikacji prowadzonej przez szefa tym niższy poziom napięć w firmie i wyższy poziom terminowości realizacji zadań.

16. Zadbaj o efektywny przepływ komunikacji w firmie.

Jedną z bolączek firm jest skuteczny przepływ informacji wewnątrz organizacji. Każdy chciałby być dobrze poinformowany. Potrzebujemy informacji, aby móc dostosować swoje zachowania do zmieniającej się sytuacji na rynku. Świadomość przebiegu procesów, tempa pracy, oczekiwań szefa, postępów pracownika jest nieoceniona. Badania wielokrotnie wskazują na fakt, że motywacja i zaangażowanie spada wprost proporcjonalnie do oddalania pracownika od źródła informacji a wraz ze spadkiem dostępu do informacji wzrasta poziom plotek i nieporozumień w firmie. Gdy pracownik jest bardzo blisko źródła informacja to jego motywacja wraz z zaangażowaniem wzrasta. Najlepsze sposoby na usprawnienie przepływu informacji w firmie:

  • Ustalone procedury i wdrożone rutyny przepływu informacji w firmie między pracownikami tego samego działu, między pracownikami z rożnych działów i między szefem a pracownikami
  • Systematyczne i cykliczne spotkanie TOP 5, TOP 15
  • Odprawy i podsumowania pracy
  • Komunikatory ukierunkowane na szybką wymianę informacji – mniej formalną
  • Aplikacje z historią przepływu informacji – bardziej formalna
  • Wewnętrzne gazetki, periodyki, tablica ogłoszeń, skrzynki informacyjne, itp.
  • Praca w mini zespołach na wspólnych dokumentach opartych na dostępie w chmurze
  • W trakcie rekrutacji pracowników istotny proces przepływu informacji między zespołem a młodym pracownikiem
  • Oprogramowanie ostrzegające – alerty w firmie
  • Narzędzia integracyjne – obszar do poznanie się w firmie plus integracja
  • Ankiety i ocena 360º +
  • Fora, grupy dyskusyjne
  • Podcasty dla pracowników
  • WIDEO BLOGI – MIKRO SZKOLENIA

17. Znajdź czas dla swoich pracowników – otwórz swoje drzwi.

Praktyka „otwartych drzwi” do gabinetu szefa wzmacnia zaufanie pracowników do przełożonego, tworzy klimat otwartości i partnerstwa w zespole. Procedurę otwartych drzwi możesz prowadzić codziennie w sprawach najwyższej wagi. Drugi sposób to z góry ustalony jeden dzień w tygodniu w przedziale konkretnych godzin w którym przyjmujesz swoich pracowników. To czas zarezerwowany wyłącznie na spotkania z pracownikami. Twój zespół, wie, że w tym czasie może przyjść do Ciebie i porozmawiać o swoich wyzwaniach, zadaniach, planach rozwoju a także przeprowadzić krótką rozmowę budująca relację.

18. Nie musisz rozwiązywać większości spraw o których mówi Ci pracownik.

Każdego dnia szefowie firm przyjmują do swoich gabinetów pracowników, którzy oczekują od swoich szefów podjęcia decyzji w zakresie: pracy, obowiązków, urlopu, wynagrodzenia, zmiany zespołu, zamówienia nowego sprzętu niezbędnego do pracy, itp.. To bardzo ważny moment w procesie relacji pracownik – szef. Sposób prowadzonej rozmowy przez pracownika może być: empatyczny, merytoryczny, roszczeniowy, agresywny, spokojny, manipulujący, lękowy, itp.. Jeżeli styl prowadzonej rozmowy przez pracownika jest konfrontacyjny, to każdy menadżer powinien zgodnie z własną inteligencją emocjonalną zachować spokój, zrozumienie dla potrzeb podwładnego i zgodnie z partnerskim podejściem reagować na zarzuty pracownika. Sztuka zrozumienie pracownika jest tutaj kluczowa. Nie wszystkie prośby wyrażone w postaci zarzutów muszą być zrealizowane. Czasami pracownicy przychodzą po to aby wentylować swoje emocje. Sam świadomość, że mogę ponarzekać do swojego szefa jest czynnikiem oczyszczającym jego napięcie. To wystarczy. Sam pracownik doskonale rozumie, że np.: nie można zmienić systemu pracy, ale jak jest sfrustrowany to chętnie wyrazi swoje obiekcje. Najlepszą osobą , której może wyrazić swoje obiekcje, jest właśnie jego szef. Ty jako menadżer nie musisz reagować operacyjnie na wszystkie oczekiwania i prośby.

19. Naucz się słuchać.

Umiejętność aktywnego słuchania jest cechą liderów za którymi podążają pracownicy. Kierownikom o dyrektywnym stylu zarządzania zdecydowanie brakuje tych kompetencji. Jeżeli chciałbyś aby pracownicy byli szczerzy w kontakcie z Tobą, zależy Ci na dobrej współpracy i odpowiedzialność za zadania, to sztuka aktywnego słuchania zdecydowanie będzie pomocna. Komunikacja interpersonalna w zespole oparta na równowadze między nadawaniem informacji a ich przyjmowaniem jest nieoceniona w rozwoju i efektywności zespołu. Warto szkolić się z tych umiejętności. Do głównych narzędzi aktywnego słuchania zalicza się:

  • Umiejętność zadawania pytań otwartych
  • Umiejętność parafrazowania wypowiedzi rozmówcy
  • Umiejętność stosowania klaryfikacji
  • Umiejętność stosowania odzwierciedleń
  • Umiejętność podsumowywania wypowiedzi rozmówcy
  • Umiejętności dostosowywania tembru głosu i mowy ciała do dynamiki wyprowadzi rozmówcy
  • Umiejętność milczenia i nie przerywani wątków
  • Umiejętność łączenia jedne wypowiedzi w drugą zachowując logiczność
  • Umiejętność nawiązywania kontaktu wzrokowego
  • Sztuka zachowania kultury osobistej i szacunku dla rozmówcy

20. Naucz Cię wzmacniać właściwe aktywności pracowników.

Jako szef zachowaj równowagę między komunikatami korygującymi zachowania i postawy pracowników a komunikatami wzmacniającymi pozytywne zachowania i postawy. Żaden pracownik nie będzie chciał wprowadzić korekty do swojego zachowania jeżeli wcześniej nie został doceniony. Być może wydaje się Tobie, że jako menadżer często doceniasz swoich pracowników, ale gdybyś usłyszał od pracowników co on pamięta z relacji z Tobą to byś bardzo się zdziwił. O wiele mocniej i trwalej zapadają nam w pamięci krytyczne uwagi niż drobne pochwały. Z jakiego powodu tak się dzieje? No cóż, tak działa nasz mózg. Aby usłyszeć i zareagować emocjonalnie na krytykę Twój mózg potrzebuję niespełna jednej sekundy, natomiast reakcja i akceptacja pochwały zajmuje mózgowi od 6 do 8 sekund. Wniosek z tych badan jest prosty. Aby zachować równowagę, musisz zwielokrotnić wzmocnienia i pozytywne komunikaty. Oczywiście jest różnica między tym co mówisz, jak mówisz, kiedy to mówisz i w jakim celu to mówisz. Należy również rozróżnić chwalenie, od komplementu, a ten z kolei do dowartościowania. To trzy różne strategii i zwroty.

21. Pozwól na kreatywność i inicjatywę.

Każdy pracownik w pierwszych miesiącach swojej pracy wykazuje wyższy poziom kreatywności i świeżego spojrzenia na strukturę i procesy funkcjonujące w firmie. Jest otarty na wymianę swoich spostrzeżeń i chętny do dalszego procesu kreacji. Zależy mu na tym aby wnieść wyższą wartość poprzez swój udział w firmie. Z czasem rutynizuje swoje obowiązki i automatyzuje swoje zachowanie. Na etapie synergii w życiu zespołu można podzielić pracowników na dwa typy – tych, którzy wykonują swoje zadania w pełni zrutynizowany sposób oraz tych, którzy wykonują swoje zadania i przy tym myślą i zastanawiają się jak usprawnić procesy! Każdy wygenerowany pomysł przez pracownika jest cenny, nie z uwagi na jego wartość jednostokową, lecz z powodu, że pozwalasz i wzmacniasz wartość generowani pomysłów. Jeżeli usłyszysz od przełożonego jakiś dziwny pomysł, to nigdy nie krytykuj. Zapisz go na listę pomysłów tak aby pracownik zauważył, że może przyjść z każdym pomysłem do Ciebie. Jeżeli tak postąpisz, to pracownik z czasem może przynieść Ci pomysł, który będzie wart miliony. Za każdym cennym pomysłem było 1000 pomysłów małowartościowych, ale niestety bez tych pomysłów nie pojawiłby się ten na który czekasz.

22. Oddaj odpowiedzialność.

Kierownik, który boi się oddać odpowiedzialność swojemu zespołowi, doprowadza siebie do przepracowania, koncentrując się bardziej na zadaniach niż na planowaniu i delegowaniu zadań. Skuteczny menadżer potrafi delegować zadania a wraz z nimi przekazywać kompetencje i odpowiedzialność za projekty. Zjawisko : „Zrobię to szybciej” lub: „Nikt nie zrobi tego lepiej jak ja” jest zjawiskiem nacechowanym niepokojem i obawą przed błędami, które mogą popełnić pracownicy. Taki kierownik, zamiast nauczyć i przygotować pracownika do pełnienia obowiązków sam próbuje kontrolować cały proces pracy wykonując szereg zadań w tym procesie. Niecierpliwość, brak zaufania i bark akceptacji błędów przez menagera podtrzymuje schemat braku dzielenia się odpowiedzialnością. Jeżeli chciałbyś nauczyć się oddawać odpowiedzialność, to zacznij dzielić się drobnymi zadaniami, następnie przekazuj coraz bardziej złożone zadania, aż w konsekwencji oddaj całość i rozlicz pracownika z wyniku. Pracownik, który czuje odpowiedzialność za całość zadania stara się bardziej i myśli perspektywicznie. Odnosząc sukces w pracy zwiększa swoją motywację i chętnie przyjmie kolejne zadanie.

23. Kontroluj przebieg zadania ale nie ludzi.

W trakcie systematycznych spotkań, zastanów się od jakich pytań i tematów rozpoczniesz spotkanie. W pierwszej kolejności postaraj się budować relacje miedzy pracownikami. Jak zbudujesz sprzyjający klimat przejdź do zagadnień merytorycznych. Wspólnie z zespołem przeanalizuj postępy pracy, zauważ pozytywne efekty i dopytaj o obszary do poprawy. Gdy zbierzesz potrzebne informacje i ustalisz z zespołem kolejne kroki zadbaj swobodną dyskusję, aby każdy mógł wypowiedzieć się, zgłosić swoje spostrzeżenia i uwagi.

24. Rozwiązuj konflikty w sposób właściwy.

Konflikt jest częścią procesu interpersonalnego w firmie. Każda firma potrzebuje konfliktu o umiarkowanym nasileniu. Konflikt o niskim potencjale oznacza, że ludziom zależy na pracy i na realizacji zadań. Tylko z jakiegoś powodu napotykają na przeszkody na drodze do celu. Przeszkoda wywołuje u wielu napięcie, które z kolei przekształca się w zachowanie i to niejednokrotnie w zachowanie konfrontacyjne, więc konflikt jest już gotowy. Menadżer powinien rozpoznać style pracowników radzenia sobie z konfliktami, np.: rywalizacja, współpraca, kompromis, akomodacja czy unikanie. Poza sposobem rozwiazywania konfliktu, szef powinien zwrócić uwagę na:

  • Fazę w jakiej znajduje się konflikt
  • Proces jaki jest pomiędzy pracownikami
  • Czego dotyczy konflikt
  • Jak długo trwa konflikt
  • Jak jest typologia osobowości pracowników

Przy tym zbiorze danych, każdy szef jest w stanie właściwie rozwiązać konflikt. Przydatne zasady pracy z zespołem w konflikcie:

  • wspieraj i uczy komunikacji skoncentrowanej na rozwiązaniach
  • podawaj przykłady konstruktywnego rozwiązywania konfliktów
  • dbaj o przestrzeń i wypowiedź każdego pracownika
  • umiejętnie reaguj na opór, wsłuchaj się w potrzeby pracownika
  • trzymaj się reguł i regulaminu
  • prowadź negocjacje zmian ułatwiających współpracę w grupie
  • jeżeli sprawa jest ważniejsza dla pracownika a nieistotna dla ciebie zastosuj akomodację
  • jeżeli pracownicy lepiej są w stanie rozwiązać konflikt to lepiej trzyma się na dystans od tego konfliktu
  • pozwól ludziom na przejście przez proces konfliktu – pod warunkiem, że efektywność pracy i morale nie spada.

25. Prowadź okresową ewaluacją postępów pracy i rozwoju pracownika.

Każdy pracownik jest zainteresowany tym, w jaki sposób menadżer ocenia pracę podwładnego. Pracownicy otrzymujący feedback chętniej zmieniają swoje podejście do pracy i usprawniają swoje zachowania. Rozwój jest zawsze możliwy, tylko należy stworzyć ku temu możliwości. Skuteczny lider docenia indywidualne rozmowy z pracownikami, wykorzystując czas rozmów na planowanie rozwoju pracownika. Do najczęściej wykorzystywanych metod ewaluacji postępów pracy można wykorzystać Okresową Ocenę Pracownika:

  • Ocena pracownika 90 stopni – ocenia wyłącznie przełożony.
  • Ocena pracownika 180 stopni – ocenia przełożony dołącza się również samoocenę pracownika.
  • Ocena pracownika 270 stopni – ocenia przełożony dołącza się również samoocenę pracownika i oceniają współpracownicy.
  • Ocena pracownika 360 stopni – ocenia przełożony plus samoocena pracownika, współpracowników i podwładnych.
  • Ocena pracownika 360+ stopni – ocenia przełożony plus samoocena pracownika, współpracowników, podwładnych i klientów.

Zalet profesjonalnie przeprowadzonej rozmowy z pracownikiem jest wiele. Starannie opracowany system ocen, przyjazna rozmowa i motywujące podejście, umożliwia:

  • zwiększenie efektywności zarządzania przedsiębiorstwem;
  • określenie dotychczasowego i możliwego do osiągnięcia poziomu wydajności pracy;
  • poprawę jakości pracy;
  • dostarczenie informacji koniecznych do planowania i realizowania funkcji personalnej w organizacji;
  • ocenę i selekcję osób przeznaczonych do awansu;
  • bliższe powiązanie systemu premiowania z efektami i jakością pracy;
  • opracowanie skutecznego systemu motywacyjnego;
  • określenie potrzeb szkoleniowych pracowników;
  • zastąpienie subiektywnych lub przypadkowych opinii, obiektywnymi kryteriami oceny wyników pracy.

Pamiętaj o tym, że rozmowy ewaluujące proces pracy u pracownika mają służyć rozwojowi, dlatego ważne jest abyś prowadził je w duchu Dialogu Motywującego. Oczywiście może prowadzić takie rozmowy na bieżąco w trakcie, gdy pojawia się ku temu okazja i możliwości, albo okresowo, zgodnie z założeniami prowadzenia Okresowych Ocen Pracowniczych.

26. „Daj na luz” sobie i swoim pracownikom.

Gospodarka rabunkowa na organizmie nie może trwać wiecznie. Przychodzi czas, gdy po wysokiej wydajności spada nam efektywność. Potrzebujemy odpocząć i zregenerować swoje siły. To czas na zbieranie sił. Każda taka przerwa to inwestycja w kolejną wydajność. Pracownik jest efektywny nie pomimo przerw jakie sobie serwuje ale poprzez przerwy którymi siebie obdarowuje. Gdy prowadzisz np.: spotkanie robocze i omawiasz ważne zagadnienia, a wszyscy w zespole są maksymalnie skoncentrowani, to ważne aby około 10 % tematów poruszanych w trakcie spotkania dotyczyła dygresji i luźnych niezwiązanych ze spotkaniem tematów. Te 10 % luzu zapewnia lepszą pracę mózgu i większą wydajność. Gdy jako kierownik dociskasz swój zespół przy projekcie, który trzeba zrealizować na wczoraj, to po zrealizowaniu projektu, odpuść ludziom. Dzień lub dwa dni luzu dobrze zrobią pracownikom. Wrzuć na luz – to hasło, które również Tobie jako kierownikowi powinno towarzyszyć, szczególnie wtedy gdy sprawy nie idą tak jakbyś sobie tego życzył.

27. Buduj przymierze przywódcze.

Ludzie potrzebują liderów, przywódców, mentorów. Wzorców do naśladowania. Osób o silnym kręgosłupie moralnym, przewidywalnych, sprawiedliwych i z niezachwianym systemem wartości. Jako menadżer, możesz być tylko: „prezesem”, „dyrektorem” czy „kierownikiem”, który pełni funkcje zarządzania, pod które pracownicy muszą się podporządkować. Natomiast, gdy jesteś przywódcą to tworzysz przymierze z zespołem, dzięki któremu ludzie chcą iść z Tobą i to ramię w ramię, wszędzie tam gdzie wyznaczysz cel. Dla liderów jesteśmy w stanie zrobić więcej niż dla dyrektorów/kierowników. To specyficzne przymierze jest pewnym splotem oddziaływań które współtworzysz z zespołem. Wpływasz na ich myśli, zachowania i emocje. Budując przymierze przywódcze w zespole będziesz miał wiele radości ze swojej pracy.

28. Naucz się organizować własny harmonogram pracy i ustalaj priorytety.

Każda niewykorzystana godzina pracy w kalendarzu pracownika to informacja zwrotna do Ciebie – „Naucz się organizować własny harmonogram”. Ludzie odnoszący sukcesy to ludzie z wizją, pracowici i niesamowicie zorganizowani. Jeżeli masz poczucie, że ciągle brakuje Ci czasu, że każdy pracownik jest niezorganizowany, że wszyscy chcą czegoś od Ciebie i wszystko jest robione na ostatnią chwilę, to warto zatrzymać się i zmienić swoje priorytety w zadaniach. Zanim zaczniesz zarządzać czasem swoim i swoich pracowników to zastanów się nad zarządzaniem sobą w czasie. Ta subtelna różnica robi wielką różnicę w Twoich priorytetach. Liderzy, wiedzą jak organizować swoją wydajność, poznają swoje schematy efektywności, rozwijają umiejętność rozpoznawania godzin o najwyższej, średniej i niskiej wydajności. Wiedzą jakie towarzyszą im procesy poznawcze, gdy nie mogą się skupić, jakie emocje podtrzymują napięcia i jakie zachowania temu towarzyszą. Z jednej strony znajomość siebie a z drugiej strony świadomość celów życiowych i wartości jakie za sobą niosą. Właściwie ustalony priorytety stają się znakami drogowymi, dzięki którym bezpieczniej i komfortowo możemy podróżować z pewnością, że dotrzemy do wyznaczanego celu.

29. Bądź otwarty na zmiany.

Liderzy to ludzie z otwartymi umysłami i chętni do eksperymentowania. W życiu zawodowym menadżera jest wiele możliwości doświadczania zmian. Z praktyki wiemy, że nie zawsze reagujemy pozytywnie na zmiany. W pierwszej chwili natura ludzka opiera się zmianom, potrzebuje czasu aby przyswoić nowe. Z perspektywy procesu uczenia się i działania naszego mózgu to zrozumiały proces. Bez względu jak bardzo możemy nie lubić zmian, to niestety ale jesteśmy poddawani temu powszechnemu zjawisku. Każdego dnia doświadczamy zmian. Przywódca, który posiada doświadczenie wie, że nie tylko trzeba być otwartym na zmianę, ale wręcz te zmiany należy wywoływać. Zmieniający się rynek wymaga od nas szybkiej adaptacji, a przede wszystkich przewidywania i kreowania zmian w skali mikro i makro.

30. Dziel się wiedzą.

Im więcej transferu wiedzy tym bardziej kompetentny zespół. Wiedza, często pojawia się jako skutek wymiany informacji w zespole. Menadżer, potrafiący szybko uczyć sowich pracowników i motywować do uzyskania wysokiego poziomu wiedzy jest w stanie szybciej skalować swój biznes. Dzielenie się wiedzą może być jednym z filarów kultury organizacyjnej. Firmy, które wzmacniają postawy pracownicze współpracy zespołowej i transferu wiedzy notują większą konkurencyjność na rynku. Jako lider twórz możliwości do mikro szkoleń, coachingów on the Job, czy superwizji zespołu.

31. Pytaj innych i proś o pomoc, sam udzielaj pomocy.

Mimo tego, że prośba o pomoc, to szansa na zbudowanie zaufania i dowartościowanie kompetencji członków zespołu, to niestety, menadżerowie mają opory przed poproszeniem o pomoc, czy przyznania się do niewiedzy. Zdarzają się też menadżerowie, którzy myślą, że wiedzą wszystko, uważają, że ich problemy są wyjątkowe, więc nikt nie jest w stanie im pomóc i nikt ich nie rozumie. Kierownik bez zespołu i zaufania to samotny kierownik. Sztuka udzielenia pomocy i proszenia o pomoc to właściwa droga do tworzenia Turkusowej Organizacji, jako modelu odpowiadającego na zapotrzebowanie obecnego środowiska pracy.

32. Twórz historię i celebruj ważne momenty zespołu.

Jesteśmy wychowani w narracji i historiach. Opowieści towarzyszą nam przez całe życie, od legend, podań, baśni, bajek, historii na filmach kończąc. Identyfikujemy się z bohaterami opowieści, czerpiemy wzorce z zachowań naszych idoli. W firmie warto tworzyć historię całego zespołu, i historię firmy, w której każdy pracownik wpisuje się na jej karty. Celebruj ważne wydarzenia z życia pracownika:

  • Rocznice rozpoczęcia pracy
  • Awanse zawodowe
  • Pierwsze sukcesy zawodowe
  • Rozwój zespołu
  • Zdobycie nowych rynków
  • Zakończeni projektów
  • Rozpoczęcie projektów
  • Podpisanie ważnych umów

Możesz zastanowić się tez na drobnymi gestami, które pokazują, że pamiętasz o ważnych datach w jego prywatnym życiu: imieniny, urodziny, narodziny dziecka. Wystarczy złożyć życzenia i uścisnąć rękę. Takie gesty na długo zostają w pamięci pracownika. Tak tworzysz historię każdego członka Twojego zespołu.

33. Szukaj nowych wyzwań i rozwija się.

Twoja przygoda w zarządzaniu jest wyzwaniem dla Ciebie jak i dla Twojego zespołu. Każdy projekt, każda nowo zatrudniony pracownik, kolejny sukces i kolejne niepowodzenie jest możliwością do ciągłego rozwoju. Poczucie, że wiesz już wszystko jest niebezpieczne dla nowoczesnego i autentycznego menadżera. Poczucie, że jest obszar do rozwoju jest szansą dla Ciebie, zespołu i firmy, czego z całego serca Ci życzę.

Jest tak dużo treści z którymi chciałbym się z Tobą podzielić. Jest tak dużo umiejętności, których chciałbym Cię nauczyć.

Mam nadzieję, że te 33 inspirujące porady pomogą Tobie w zarządzaniu zespołem a jeżeli jesteś ciekaw jakie narzędzia i metody można zastosować w rozwoju tych 33 porad to zapraszam Cię do konsultacji lub szkolenia.

Zapraszamy na nasze bezpłatne konsultacje: 605737507

 

Autor: dr Wojciech Chmielewski
Trener DM – specjalizuje się w psychologii zarządzania, komunikacji, edukacji i motywacji.
Uwaga. Wszelkie prawa autorskie i majątkowe do tego artykułu zastrzeżone.®