Pytaj innych i proś o pomoc, sam udzielaj pomocy

Dlaczego menadżerowie mają problem z proszeniem o pomoc? Nie jesteś sam, proś o pomoc i buduj zaufanie wśród pracowników. 

Proszenie o pomoc przez menadżerów bywa często postrzegane jako oznaka słabości, ponieważ uważają oni, że osoby proszące o pomoc są mało kompetentne i zależne od innych. Szczególnie dotyczy to menadżerów o dyrektywnym stylu zarządzania. Uważają, że gdy zaczną prosić swoich pracowników o pomoc to stracą szacunek, autorytet i będą pokątnie wyśmiewani przez pracowników. Jednak proszenie o pomoc jest wyrazem zaufania do pracownika i docenieniem jego profesjonalizmu. Przecież dobry menadżer to ten co potrafi m.in. dobierać najlepszych specjalistów do swojego zespołu. Prawdziwi liderzy potrafią budować autorytet i szacunek na proszeniu o pomoc i uczeniu się od własnego zespołu.

Dlaczego kultura proszenia o pomoc w pracy wzmacnia lidera i zespół?

Prosząc o pomoc, przekazujesz nieświadomie informacje innym osobom, ufam Tobie, szanują Twoją wiedzę i kompetencje, wierzę, że poradzisz sobie, chcę się od Ciebie uczyć.  Takie zachowania przynoszą korzyści indywidualne i zbiorowe. Co zyskuje osoba prosząca o pomoc? Z pewnością rozwija w sobie postawę zaufania, współpracy, otwartości na naukę i efektywną komunikację. Co zyskuje środowisko pracy w którym ludzie otwarcie proszą innych o pomoc?  Z pewnością dochodzi do transferu różnego zestawu umiejętności i wiedzy specjalistycznej między członkami zespołu. Wymiana informacji i wzajemnej pomocy otwiera ludzi na współpracę i koncentruje ich na realizację wspólnych celów.

Proszenie o pomoc to nie słabość.

Proszenie o pomoc z pewnością wyprowadza Cię ze strefy komfortu. Oczywiście nie należy tego mylić ze słabością. Wręcz przeciwnie, przyznanie się do swoich ograniczeń to jedyny sposób na naukę i rozwój. Uczysz się nowych umiejętności, wzmacniasz kulturę organizacją opartą na rozwoju i zaufaniu a także przyjmujesz pewne strategie, których nawet nie byłeś świadomy. Często zdarza się, że możesz utknąć na jakimś rozwiązaniu i cóż wtedy? Poproś o pomoc. W artykule opublikowanym w Harvard Business Review Peter Bregman można przeczytać, że ​​bycie prawdziwym liderem oznacza umiejętność nawiązywania kontaktu z innymi. Ludzie stale tworzą lepsze relacje z tymi, z którymi są bardziej zgodni i z którymi potrafią współpracować niż z tymi, którzy wierzą, że mogą zrobić wszystko samodzielnie.

W jaki sposób zacząć prosić innych o pomoc w miejscu pracy?

• Mów konkretnie i precyzuj czytelnie swoje prośby, nie rób długich wstępów, nie uzasadniaj nadmiernie, nie dramatyzuj, wyraź wprost swoją prośbę.
• Nie manipuluj, nie strasz, nie stawiaj pracownika pod ścianą.
• Nie zmuszaj do pomocy i nie szantażuj.
• Jeżeli zawracasz się do osoby mało znanej przedstaw się, o ile jest to konieczne.
• Poinformuj o wyzwaniu, nad którym pracujesz i powiedz w jakim obszarze potrzebujesz pomocy.
• Wyjaśnij, jakiej potrzebujesz pomocy, w jakim czasie chciałbyś ją uzyskać. Prosząc o pomoc daj niezbędne zasoby pracownikom i ustal proste kroki do realizacji tej prośby.
• Ustal termin realizacji niezbędnego wsparcia.
• Daj pracownikom wybór odmowy lub częściowej realizacji prośby, zasugeruj, że chociaż pomoc jest opcjonalna, jest bardzo przez Ciebie ceniona.
• Pamiętaj o wdzięczności. Podziękuj za przysługę i współpracę.
• Proszenie o pomoc działa w dwie strony, pozwól innym również prosić Cię o pomoc.
• Wywiązuj się z pomocy na rzecz innych pracowników.
• Jako szef nawet gdybyś potrafił zrobić wszystko samodzielnie to i tak poproś innych o pomoc.
• Jeżeli pracownik odmówi pomocy bądź wyrozumiały, być może brakuje mu zasobów lub zdolności do realizacji zadania.
• Jeżeli pracownik zrealizował pomoc częściowo, rozpoznaj powody, dla których nie potrafił ukończyć zadania i wspólnie poszukajcie rozwiązań na dokończenie zadania.

W zgranych zespołach, ludzie lubią pomagać, ponieważ czują, że jest to ich opcja, a nie kolejne zadanie, które muszą skreślić z listy. Ludzie pomagający czują się ważni, widzą, że mają wpływ na kreowanie zmianami i rozwojem firmy. Każda pomoc wzmacnia, angażuje i motywuje do dalszej pracy.

Przykładowe zwroty i strategie efektywnego proszenia o pomoc.

• Proszenie z uzasadnieniem: „Małgosiu, pracujesz w naszym zespole 12 lat i jesteś odpowiedzialna za system CRM. Jak wiesz przygotowujemy się do nowego projektu i mam do Ciebie prośbę, czy mogłabyś nam pomóc w zaprojektowaniu nowych funkcji w CRM do tego projektu?”
• Proszenie z przyzwoleniem: „Adam, czy mogę prosić Cię o przygotowanie raportu za ostatni kwartał dotyczący wolumenu, marżowości, rotacji towarów i zysku?”
• Proszenie z przyzwoleniem: „Ola, czy mogę liczyć na Ciebie w przyszły piątek w ramach przygotowań firmowej imprezy?”
• Proszenie z wyborem: „Kto mógłby pomóc naszej nowej koleżance w wypełnieniu ankiety?”
• Proszenie z wyborem: „Kto chciałby wesprzeć nasz zespół swoimi pomysłami i pomóc nam wypracować strategię promocji produktu…”
• Proszenie ukierunkowane, wskazujące: „Dawid, pomożesz mi w przygotowaniu dokumentacji?”
• Proszenie odroczone: „Gdybyście mogli, to bardzo Was proszę zastanówcie się i przedyskutujcie w jaki sposób moglibyśmy rozwiązać system dyżurów pełnionych w biurze. Dobrze?”
• Proszenie z ograniczonym wyborem: „Gabrysia, czy wolisz pomóc mi w zadaniu z inwentaryzacją czy czujesz się lepiej z przygotowywaniem raportów?”
• Proszenie z wyznaczeniem daty: „Kochani potrzebuję do tej środy 3 chętne osoby do pomocy przy przeprowadzce, bardzo proszę Was o pomoc w tym temacie.”

Prosząc o pomoc pozwalasz wykazać się innym osobom swoim dobrem i pozytywnymi cechami osobowościowymi. Większość ludzi czuje satysfakcję z faktu pomagania innym, jest to ich osobista wartość, zgodnie z która żyją. Pozwól pracownikowi być dobrym człowiekiem. Jako menadżer wspieraj też innych i pokazuj na własnym przykładzie, że można liczyć na Ciebie. Bądź skory do pomocy i wsparcia. Po kilku miesiącach, będziesz zaskoczony, że w Twoim zespole panuje kultura wzajemnej pomocy. Te strategie nie tylko pomagają menadżerom skutecznie prosić o pomoc, ale również uczą zespoły, jak współpracować w bardziej zintegrowany i efektywny sposób. Firmy, które decydują się na ten krok, odkrywają, że są lepiej przygotowane na przyszłość, w której elastyczność, zdolność do ciągłego uczenia się, adaptacja i wzajemna pomoc decydują o sukcesie.

Jak zawsze jestem tutaj dla Ciebie. Życzę Ci wielu możliwości pomagania innym i wspierania innych w niesieniu pomocy. Proś innych o pomoc i buduj kulturę organizacją opartą o wzajemną pomoc. Trzymam kciuki za Twoje sukcesy.