Zapraszam do lektury. Orientacyjny czas czytania: 4 minuty

Autor: dr Wojciech Chmielewski

Kciuk w górę

Jak skutecznie delegować zadania?

  • WYRABIAJ NAWYK DELEGOWANIA ZADAŃ!

Każde zadanie, które uważasz, że wykonasz samodzielnie przenalizuj pod kątem, czy nie można go podzielić i delegować jego części do wykonania. Nawet gdyby delegowane zadanie było nadzwyczaj łatwe to również rozważ możliwość delegowania. Nie zastanawiaj się długo, nie czekaj, nie trzymam zadań w kolejce do wykonania, tylko przekaż pracownikowi. Wyrabiaj nawyk delegowania. 

 

  • DELEGUJ Z WYPRZEDZENIEM, DELEGUJ W TRAKCIE SPOTKAŃ I ODPRAW. 

Dbaj o czas pracownika i pozwól mu zaadoptować się do nowego zadania. Zrobisz to poprzez szybkie delegowanie zadań w trakcie spotkań, czy codziennych odpraw. Zapisz na liście kilka zadań i deleguj je w trakcie jednego spotkania z pracownikiem. Nie dzwoń do niego co godzinę z nowym zadaniem lub nie wysyłaj 10 wiadomości testowych podczas 8 godzinnego dnia pracy. Każdy pracownik ma swoje zadania i chciałby się skupić na nich, częste przerywanie pracownikowi wytrąca go z procesu pracy i demotywuje. Nie deleguj zadań na ostatnią chwilę, ponieważ to świadczy o tym, że jesteś niezorganizowany. 

 

  • DBAJ O ODPOWIEDNIĄ ILOŚĆ CZASU NA WYKONANIE ZADANIA. 

Właściwie zarządzaj czasem swoim i pracownika. Zaplanuj wystarczający czas na realizację zadania i w celu uniknięcia niespodzianek dodaj do wyznaczonego terminu około 20% buforowego czasu. Pracownikowi przekaż informacje z wyprzedzeniem aby mógł zaplanować to zadanie w swoim harmonogramie.  

 

  • ZADANIE MUSI MIEĆ SENS. WSKAŻ NA CEL GŁÓWNY ZADANIA. 

Zadanie musi wpisywać się w zakres obowiązków pracownika. Zakres obowiązków wpisuje się w cele operacyjne i strategiczne firmy, a te w następstwie wpisują się w misję firmy. Gdy pracownik podejmuje się jakichkolwiek zadań to zastanawia się w jakim celu to robi i czy to co robi ma jakikolwiek sens. Delegując zadania zainspiruj pracownika. Przedstaw cel wykonania zadań i pokaż jakie ma to znaczenie dla rozwoju działu, firmy i zespołu.  

 

  • DELGOWANIE ZADAŃ TO SZTUKA KOMUNIKACJI Z PRACOWNIKIEM. ZADBAJ O FORMĘ I TREŚĆ PRZEKAZU.

Przygotowując się do delegowania zadań, poukładaj w swojej głowie myśli, a najlepiej zapisz na kartce treść i sposób delegowania zadania. Gdy w spokoju rozpoczniesz delegowanie to z pewnością wykonasz to zgodnie ze sztuką poprawnej komunikacji werbalnej i niewerbalnej. Rozmowa z pracownikiem na temat zbliżającego się wyzwania powinna być prowadzona w duchu zaufania, wsparcia a treść przekazywana w sposób merytoryczny i oparty na faktach. (więcej na szkoleniu – jak komunikować się z pracownikami i budować efektywny zespół.) 

 

  • WYZNACZ RAMY CZASOWE. USTAL DEADLINE. 

Ramy czasowe dyscyplinują i porządkują przekaz. Czas jest zasobem, którym pracownik zarządza i planuje swoje aktywności. Ustalaj czas realizacji zadań wraz z pracownikiem, tak aby ramy czasowe były akceptowalne przez dwie strony. Oczywiście w sytuacjach wyjątkowych jako menadżer masz prawo reorganizować pracę pracownika i zmieniać priorytety czasowe. Ważne jest abyś za często nie dokonywał takich zmian, ponieważ wprowadzisz chaos poprzez który pracownik zdemotywuje się do przyszłych nowych zadań. 

 

  • DELEGUJ ZGODNIE Z MOTYWACJĄ I KOMPETENCJAMI.  

Oceń w jakim stopniu pracownik jest w stanie wykonać powierzoną pracę i jaką ma postawę do wykonania tych zadań. Być może ma wysoki poziom kompetencji ale niski poziom chęci do jej wykonania. Z drugiej strony może mieć wysoki poziom chęci ale niski poziom kompetencji. Rozróżniaj kompetencje i chęci aby właściwie delegować zadania. 

  

  • BĄDŹ BLISKO MOTYWACJI PARCOWNIKA.

Każdy ma swoje powody do tego aby podejmować się trudnych wyzwań lub wykonywać rutynowe obowiązki. Sprawdź powody dla których twoi członkowie zespołu podejmują się realizacji zadań. Być może jest to potrzeba rozwoju, być może potrzeba znaczenia, potrzeba dobrze wykonanej pracy, potrzeba docenienia przez szefa,  a może tzw. „świętego spokoju”. Słuchaj uważnie i pracuj na motywacji swojego pracownika. (trochę więcej o motywacji znajdziesz w artykule: Dialog Motywujący – pomóż w znalezieniu motywacji | Szkolenia CPS) 

 

  • WYZNACZ ZASOBY I PRZEKAŻ KOMPETENCJE.  

Motywacja i zasoby. Dwie składowe sukcesu w pracy. Delegując zadania sprawdź czy pracownik ma niezbędne zasobu do wykonania pracy, często twój pracownik oporuje przed przyjęciem zadania, nie dlatego, że nie chce wykonać zadania ale dlatego, że uważa, że nie sprosta wyzwaniu z powodu braku zasobów (czasu, wiedzy, narzędzi, finansów, ludzi, twojego wsparcia, czy kompetencji, itp.). Zbadaj zasoby i postaraj się  je dostarczyć, pamiętaj też o przekazaniu decyzyjności.  

 

  • ZADBAJ O INFORMACJE ZWROTNE. MONITORUJ POSTĘPY. 

Monitorowanie i kontrolowanie to jeden z aspektów procesu zarządzania. Pozwala on sprawdzić czy założenia strategiczne np.: projektu realizowane są  zgodnie z twoim planem a ich sposób wykonania przyniesie zamierzone efekty.  

W trakcie delegowania poproś pracownika aby powtórzył jak zrozumiał zadanie i w jaki sposób zamierza  je zrealizować. Uważnie słuchaj i koryguj to co zostało zniekształcone w odbiorze. Gdy uznasz, że rozumiecie się co do celu, sposobu i terminu realizacji prac, to pozwól pracownikowi na rozpoczęcie prac. W trakcie wykonywanych prac również ustal harmonogram monitorowania postępów.   

 

  • WESPRZYJ PRACOWNIKA. DAJ ZASOBY LUDZKIE.   

Z pewnością, każdy chciałby  mieć kogoś na kim mógłby się trochę oprzeć, szczególnie wtedy gdy przychodzi kryzys. W pracy zjawisko poszukiwania wsparcia jest powszechne i naturalne. Jako szef zadbaj o stworzenie wsparcia dla pracownika. Możesz wskazać konkretną osobę do pomocy, lub co pewien czas dopytywać, czy pracownik nie potrzebuje pomocy. Przy zadaniach długotrwałych od czasu do czasu daj chwilę wytchnienia.  

 

  • CELEBRUJ SUKCESY. 

Sukces ma swoją matkę i ojca ale nie musi to być zawsze kierownik😊. Podziękuj pracownikowi za starania i sukcesy. Podsumuj co osiągnęliście i jak bardzo jego praca przyczyniła się do realizacji strategicznych celów firmy. Świętujcie wspólnie osiągnięty cel. Odpocznijcie przez chwilę i czas na kolejne ciekawe wyzwanie.  

 

Co chciałbyś zmienić w swoim procesie delegowania zadań? 

Opowiedz nam o tym, być może zainteresują Cię nasze rozwiązania?

Zapraszamy na nasze bezpłatne konsultacje: 605737507  

Jeżeli chciałbyś nauczyć się skutecznie delegować zadania i rozwijać samodzielność pracowników, to zapytaj nas o szkolenie.

 

Autor: dr Wojciech Chmielewski

Trener DM – specjalizuje się w psychologii zarządzania, komunikacji, edukacji i motywacji.  

Uwaga. Wszelkie prawa autorskie i majątkowe do tego artykułu zastrzeżone.®