Sztuka definiowania i osiągania motywujących celów

Druga porada artykułu 33 PORADY doceniane przez menadżerów zarządzających zespołem

„Osiągasz to w co celujesz”
„Twój wzrok i działanie podąża za Twoimi celami”

Każda firma dąży do równoległego osiągnięcia wielu celów, które tworzą tzw. zbiór celów. W tym zbiorze mieszczą się cele indywidulane, zespołowe i organizacji. Wielkość tego zbioru zależy od struktury zespołu, rodzaju organizacji, środowiska gospodarczego w jakim funkcjonuje firma. Zbiory celów inaczej nazywane wiązką celów wynikają z celów strategicznych firmy, a cele strategiczne firmy wpisują się w misję i wizję całej organizacji. Podobnie jak w prywatnym życiu, cele dalekosiężne (budowa domu, wykształcenie, podróże, zabezpieczenie finansowe, dobry stan zdrowia) rozkładają się na cele dziesięcioletnie, te z kolei na cele roczne, kwartalne i miesięczne. Określenie celu pomaga w podejmowaniu decyzji i wyborze codziennych czynności, które przybliżają do konsekwentnej realizacji celu. Wszystkim celom zawsze przyświecają wartości, które mocno hierarchizują kolejność i siłę ich realizacji.

Powrócimy do organizacji, w której menadżerowie wybrali model zarządzania poprzez cele. Specjaliści wiedzą doskonale, że formułowanie celów przynosi organizacji wiele korzyści. Do najważniejszych korzyści warto zaliczyć:

• Wyznaczony kierunek działań – trudno wówczas mówić o przypadkowości i chaotycznym działaniu, ponieważ przy ustalonych i zaakceptowanych celach możemy dokładnie mierzyć postępy. Zawsze jesteś w stanie sprawdzić czy twój zespół znajduje się na właściwej drodze.
• Jest to doskonałe źródło informacji o motywacji, zaangażowaniu, spójności działań wśród pracowników i zespołów.
  Mierzalność poprzez KPI – wskaźniki, którymi oceniamy etapy osiągania celów i utrzymujemy kontrolę nad procesem realizacji celów.
  Motywują i angażują w zadania i silnie identyfikują z zespołem i firmą. Przy dobrze zdefiniowanych celach zimniejsza się opór podczas delegowania zadań.
• Zwiększają odpowiedzialność indywidualną za sukcesy firmy.
• Dają poczucie sensu podejmowanych wyzwań i poczucie wartości w zakresie udziału w sukcesach.
  Wzmacniają poczucie wpływu i autonomii pracownika. Każdy członek zespołu ma poczucie współdecydowania i współkształtowania rozwoju firmy.

Cele powinny być zharmonizowane poprzez rozwiązania systemowe, a ich skoordynowanie powinno usprawniać pracę zespołów. Aby to osiągnąć każda organizacja potrzebuje misji i wizji firmy. Następnie ustalonych celów dalekosiężnych tzw. celów strategicznych, z których powinny wynikać cele średnioterminowe – tzw. taktyczne i krótkoterminowe, czyli operacyjne. Warto pamiętać, że za definiowanie i osiągnie celów odpowiada człowiek, konkretnie jego natura psycho-fizyczna, dlatego bezwzględnie dopasowujemy cele systemowe do wartości i zasobów każdego pracownika. Zgodnie z obserwacjami i badaniami nad prawidłowo funkcjonującymi organizacjami stwierdzono, że organizacje wyspecjalizowane w zarządzaniu poprzez cele osiągają znaczeni lepsze wyniki niż organizacje, w których ta metoda zarządzania jest znikoma. Dodatkowo zauważa się, że pracownicy, którzy pracują na celach, których byli współautorami mają większe poczucie sprawczości, równowagi i odpowiedzialności za wynik.

Każdy menadżer planując zarządzanie przez cele powinien zdefiniować wiązkę celów zgodnie z ich rodzajem:

• Pierwszy rodzaj celów to cele ekonomiczne – definiowane na podstawie aktywności na rynku, związane mocno z finansami, rynkiem zbytu, zdolnością kredytową, itp. Często w sprzedaży określane jako przychód, dochód, obrót, wolumen, marżowość, itd.
• Drugi rodzaj celów to cele pozaekonomiczne – społeczne. Cele społeczne określają w jaki sposób tworzymy architekturę kultury organizacyjnej i komunikacji z rynkiem i społecznością, w której funkcjonuje firma. W tym obszarze należy zwrócić uwagę na:

• warunki i stosunki pracy wewnątrz organizacji,
• poziom zaspokojenia psychospołecznych potrzeb pracowników,
• zarządzanie potrzebami socjalnymi, społecznymi, politycznymi,
• wrażliwość na tworzenie gospodarki odpowiedzialnej społecznie,
• potrzeby pracowników w zakresie współdecydowania o firmie,
• budowanie sprzyjającego środowiska pracy, tworzenie korzystnych warunków dla swoich pracowników.

• Trzecim rodzajem celów są cele produkcyjno – marketingowe. Bardzo łatwo kwantyfikowalne. Ujęte w kategoriach wartościowych i rzeczowych. Produkcja wyrażona w liczbach, procentach lub w jakości produktu. Sprzedaż wyrażona w zasięgach, wolumenie, rozpoznawalności marki, itp. Pozyskiwanie nowych klientów i utrzymania starych. Pozyskiwanie nowych rynków zbytu oraz segmentów.

Równoległa realizacja wiązki celów ekonomicznych, społecznych i produkcyjno-marketingowych pozwala firmie zachować równowagę gospodarczo – społeczną. Wszelkie zachwianie równowagi zmusza kadrę menadżerską do redefiniowania celów i zmiany ich hierarchii w celu powrotu do stabilnej równowagi, w której przedsiębiorstwo może się rozwijać. W dobie zmieniającej się gospodarki, każda organizacja powinna bezustannie monitorować swoje wiązki celów i ich KPI.

W ramach budowania struktury organizacyjnej, każdy menadżer zespołu definiuje wraz z pracownikami cele indywidulane i zespołowe. Zorganizowany zbiór celów motywujących pracowników i zespół powinien być zgodny z celami organizacji. Poniżej znajdują się trzy główne cele, z których stworzysz wiązkę celów.

• Cel strategiczny – cel wieloletni od 5 lat wzwyż. Cele strategiczne definiują menadżerowie najwyższego szczebla. Stanowi on fundament w strategii organizacyjnej i dalszego etapu tworzenia celów taktycznych i operacyjnych.
• Cel taktyczny – cel średnioterminowy, od 3 miesięcy do 5 lat. Cel definiowany przez menadżerów średniego i niższego szczebla. Kierownicy operacjonalizują działania niezbędne do osiągniecia tych celów. Mają wpływ na sposób i metody ich wykonania. Przydzielają zespołom zadania i kompetencje, delegują odpowiedzialność, koordynują i wspierają w realizacji zadań.
• Cel operacyjny – cel krótkoterminowy od 1 godziny do 3 miesięcy. Pracownik operacyjny na pierwszej linii „frontu” jest odpowiedzialny za definiowanie i realizację celów.

W definiowaniu celów pomocne mogą okazać się postulaty definiowania celów zgodne z metodą SMART, a w wersji rozszerzonej SMARTER.

Zgodnie z akronimem S.M.A.R.T. formułowanie celu powinno być:

konkretne – specyficzne – (ang. Specific). Cel oparty na faktach. Cele konkretne, precyzyjne, nie budzące wieloznaczności. Postulat specyficzności możesz sprawdzić dzięki technice 6W:

• (Who) Kto jest związany z celem?
• (What) Co chcę osiągnąć?
• (Where) Gdzie chcę to osiągnąć?
• (When) w jakim czasie chcę go osiągnąć?
• (Which) Jak go osiągnę? Wymagania i warunki osiągnięcia.
• (Why) Dlaczego chcę osiągnąć dany cel?

Mierzalne – policzalne (ang. Measurable) – w określeniu celów podajemy wartości liczbowe, które możemy zmierzyć. Np.: sprzedaż w wysokości 100 000 zł miesięcznie, sprzedaż 10 000 sztuk produktu XYZ kwartalnie. Te parametry pomagają nam w monitorowaniu i koordynowaniu procesu realizacji celów i zarządzania poprzez cele.

Osiągalny – w zakresie wpływu (ang. Achievable) – cel o zrównoważonym poziomie trudności i możliwy do osiągnięcia. Np.: rodzic, który chciałby aby jego nastolatek lepiej się uczył jest celem niemożliwym do osiągnięcia poprzez rodzica, nie z uwagi na fakt, że jest to nastolatek ale z uwagi na fakt, że ten cel należy do samego nastolatka, ponieważ to on chodzi do szkoły a nie rodzic. Rodzic natomiast ma wpływ na takie cele jak: „organizacja zajęć dodatkowych” „własna nauka efektywnej motywacji nastolatka”, „monitorowanie i wspieranie nastolatka”, „wprowadzenie systemu monitorowania postępów i rozmowa z nauczycielami”. W wersji alternatywnej można spotkać inne rozwinięcie dla literki A: ambitious (pl. ambitny) – cel, który chcę osiągnąć ale obawiam się, że mogę nie podołać vs. cel zbyt łatwy do osiągnięcia.

Istotny – ważny (ang. Relevant) – najbardziej motywującymi celami w naszym życiu są cele oparte o wartości. W wersji alternatywnej można spotkać inne rozwinięcie dla literki R: realistic (pl. realistyczny)

Określony w czasie (ang. Time-bound) – dokładnie określony horyzont czasowy, w jakim zamierzamy go osiągnąć. Wpisujemy konkretną datę osiągnięcia całego celu lub poszczególne etapy realizacji kamieni milowych.

Warto wspomnieć też o wersji rozszerzonej koncepcji S.M.A.R.T., czyli: S.M.A.R.T.E.R., gdzie dochodzą dwie litery E i R z tegoż akronimu:

• E: ekscytujący (ang. exciting) – cel powinien być emocjonujący. Pobudzać motywację i wprawiać w dobry nastrój. Może towarzyszyć nam mieszanka emocji między przyjemnym pobudzeniem a odrobiną obawy, myśli typu: „czy uda się to zrobić?”, „nie mogę doczekać się efektów”, „kiedy zaczynamy?”, „czy wszystko się ułoży?”, itp. W tej mieszance emocji jest pewne zabarwienie ekscytacji i motywacji do podjęcia działań. Unikamy obojętności i braku motywacji.
• R: zapisany (ang. recorded) – zapisane myśli na kartce zobowiązuje nas do dalszych kroków. To deklaracja, wobec której chcemy się wywiązać. Dodatkowo zapisywanie treści stanowi najwyższą formę myślenia. Zapisując treści precyzujemy nasze wyobrażenia i oczekiwania. Podpisujemy też w pewnym sensie umowę ze sobą, którą można w dowolnym momencie monitorować. Zapisanie swoich celów jest pewnego rodzaju zobowiązaniem do dokonania zmiany.

To tyle na temat wiedzy a teraz kilka praktycznych wskazówek co może nam pomóc w osiąganiu celów:

Łącz cele z wartościami pracowników

System wartości warunkuje nasze postawy, myśli i zachowanie. Cele spójne z wartościami motywują nas do działania. Jeżeli pracownik posiada wartości, np.: „punktualność”, to możemy być pewni, że jego system zmotywuje go do realizacji zadania na czas. Gdyby okazało się, że wartością pracownika jest, np.: „zabawa i rozrywka”, to być może warto skonstruować cel, który zaspokoi tę wartość. Dobra zabawa, rozrywka czy kreatywność powinna być wpleciona w definiowanie tego celu. Być może większy poziom wpływu na cel, dobór zespołu i sposobu realizacji pomorze takiemu pracownikowi zrealizować zadania w oparciu o wartości rozrywki i zabawy. Pracownik, który kieruje się wartościami: powagi, pragmatyzmu, skuteczności, z pewnością będzie inaczej definiował zespół i sposób realizacji celu. Jeżeli chcesz połączyć cele strategiczne, taktyczne i operacyjne z wartościami pracowników, możesz zapytać ich między innym o: „Co jest Tobie ważne w tym celu?”, „Z jakiego powodu uważasz, że powinniśmy zrealizować ten cel?”, „Jak widzisz siebie w realizacji tego celu?”, „Jak wyobrażasz sobie zespół, który będzie realizował ten cel?”, „Czego potrzebujesz aby zrealizować ten cel?”, itd.

Nadaj sens celom

Lubimy wykonywać zadania, które mają dla nas sens. Wartościujemy je jako wartościowe i potrzebne. Wiemy, że należy takie zadania wykonywać ponieważ wpisują się w nasz zakres obowiązków i przynoszą wartość nam, zespołowi i klientom. Jednak czasami otrzymujemy od przełożonych cele, których niestety nie chcemy wykonać. Mamy wrażenie, że są narzucone nam i przeszkadzają w operacyjnej pracy. Być może szef przekazał pracownikowi cel analityczny – operacyjny, np.: wprowadzenie nowego systemu raportowania wyników pracy, na który nie zgadzasz się, ponieważ traktujesz to jako zbędną biurokrację i bark zaufania do twojej osoby. Co zrobić? Zanim przekażesz cel do realizacji, który zostanie odebrany przez pracownika jako bezsensowny, postaraj się odpowiedzieć pracownikowi na następujące pytania:

• Dlaczego to zostaje wprowadzone?
• Co firma zamierza zrobić z danymi?
• Kto uczestniczy w procesie realizacji celu?
• Jak długo należy pracować nad tym celem?
• Którzy pracownicy czekają na wyniki zrealizowanych zadań w ramach tego celu?
• Dlaczego wybrałeś tego pracownika lub ten zespół do realizacji tego celu?

Pokaż drogę do realizacji celu

W trakcie przekazywania lub opracowywania celów należy w pewnym ramach zaprojektować drogę realizacji celu. Szczególnie przy celach strategicznych i taktycznych. Omów z pracownikiem czas niezbędny na realizację zadania, dostęp do zasobów rzeczowych, finansowych i ludzkich. Wytypujcie kamienie milowe i etapy realizacji celów. Ustalcie terminy spotkań roboczych, gdzie będziecie podsumowywali proces realizacji celu. Ustal też horyzont pracy i formy pomocy w realizacji celów.

Dziel cele taktyczne na operacyjne

Najbardziej ambitny cel jest możliwy do osiągnięcia pod warunkiem, że jest podzielony na drobne części. Jeżeli Twój pracownik przeraził się skalą skomplikowania realizacji celu, to uwolnij pracownika od niego samego (od jego natywnych i lękowych myśli). Co oznacza, dozowanie informacji. Nie musisz od razu przekazywać mu wszystkich szczegółów na temat celu. Wystarczy, że dasz mu do wykonania trzy pierwsze kroki, a następnie spotkasz się z nim i znowu przekażesz kolejne wytyczne. Pracując z nim w taki sposób dojdziesz do realizacji najtrudniejszych celów.

Krok 1 – „Janku jak wiesz nasza firma jest w trakcie restrukturyzacji. Ty jako specjalista od HR doskonale sobie radzisz w procesie rozmów z ludźmi. Budujesz dobry klimat i potrafisz ocenić obiektywnie sytuacje w jakiej znajdują się pracownicy. Jeżeli mógłbyś, to bardzo Cię proszę o wykonanie ankiety ewaluacyjnej badającej satysfakcję z pracy i samoocenę własnego rozwoju w firmie…”

Krok 2 – Po wykonaniu ankiety omawiasz kolejny krok: „teraz wytypujemy grupy do dyskusji, pracownicy wypełnią ankiety”.

Krok 3 – Po wykonaniu tych działań spotykasz się z pracownikiem i omawiasz kolejny krok: „uzyskane wyniki w ankietach przekażemy specjalistom, którzy przeanalizują dane, wyślą nam raport, jak będziemy mieli raport to spotkajmy się i omówimy kolejny krok. Dobrze?”.

Krok 4 – Teraz czas na kolejne spotkanie: „specjaliści pod Twoim nadzorem dobiorą zespół do rozmów z pracownikami, omówicie ankiety i opracujecie plan rozwoju dla pracowników.

Krok 5 – Być może na koniec powiesz: „Zgodnie z uzyskanymi danymi pozostaje nam tylko przemodelowanie zakresu obowiązków, przeszeregowanie pracowników i ewentualna redukcja zatrudnienia”.

Ustalasz kolejne kroki w zależności od motywacji, kompetencji i gotowości do wykonania zadań przez pracownika. W tym sposobie pracownik jest w stanie wykonać najtrudniejsze zadania i cele o ile jest właściwie prowadzony przez swojego przełożonego.

Wyznacz minimalny czas

Gdy mamy wyznaczaną granicę to staramy się jej nie przekraczać. Ci którzy nie posiadają takiej granicy często przekraczają wstępne wewnętrzne ustalenia. Codziennie mówimy sobie: „nie będę tego jadł”, „muszę biegać”, „musze iść do lekarza”, „powinien przygotować to sprawozdanie”, „muszę wreszcie nauczyć się języka angielskiego”, itp. Odkładamy, przekładamy i oszukujemy siebie. Dlatego jako menadżer ustalając cel wyznacz minimalną datę startu i minimalny czas realizacji zadania. Taki termin motywuje i szybko ustawia priorytety w harmonogramie pracownika. Możesz też pracować maksymalnymi datami (deadline), ale jest to trochę ryzykowane, gdy ustawisz zbyt wąski margines czasowy.

Zacznij od pierwszego kroku

Nawet najdalsza podróż rozpoczyna się od pierwszego kroku. Nie musisz wykonywać od razu wielu zadań. Zrób jeden malutki krok. Jeżeli ciężko jest Ci ruszyć z miejsca, to weź kartkę i napisz na niej od jakiego małego kroku mógłbyś zacząć. Czasami wystarczy samo zapisanie zobowiązania. Jeżeli chcesz biegać, Twoim pierwszym krokiem może być nałożenie butów sportowych i tyle. W drugim dniu ubierzesz się w dres, a już w kolejnym dniu wyjdziesz ubrany w dres i buty na spacer. Będziesz wykonywał drobne kroki codziennie, gdzie każdy następny krok będzie przesuwał granice dyskomfortu aż zaczniesz biegać z wielkim poziomem chęci. Pamiętaj, bądź dla siebie łaskawy. Im mniejszy krok tym szybciej zaczniesz.

Przekaż kompetencje pracownikom i udzielaj wsparcia

Czasami pracownicy stoją w blokach startowych i już chętnie wykonaliby zadania, które doprowadzą do realizacji celów ale niestety nie mają przekazanych kompetycji: np.: decyzyjnych, sprzętowych, ludzkich, czasowych, itp. Jako kierownik sprawdzaj, czy Twój pracownik otrzymał od Ciebie jasny komunikat co do swoich kompetencji w zakresie realizacji celów.

Redefiniuj zadania

Zawsze posiadaj plan B i C. Gdy sprawy nie idą po Twojej myśli, przeanalizuj sytuację i uruchamiaj plan awaryjny. Czasami delikatna zmiana zadań, może otworzyć pracownika i zmotywować do zmierzania się z celem.

Ogranicz liczbę celów nad którymi pracujesz

Jeżeli masz wiele celów do realizacji to postaraj się je pogrupować. Być może zobaczysz, że w ramach jednej grupy wystarczy pracować nad jednym celem aby pozostałe realizowały się same. To ważne, aby ograniczać liczbę celów nad którymi mamy pracować w tym samym czasie. Najlepiej pracować nad jednym celem, a gdy on zacznie się już realizować to włączamy kolejny cel i kolejny. Maksymalnie możemy pracować nad 3 celami równolegle. Pracuj nad maksymalnie 3 celami w okresie długoterminowym. W okresie krótkoterminowym wyłącznie nad jednym celem. Pamiętaj, że cele które definiujesz i zaczynasz jednocześnie nad nimi pracować zaczynają z sobą konkurować o Twój czas i atencję. Pomóż sobie dobrą organizacją pracy poprzez blokowanie czasu na realizację celów:

• Cel nr 1, np.: 8:00 – 10:00 – pisanie strategii firmy
• Cel nr 2, np.: 13:00 – 14:00 – budowanie relacji z pracownikami
• Cel nr 3, np.: 18:00 – 20:00 – dbałość o stan zdrowia – uprawienia sportu

Połącz swoje nawyki i strategię z systemem osiągania celów

Optymalizacja w realizowaniu celów jest jak najbardziej wskazana. Posiadasz już swój system realizacji celów i masz skuteczne nawyki realizacji zadań. Zapewne wykonujesz już wiele zadań automatycznie lub półautomatycznie. Połącz nowe zadania już z istniejącymi nawykami. Twórz nowe powiązania i przejdź płynnie ten proces. Możesz np.: podczas jazdy samochodem uczyć się języka obcego lub słuchać podcastów. W trakcie zabawy z dziećmi możesz zamienić zabawę w trening. W trakcie przyrządzania posiłków możesz słuchać wykładów online na studiach podyplomowych, itp.

Przygotuj swoje otoczenie

Jeżeli nie chcesz podjadać to lepszym rozwiązaniem będzie ograniczenie zakupów i utrudniony dostęp do lodówki. Jeżeli pracujesz w domu a wszyscy domownicy przeszkadzają Ci w pracy, to być może zakomunikowanie bliskim, że teraz pracujesz a przerwę będziesz miał o godzinie 12:30 może być pomocne w ustaleniu zasad funkcjonowania praca – dom. Zadbaj też o miejsce i porządek przy biurku. Jeżeli chodzisz na siłownię wcześnie rano, pakuj torbę wieczorem – ułatwiasz realizację celu i ograniczysz możliwe wybory. Jeżeli chciałbyś jeść zdrowo w pracy to przygotuj w domu posiłki i weź je ze sobą. Wrzuć do samochodu kilka jabłek i marchewek, gdy poczujesz głód to masz pod ręką zdrowe przekąski.

Monitoruj postępy

Nic tak nie wzmacnia motywacji jak postępujące i narastające sukcesy. Systematycznie podsumowuj swoje osiągniecia i dziękuj sobie za to co już zrobiłeś. Spoglądaj na wszystkie zadania i sprawdź w jakim punkcie znajdujesz się obecnie na skali od 1 do 10 w obszarze realizacji celów. Zapisuj swoje postępy aby utrzymać się na wysokim poziomie motywacji.

Nagradzaj za małe sukcesy

Gdy zrealizujesz swój kamień milowy i odniesiesz mały sukces zrób sobie prezent. Wzmacniaj i nagradzaj siebie. Traktuj siebie z łagodnością ponieważ jesteś na właściwej drodze. Spoglądaj na to co już osiągnąłeś, a nie to ile jeszcze masz do zrobienia. Oczywiście świętuj z rozwagą i w ograniczanym czasie. To chwilowy oddech, gratulacje i zebranie energii do kolejnego kroku. Jako szef doceniaj swoich pracowników w ich postępach. Doceniając ich będziesz mieć coraz więcej pozytywnych sygnałów zmiany.

Stosuj płodozmian

Od czasu do czasu warto odpocząć, zająć się innymi tematami i skupić swój wzrok na innych treściach. Tak jak z ziemią, jeżeli chcemy aby dawała duże plony musimy stosować płodozmian i czasami dajemy ziemi odpocząć. My jesteśmy efektywni nie pomimo przerw ale poprzez przerwy i płodozmian.

Zaufaj i pracuj

Pracownik, który ufa sobie, firmie, szefowi i zespołowi jest spokojny, bezpieczny i optymistyczny. Panuje w nim dobrostan i harmonia. W takim stanie każdy człowiek, wykonuje o wiele więcej pracy i nie męczy się przy tym psychicznie. Można powiedzieć, że odkrywa w sobie pasję i z lekkością realizuje każdy cel. Nie trzeba go zmuszać, namawiać, przekonywać do realizacji celów, on sam poszukuje możliwości rozwoju i samorealizacji w firmie. Takich pracowników życzę wszystkim organizacjom i menadżerom.

Mam nadzieję, że zawarte treści były dla Ciebie inspirujące, a teoria przyda się w uzyskiwaniu lepszych wyników w pracy.

Gdybyś chciał nabyć umiejętności w zarządzaniu poprzez cele
zapraszam do kontaktu
Zapraszamy na nasze bezpłatne konsultacje: 605737507

Autor: dr Wojciech Chmielewski
Trener Dialogu Motywującego – specjalizuje się w psychologii zarządzania, komunikacji, edukacji, motywacji i sprzedaży.

Centrum Psychologii Stosowanej – CPS www.szkoleniacps.pl