Zamiast zarządzać czasem, zarządzaj swoją energią ukrytą w priorytetach

Tempo życia ciągle przyspiesza, a wymagania zawodowe, jak i osobiste, rosną z każdym dniem. W tych warunkach zarządzanie sobą w czasie staje się nie lada wyzwaniem. Jeżeli chciałbyś połączyć szybkie tempo życia, pracę zawodową, rodzinę i rozrywkę w poczuciu równowagi i spokoju, to zapraszam Cię do zapoznania się z poniższym artykułem.

CZYTAJ: 33 PORADY doceniane przez menadżerów

Dlaczego ustalanie priorytetów jest kluczowe?

Ustalanie priorytetów to główna oś efektywnej organizacji czasu. Poprzez odpowiednie uszeregowanie zadań, masz możliwość skoncentrowania sił i zasobów na tych działaniach, które przynoszą Ci najwięcej pożytku. Efektywne ustalanie priorytetów pozwala również na efektywniejsze reagowanie na niespodziewane i spontaniczne okoliczności. Osoba ustalająca priorytety i planująca swoją przyszłość wytycza główny kierunek nurtu swojego życia, co wzmacnia jej siłę determinację i koncentrację na postawiony celu.

Jakie są metody identyfikacji i ustalania priorytetów?

Do najpopularniejszych metod ustalania priorytetów należy metoda Eisenhowera, znana również jako macierz Eisenhowera. To narzędzie stasowane w zarzadzaniu sobą w czasie. Metoda ta została nazwana na cześć Dwighta D. Eisenhowera, 34-tego prezydenta Stanów Zjednoczonych, który był znany m.in. ze swoich umiejętności w zakresie efektywnego zarządzania czasem.

Podstawą metody Eisenhowera jest podział zadań na cztery kategorie w zależności od dwóch kryteriów: pilności i ważności.

  • Ważne i pilne (Do It Now): to zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi i działania. Są to zazwyczaj kryzysowe lub terminowe projekty, które nie mogą czekać. Na przykład, nagłe problemy w pracy, zadania oznaczone pilnym terminem, czy sytuacje kryzysowe na które trzeba reagować natychmiast.
  • Ważne, ale niepilne (Decide When to Do It): zadania ważne, które przyczyniają się do naszych długoterminowych celów i wartości, ale nie wymagają natychmiastowej reakcji. Te zadania wymagają planowania, analizy i systematycznej pracy. Przykłady, to rozwój osobisty, aktywność fizyczna, budowanie relacji z bliskimi, ukończenie studiów, pisanie książki, planowanie rozwoju czy praca nad życiowym projektem.
  • Nieważne, ale pilne (Delegate It): zadania, które wydają się wymagać natychmiastowego działania, ale nie są związane z naszymi kluczowymi celami lub misją. Przykład.: zadania zlecone przez szefa, pomoc koleżance w pracy, odpowiedź na pytania przełożonych, przygotowywanie sprawozdań, niektóre spotkania.
  • Nieważne i niepilne (Delete It): zadania, które nie wpisują się w realizację celów i nie wymagają natychmiastowej reakcji. Te zadania należy eliminować z naszego harmonogramu, ponieważ nie są one produktywne ani wartościowe. Przykłady to niektóre czynności rekreacyjne, zbyt częste przerwy, używki, nałogi, plotkowanie, czas spędzony w mediach społecznościowych czy oglądanie telewizji bez celu.

Oprócz metody Eisenhowera, istnieje wiele innych skutecznych metod ustalania priorytetów, które pomagają w organizacji czasu i zadań. Oto kilka przykładów:

Metoda ABC – Ta metoda polega na klasyfikowaniu zadań według trzech kategorii: A, B i C.

  • Zadania klasy A to te najważniejsze, które muszą być wykonane jako pierwsze.
  • Zadania klasy B są ważne, ale nie tak krytyczne jak te z klasy A; powinny być wykonane po zakończeniu zadań klasy A.
  • Zadania klasy C to te, które mają najmniejsze znaczenie; są to zadania, które można wykonać, jeśli pozostanie dodatkowy czas po zakończeniu zadań A i B.

Metoda Pareto (Zasada 80/20)

  • Ta zasada mówi, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. W kontekście zarządzania czasem oznacza to identyfikację tych 20% zadań, które przynoszą 80% wartości lub rezultatów i ustalenie ich jako priorytetowe.

Metoda MoSCoW

Metoda ta polega na podziale zadań na cztery kategorie

  • Must have (musi być zrobione),
  • Should have (powinno być zrobione),
  • Could have (mogłoby być zrobione),
  • Won’t have (nie będzie zrobione w tym czasie).

Metoda MoSCoW pomaga to w jasnym określeniu, co jest krytyczne, a co mniej istotne.

Metoda Ivy Lee

  • Prosta metoda, która polega na zapisaniu sześciu najważniejszych zadań, które trzeba wykonać następnego dnia i skupieniu się na nich w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego, nie przechodząc do kolejnego zadania, dopóki poprzednie nie zostanie zakończone.

Time Blocking

Chociaż to nie jest klasyczna metoda ustalania priorytetów, time blocking pomaga w efektywnym wykorzystaniu czasu poprzez blokowanie określonych segmentów czasu na wykonanie określonych zadań lub grup zadań, co wymusza ustalanie priorytetów zadań w ramach tych bloków.

Jak skutecznie planować każdy dzień?

Skuteczne planowanie dnia wymaga nie tylko ustalenia priorytetów, ale również realistycznego podejścia do alokacji czasu. Kluczem jest uwzględnienie zarówno czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań, jak i niezbędnych przerw, które pomagają utrzymać wysoką efektywność przez cały dzień. Planowanie dnia z wyprzedzeniem, na przykład wieczorem poprzedzającego dnia, pozwala na efektywne rozpoczęcie pracy i minimalizuje ryzyko wpadnięcia w pułapkę reaktywności na bieżące, często mniej istotne sprawy.

Narzędzia i techniki wspomagające organizację czasu

W dobie cyfrowej, do dyspozycji mamy szeroki wachlarz narzędzi i aplikacji pomagających w organizacji czasu, takich jak kalendarze cyfrowe, aplikacje do list zadań czy techniki takie jak Pomodoro, która dzieli pracę na krótkie, intensywne okresy skupienia, przeplatane krótkimi przerwami. Korzystanie z tych narzędzi może znacznie ułatwić zarządzanie czasem, pomagając w utrzymaniu porządku, monitorowaniu postępów i dostosowywaniu planów w miarę potrzeb. Ważne jest, aby wybrać takie narzędzia i techniki, które najlepiej odpowiadają indywidualnym preferencjom i stylowi pracy, co umożliwi ich efektywne wykorzystanie w codziennym zarządzaniu czasem.

Być może przydadzą się Tobie poniższe metody planowania i realizacji swoich zadań i celów.

  • Metoda SMART – Cele SMART to cele, które są Specyficzne, Mierzalne, Osiągalne, Realistyczne i Ograniczone Czasowo. Używanie tej metody pomaga w tworzeniu jasnych i dobrze zdefiniowanych celów, co jest kluczowe dla skutecznego planowania.
  • Planowanie oparte na celach – Ten proces zaczyna się od określenia głównych celów, a następnie opracowywania planów działania i zadań, które są niezbędne do ich osiągnięcia. Planowanie to odbywa się zazwyczaj w kilku etapach i może obejmować długoterminowe, średnioterminowe oraz krótkoterminowe cele.
  • Podejście top-down i bottom-up – W planowaniu top-down, decyzje i cele są ustalane na najwyższym poziomie i przekazywane w dół hierarchii. W podejściu bottom-up, pracownicy na niższych szczeblach organizacji mają większy wpływ na proces planowania, a ich informacje zwrotne i sugestie są wykorzystywane do kształtowania celów i strategii.
  • Metoda Gantt’a – Wykorzystuje się tu wykresy Gantta, które przedstawiają harmonogram projektu wizualnie. Wykres pokazuje długość każdego zadania i jak się one nakładają, co pomaga w ocenie, jak postępy w jednym zadaniu wpływają na inne.
  • Technika KANBAN – Metoda ta polega na wizualizacji zadań na tablicy Kanban, gdzie zadania są przenoszone między kolumnami reprezentującymi różne etapy procesu (na przykład: do zrobienia, w trakcie, zakończone). To pozwala na łatwe monitorowanie postępów i identyfikację wąskich gardeł w procesach.
  • Planowanie iteracyjne – Stosowane często w metodologiach zwinnych, takich jak Scrum, gdzie projekt jest podzielony na krótkie cykle (iteracje lub sprinty), a planowanie odbywa się na początku każdej iteracji. Pozwala to na elastyczne dostosowywanie planów w odpowiedzi na zmiany lub nowo zdobyte informacje.
  • Metoda krytycznej ścieżki (Critical Path Method – CPM) – To technika stosowana w zarządzaniu projektami, która pomaga w identyfikacji kluczowych zadań, które mają bezpośredni wpływ na całkowity czas trwania projektu. Umożliwia to skupienie wysiłków na zadaniach, które są krytyczne dla terminowego zakończenia projektu.
  • Time Blocking – Jak wspomniano wcześniej, time blocking polega na przydzielaniu bloków czasu na konkretne zadania lub grupy zadań, co pomaga w efektywnym zarządzaniu czasem i zapobiega przełączaniu kontekstów.

Przydatna może okazać się zasada 60% czasu planujemy 20% czasu przeznaczamy na spontaniczne zadania i 20% czasu na niespodziewane sytuacje.

  1. Większość naszego czasu, czyli 60%, powinna być świadomie zaplanowana na wykonanie konkretnych zadań i projektów. Planowanie to powinno uwzględniać zarówno zadania krótkoterminowe, jak i długoterminowe cele. Zaplanowany czas powinien być wykorzystany efektywnie na działania, które są w linii z naszymi priorytetami i celami.
  2. 20% czasu jest przeznaczona na spontaniczne działania, które mogą obejmować nieplanowane spotkania, twórcze pomysły, które pojawiają się nagle, czy też czas na relaks i regenerację. Pozostawienie miejsca na spontaniczność może przyczynić się do zwiększenia kreatywności i innowacyjności, a także może pomóc w zachowaniu elastyczności w obliczu nieoczekiwanych okazji.
  3. 20% czasu jest zarezerwowany na niespodziewane wydarzenia i zadania, które nie były częścią pierwotnego planu. Może to obejmować nieprzewidziane sytuacje kryzysowe, pilne prośby od klientów lub przełożonych, czy też osobiste nagłe sprawy. Posiadanie bufora czasowego na takie sytuacje pozwala na ich efektywne zarządzanie bez zakłócania zaplanowanych zadań.

Jaka jest różnica między zarządzaniem czasem a zarządzaniem energią?

Zarządzanie czasem koncentruje się na efektywnym alokowaniu godzin i minut na różne zadania i działania. Jednakże, nawet doskonale zaplanowany czas może nie przynieść oczekiwanych rezultatów, jeśli nie towarzyszy mu zarządzanie energią. To ostatnie dotyczy optymalnego wykorzystywania naszej siły fizycznej, emocjonalnej, umysłowej i duchowej, tak aby każde zadanie było wykonywane w stanie największej możliwej efektywności i zaangażowania. W przeciwieństwie do czasu, który jest zasobem ograniczonym i nieelastycznym, energię można regenerować i zarządzać w sposób, który maksymalizuje produktywność.

Jak optymalizować wydajność poprzez zarządzanie energią?

Optymalizacja wydajności przez zarządzanie energią wymaga rozpoznania, jak różne czynności wpływają na nasze poziomy energii i jak możemy je regenerować. Obejmuje to identyfikację działalności, która nas ładuje energią, a także tych, które są dla nas energetycznie kosztowne. Przykładowo, regularna aktywność fizyczna, zbilansowana dieta, odpowiednia ilość snu oraz praktyki mindfulness mogą znacząco podnieść nasz ogólny poziom energii. Ponadto, świadome zarządzanie naszymi reakcjami emocjonalnymi i umiejętność odpuszczania negatywnych myśli również mogą przyczynić się do lepszego zarządzania energią.

Znaczenie celów życiowych i wartości w pobudzaniu energii i motywacji.

Kiedy nasze zadania i cele są w zgodzie z naszymi wartościami i dążeniami życiowymi, naturalnie podchodzimy do nich z większym zaangażowaniem i energią. Zrozumienie, co jest dla nas ważne, pomaga w odróżnieniu zadań, które są kluczowe dla naszego rozwoju i szczęścia, od tych, które są mniej istotne. Cele życiowe wpływają na nasze priorytety, ponieważ stają się miernikiem, na podstawie którego oceniamy ważność i pilność różnych zadań i projektów. Gdy działania zawodowe i osobiste są w harmonii z naszymi głębokimi celami, praca staje się bardziej satysfakcjonująca i mniej obciążająca. Ponadto, jasno określone cele życiowe pozwalają na bardziej strategiczne podejście do planowania i wykonania zadań, co w efekcie przekłada się na większą efektywność i osiąganie zamierzonych wyników.

Skuteczna organizacja czasu nie jest jednorazowym działaniem, ale ciągłym procesem dostosowywania i optymalizacji, który wymaga regularnej refleksji i dostosowywania do zmieniających się okoliczności. Rozpoznanie i ustalanie priorytetów, efektywne planowanie i alokowanie czasu, zarządzanie energią, a także regularne przeglądy i dostosowywanie planów. Ważne jest również, aby pamiętać o elastyczności i umiejętności adaptacji do nieprzewidzianych zmian oraz utrzymaniu równowagi między życiem zawodowym a osobistym.

Na zakończenie, oczywiście zachęcam Cię do stałego doskonalenia umiejętności zarządzania czasem, co nie tylko zwiększy Twoją produktywność, ale także przyczyni się do lepszego samopoczucia i ogólnego zadowolenia z życia. Pamiętaj, że każdy krok, nawet najmniejszy, w kierunku lepszej organizacji czasu, jest krokiem w stronę osiągania Twoich osobistych i zawodowych celów. Życzę Ci wiele inspiracji i motywacji do działania. Jak zawsze jestem tu dla Ciebie i trzymam mocno kciuki za Twoje sukcesy.

Pozdrawiam serdecznie
Wojciech