Gromadzenie i wykorzystywanie zasobów w projekcie

Jaki jest główny cel firmy?

Jaki jest główny cel firmy? Oczywiście, że odniesienie sukcesu, na który składa się realizacja pojedynczych zadań i konsekwentne osiąganie kamieni milowych. Menadżerowie zespołów odpowiadają za realizację celi, wykorzystując do tego zgormadzone w projekcie zasoby. Czy cele zostaną osiągnięte a zadania zostaną zrealizowane – zależy od tego jak menadżer skomponuje, zorganizuje i wykorzysta zasoby.

Liczba zasobów jest ściśle określona i ograniczona. Jeśli zastosujesz się do wskazówek i schematów omówionych w tym artykule z pewnością zwiększysz szansę swojego sukcesu zawodowego.

Pora uwolnić pierwotny instynkt człowieka – zbieracza łowcy

Człowiek jest z natury zbieraczem łowcą. Wcześniej zbierał pożywienie, teraz kupuje rzeczy w sklepie, gromadzi wiedzę, rzeczy materialne, a także ZASOBY. Uwolnij naturę zbieracza łowcy i zgromadź zasoby, które zapewnią sukces Twojej firmie.

Co na początek?

Na początek istotne jest określenie i zrozumienie, z jakich zasobów korzysta dana firma. Jak te zasoby funkcjonują w jej modelu biznesowym i jak je najlepiej wykorzystać.

Czym jest zasób?

W obszarze biznesu i ekonomii zasób to każdy czynnik, bez którego osiągnięcie celu jest niemożliwe (lub niemożliwe będzie wykonanie określonego zadania). Zasoby to elementy niezbędne, których firma potrzebuje, aby prowadzić działalność w skuteczny sposób. Jeśli chcesz należeć do grona tych menadżerów, którzy skutecznie wykorzystują zasoby, czytaj dalej.

Jakie rodzaje zasobów ma menadżer?

Przed realizacją projektów powinieneś upewnić się, jakich potrzebujesz zasobów i czy dostępne zasoby są w pełni wykorzystywane do realizacji zadań. Oto główne i uniwersalne rodzaje zasobów, jakimi dysponuje menadżer w firmie:

• Zasoby ludzkie, osoby zaangażowane w projekcie, takie jak członkowie zespołu projektowego, lider projektu, zainteresowane strony, interesariusze i innych uczestników projektu. Zasoby ludzkie są kluczowe dla realizacji projektu, ponieważ to ludzie są odpowiedzialni za wykonywanie zadań, podejmowanie decyzji i osiąganie celów projektu.
• Zasoby finansowe, środki finansowe potrzebne do sfinansowania projektu, takie jak budżet projektu, fundusze, środki finansowe przewidziane na realizację projektu, koszty operacyjne, wynagrodzenia, zakupy, inwestycje itp.
• Zasoby fizyczne – rzeczowe zasoby niezbędne do realizacji projektu, takie jak urządzenia, sprzęt, infrastruktura fizyczna, narzędzia, maszyny, surowce, produkty itp. W zależności od rodzaju projektu, zasoby fizyczne mogą być różnorodne i różnić się w zależności od specyfiki projektu.
• Zasoby techniczne. Technologiczne zasoby, które są niezbędne do przeprowadzenia projektu, takie jak oprogramowanie, sprzęt komputerowy, narzędzia techniczne, platformy, infrastruktura sieciowa, systemy zarządzania projektem, itp.
• Zasoby informacyjne, informacje, dane, dokumentacja i wiedza, które są niezbędne do zarządzania projektem, takie jak plany projektowe, dokumenty specyfikacyjne, raporty postępów, analizy ryzyka, dane dotyczące zasobów ludzkich, finansowych, technicznych i innych, a także informacje na temat wymagań projektu, celów, harmonogramu, i innych aspektów projektu.
• Zasoby organizacyjne, struktury organizacyjne, procesy, procedury i polityki, które są stosowane w zarządzaniu projektem, takie jak zasady zarządzania projektami, standardy organizacyjne, procedury kontroli jakości, zasady komunikacji, struktury decyzyjne, itp.
• Zasoby czasowe, czas i terminy, które są przypisane do projektu, takie jak harmonogram projektu, wyznaczone terminy dostarczenia, określone terminy realizacji poszczególnych zadań, itp. Zarządzanie czasem jest kluczowym aspektem zarządzania projektem, ponieważ terminy są zwykle ściśle związane z sukcesem projektu.

Kluczowe terminy w zarządzaniu zasobami (które musisz znać)

• Zespół funkcjonalny – zespół, który realizuje pojedynczą funkcję projektu np. zespół copywriterów, programistów, projektantów UX/UI.
• Funkcjonalna alokacja zasobów – alokacja zasobów obejmująca jeden zespół funkcjonalny.
• Cross-functional resource allocation – czyli alokacja zasobów pomiędzy różnymi zespołami funkcjonalnymi w organizacji.
• Zarządzanie organizacją – proces zarządzania i alokacja zasobów w firmie.
• Alokacja zasobów – proces przydzielania zasobów do zadań i projektów w celu ich efektywnego rozdysponowania.
• Matryca przydziału zasobów – termin związany z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Osoby w matrycy przydziału zasobów są określane jako mające określony związek z danym zadaniem.
• Plan zasobów – obejmuje całościowy plan wszystkich zasobów potrzebnych do wykonania określonego zadania.
• Struktura podziału zasobów – określa hierarchię wśród zasobów, zwłaszcza zasobów ludzkich.
• Zależność od zasobu – zjawisko, w którym organizacja zbyt mocno polega na jednym zasobie.
• Histogram zasobów – wizualna reprezentacja wszystkich zasobów zaangażowanych w projekt i ich relacji między sobą.
• Nadmierna alokacja zasobów – zasób, który jest powiązany ze zbyt wieloma zadaniami. Na przykład, przepracowany pracownik.
• Planowanie strategiczne – czynność zarządzania organizacją obejmująca ustalenie priorytetów, alokację zasobów i ustalenie wspólnych celów.
• Utilization rate – stopień, w jakim zasób jest wykorzystywany. Często używany w odniesieniu do czasu pracownika i tego, ile z niego poświęca na dane zadanie (w stosunku do całkowitego czasu pracy)

Czynnik ludzki (najważniejszy) – uwierz w potencjał swojego zespołu

To dzięki ludziom zadania w firmie są realizowane. Warto zacząć od zasobów materialnych i zadbać o jak najlepsze warunki do pracy oraz specjalistyczny sprzęt. Upewnij się, że niczego nie brakuje Twoim pracownikom. Dzięki temu będą oni wykonywać swoją pracę szybciej, efektywniej i wydajniej.

Ludzie to ogromna, jak i najważniejsza część zasobów danej firmy (jako siła robocza, wiedza fachowa, kadra zarządzająca). Ludzie to skomplikowane jednostki, działające w indywidualny dla siebie sposób. Dobry menadżer zasobów musi rozumieć mocne i słabe strony swoich pracowników, aby przydzielać zadania właściwie.

Korzyści z zarządzania zasobami

Osoby, które mają poczucie, że mają wszystko, czego potrzeba na danym stanowisku są mniej skłonne do wchodzenia w konflikty w miejscu pracy. Dodatkowo solidna struktura podziału zasobów tworzy sprawdzony mechanizm rozwiązywania konfliktów w firmie (poprzez określenie, gdzie zasoby i potrzeby stoją względem siebie w całej organizacji).

Efektywnie przydzielając zasoby, ponosisz niższe koszty ogólne. Jeśli dobrze przydzielisz zasoby w ramach danej firmy, możesz zaoszczędzić pieniądze na kosztach administracyjnych w dłuższej perspektywie. Biznes będzie mógł działać bardziej efektywnie, co przełoży się na większą produktywność. Oznacza to, że projekty będą realizowane szybko i przy użyciu mniejszej ilości zasobów.

Kiedy Twoje zespoły są bardziej produktywne w określonych ramach czasowych, uzyskasz szansę do osiągnięcia większych zysków w firmie. Dysponując ludźmi, którzy wnoszą do organizacji swoją wiedzę specjalistyczną, która jest ogromnym zasobem, poprawiasz tym samym jakość w projektach i produktach (które stają się bardziej atrakcyjne dla potencjalnych klientów).

Skuteczne zarządzanie zasobami zapobiega również wypaleniu zawodowemu. Uzyskujesz wysoką jakość pracy od swoich pracowników, bez nadmiernego nacisku na nich. Kiedy pracownicy nie ulegają wypaleniu, łatwiej jest ich zatrzymać przy sobie (wraz z ich wiedzą specjalistyczną, która jest bardzo cenna).

Odpowiednio zebrane i ustalone zasoby skutkują szybszą i bardziej produktywną pracą generującą wyższy zysk, przy mniejszych kosztach.

Wyzwania w zarządzaniu zasobami (którym należy sprostać)

W zarządzaniu zasobami w projekcie mogą występować różnorodne wyzwania, takie jak:

• Planowanie zasobów, czyli odpowiednie zaplanowanie i alokacja zasobów, takich jak ludzie, czas, budżet, materiały i sprzęt, może być trudne, zwłaszcza w projektach o złożonym charakterze. Wyzwaniem jest dokładne oszacowanie potrzeb zasobów na różnych etapach projektu oraz ich efektywne zarządzanie, aby uniknąć niedoborów lub przeciążeń zasobów.
• Koordynacja zasobów w projekcie wymaga zarządzania zespołem projektowym, podwykonawcami, dostawcami i innymi współpracownikami. Koordynacja zasobów ludzkich i innych zasobów, takich jak materiały czy sprzęt, może być wyzwaniem, zwłaszcza w przypadku projektów o dużym zakresie, wielu lokalizacjach czy zaawansowanych technicznie.
• Efektywne wykorzystanie zasobów. Zapewnienie efektywnego wykorzystania zasobów jest kluczowe dla osiągnięcia celów projektu w zakresie czasu, jakości i kosztów. Wyzwaniem jest optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów, tak aby nie występowały marnotrawstwo zasobów, nadmierne obciążenie czy niewłaściwe wykorzystanie umiejętności i doświadczenia zespołu.
• Monitorowanie zasobów. Skuteczne monitorowanie dostępności, wykorzystania i jakości zasobów w projekcie może być wyzwaniem. Wymaga to odpowiedniego narzędzi i systemów monitorujących oraz analizy danych, aby identyfikować potencjalne problemy z zasobami i podejmować odpowiednie działania korygujące.
• Zarządzanie ryzykiem związanym z zasobami. Ryzyko związane z zasobami, takie jak niedobory zasobów, nieodpowiednie kwalifikacje czy zmiany w dostępności zasobów, może wpływać na harmonogram projektu i jego wyniki. Wyzwaniem jest identyfikowanie, ocena i zarządzanie ryzykiem związanym z zasobami, aby uniknąć negatywnego wpływu na realizację projektu.
• Wydajność zespołu. Zapewnienie wysokiej wydajności zespołu projektowego jest kluczowe dla osiągnięcia celów projektu. Wyzwaniem jest stworzenie odpowiedniego środowiska pracy, motywowanie zespołu, rozwiązywanie konfliktów oraz zapewnienie odpowiednich narzędzi i wsparcia, które umożliwią zespołowi efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich.
• Zmiany w zasobach w projekcie czyli tak zwana relokacja zasobów.

Wszystko zaczyna się od dobrego planu

Na początku oszacuj, jakie zasoby są potrzebne do realizacji projektu i jak te wymagania dotyczące zasobów pasują do bieżących planów organizacji. Należy zdefiniować zakres projektu, określić wszystkie zadania projektowe i wymagane do nich zasoby. Następnie należy podjąć decyzję, gdzie umieścić zasoby, aby model biznesowy działał efektywnie.

Ważne jest, aby zidentyfikować każdy zasób, który zostanie wykorzystany w celu realizacji projektu. Porozmawiaj z pracownikami, którzy będą wykonywać pracę nad projektem i dowiedz się, czego dokładnie potrzebują, aby odnieść sukces. Takie działanie zwiększy znacznie wydajność zespołu.

Dodaj do tego szacowanie oraz prognozowanie (czyli udoskonalanie)

Efektywna alokacja zasobów często wymaga od menedżerów dokładnego zrozumienia, ile danego zasobu będzie potrzebował projekt. Jednak tego rodzaju wiedza jest dostępna dopiero po zakończeniu projektu. Dlatego prognozowanie rzadko będzie w 100% dokładne.

Warto czerpać wiedzę z wcześniej zrealizowanych projektów. Czyli poddać ocenie wcześniejsze prognozy w stosunku do rzeczywistego zapotrzebowania na zasoby oraz poprosić pracowników o dokładne udokumentowanie wykorzystania zasobów. Tę prostą metodą można znacząco udoskonalić proces prognozowania i lepiej zrozumieć zapotrzebowanie na zasoby.

Zarządzanie ryzykiem (management risk)

Jest to nieuniknione, że podczas realizacji projektu pojawią się nieoczekiwane zdarzenia. Dlatego każdy menedżer musi być na nie gotowy. Oczywiście jest to duże wyzwanie (ale po to są wyzwania, aby się z nimi mierzyć). Istotne jest, aby przed realizacją projektu oszacować ryzyko, zidentyfikować rodzaje ryzyka oraz określić prawdopodobieństwo wystąpienia każdego z niespodziewanych wydarzeń. Następnie pozostaje ustalenie planu zarządzania ryzykiem. Oto kilka rodzajów ryzyka w firmie i w projekcie:

• Ryzyko finansowe: dotyczy potencjalnych strat finansowych związanych z nieodpowiednim zarządzaniem finansami, zmianami rynkowymi, niewłaściwym planowaniem budżetu, niewłaściwym zarządzaniem płynnością finansową i innymi czynnikami finansowymi.
• Ryzyko operacyjne: dotyczy procesów operacyjnych firmy lub projektu, takich jak produkcja, dostawy, zarządzanie zasobami ludzkimi, technologie informatyczne, logistyka itp. Ryzyko operacyjne może wynikać z awarii technicznych, błędów ludzkich, braku zasobów, zdarzeń zewnętrznych itp.
• Ryzyko rynkowe: dotyczy zmian w otoczeniu rynkowym, takich jak zmiany w preferencjach klientów, konkurencyjność rynku, zmiany regulacyjne, zmiany trendów rynkowych, zmiany cen surowców itp. Ryzyko rynkowe może wpływać na dochody, zyski i pozycję rynkową firmy lub projektu.
• Ryzyko prawne: dotyczy potencjalnych konsekwencji prawnych, takich jak procesy sądowe, kary finansowe, odpowiedzialność prawna, konflikty związane z prawem autorskim, własnością intelektualną, umowami, regulacjami i innymi aspektami prawnymi.
• Ryzyko techniczne: dotyczy ryzyka związanego z technologią, takie jak awarie sprzętu, problemy z oprogramowaniem, problemy z bezpieczeństwem cybernetycznym, nieodpowiednie zarządzanie danymi itp.
• Ryzyko projektowe: dotyczy projektów wewnętrznych lub zewnętrznych prowadzonych przez firmę, takich jak opóźnienia w harmonogramie, przekroczenie budżetu, zmiany w zakresie projektu, konflikty z zainteresowanymi stronami, brak zasobów itp.
• Ryzyko personalne: dotyczy ryzyka związanego z pracownikami i zasobami ludzkimi, takie jak rotacja personelu, brak odpowiednich kwalifikacji, nieodpowiednie zarządzanie wydajnością, konflikty wewnętrzne, itp.
• Ryzyko wizerunkowe: dotyczy ryzyka związanego z reputacją firmy lub projektu, takie jak negatywne opinie klientów, publiczne skandale, kontrowersje społeczne, utrata zaufania itp.

Jeśli weźmiesz pod uwagę powyższe wskazówki, możliwe będzie złagodzenie nieprzyjemnych skutków, jakie mogą spowodować niespodzianki podczas pracy nad projektem.

Zwinne zarządzanie projektami (agile project management) jako sposób na zarządzanie ryzkiem w gospodarce zasobów.

Zwinne zarządzanie projektem jest świetną odpowiedzią na zaskakujące zdarzenia, które występują pomimo wcześniejszych prognoz i przewidywań. Zwinne zarządzanie polega na podejściu do projektu z szeroką perspektywą, a nie z jednym, dobrze zdefiniowanym celem. W zwinnym zarządzaniu projektami odrzuca się sztywny plan, a zamiast tego wprowadza się drobne korekty po drodze. W rezultacie zespoły działające w ramach zwinnego zarządzania projektami odpowiednio reagują na szybko zmieniające się warunki. Dobrze radzą sobie z niespodziankami i nie są sztywno przywiązane do stałego przydziału zasobów.

Wyrównaj zasoby (resource leveling)

Wyrównywanie zasobów (znane również jako wygładzanie zasobów) to proces relokacji zasobów w celu uniknięcia ich niepełnego wykorzystania. Na przykład, jeśli jeden zespół kończy swój projekt przed terminem, podczas gdy inny pozostaje w tyle i staje się zestresowany. Wyrównywanie zasobów polega na przesunięciu części pracy zespołu, który ukończył swoje zadania szybciej do opóźnionego projektu. W ten sposób można zapewnić, że praca jest wykorzystywana efektywnie, unikając jednocześnie nadmiernej alokacji zasobów.

Lista narzędzi do zarządzania zasobami

A teraz pora poznać przykładowe narzędzia, które pomogą w bardziej efektywnym rozdzielaniu zasobów:

10,000 ft – szczególnie przydatne, aby pomóc menedżerom w przydzielaniu odpowiednich umiejętności do danego zadania. Obejmuje śledzenie czasu i wydatków dla poszczególnych projektów, co pozwala menedżerom śledzić przeszłe zapotrzebowanie na zasoby i planować bardziej efektywny przydział zasobów w przyszłości.

Asana – popularna aplikacja kalendarzowa, która pomaga w przydzielaniu i monitorowaniu zadań pracowników. Zadania mogą być sortowane do konkretnych projektów, przekazywane między pracownikami i zespołami. Postępy w Asanie są widoczne przez cały czas trwania zadania.

Teamdeck – obejmuje harmonogram, śledzenie czasu i zarządzanie urlopem, co ułatwia na podejmowanie świadomych decyzji o tym, jak przydzielić określoną pracę oraz zadanie.

Inne narzędzia ułatwiające zarządzeni zasobami to TimeCamp Planner, TimeCamp, Jira, YouTrack, ClickUp, Zenkit, 15five, Homebase, Twproject, MeisterTask, Bitrix24.

Postaw na dobry plan – zgodnie z prawami Murphy’ego

Jeśli masz doświadczenie w prowadzeniu projektów, na pewno spotkałeś się z prawem Murphy’ego, które jest poniekąd odpowiedzią na chaotyczny świat, w jakim przyszło nam żyć.

Zgodnie z tym prawem, przyjmij następującą regułę – „Wszystko, co może pójść źle, pójdzie źle”.

A nawet przerób to na jeszcze bardziej odważne hasło, które brzmi mało zachęcająco, ale jest prawdziwe –  „Wszystko, co może pójść źle, pójdzie źle, i to w najgorszym możliwym czasie”. Będąc tego świadomym, wykonasz duży krok w przód, który ułatwi radzenie sobie z nieprzewidywalnymi zdarzeniami podczas realizacji projektu.

Występują jeszcze takie ekstremalne wariacje prawa Murphy’ego:

• Jeśli istnieje zły sposób na zrobienie czegoś, ktoś zrobi to w ten sposób.
• Jeśli różne rzeczy mogą pójść źle, to ta, która wyrządzi najwięcej szkód, pójdzie źle.
• Jeśli coś nie może pójść źle, to i tak pójdzie.

Prawo Murphy’ego można zastosować do następujących obszarów:

• planowanie projektu – jeśli coś może pójść źle, to pójdzie, zwykle w najgorszym możliwym momencie.
• zarządzanie wydajnością – jeśli ktoś może się pomylić, zrobi to.
• ocena ryzyka – jeśli wiele rzeczy może pójść źle, ta, którą najmniej chcesz, na pewno się wydarzy.
• kreatywność – jeśli potrafisz wymyślić 3 scenariusze, przez które może coś pójść nie tak, to znaczy, że pójdzie źle na 4 sposoby.

Prawo Murphy’ego w zarządzaniu ryzykiem

Jak reagować na niespodziewane zdarzenia i zapobiegać porażkom w projektach?

Zastosuj rejestr ryzyka jako formę prowadzenia “dziennika”. Taki dziennik pomaga identyfikować, rejestrować i śledzić potencjalne ryzyka projektowe, czyli nieoczekiwane zdarzenia, które mogą wpłynąć na projekt.

Za każdym razem, gdy zidentyfikujesz coś, co może mieć negatywny wpływ na Twój projekt – umieść to w rejestrze ryzyka. Dlaczego? Ponieważ projekty często są bardzo złożone, a takimi trudniej jest zarządzać. Oto kroki, które powinieneś wykonać:

• identyfikacja ryzyka – włącz to wszystkie osoby zaangażowane w projekt, postaraj się zidentyfikować zarówno szanse, jak i zagrożenia;
• określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka – jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia określonego wydarzenia i jakie są jego konsekwencje, pamiętaj, że niektóre zdarzenia mają większe konsekwencje niż inne, co oznacza, że należy przeznaczyć na nie więcej zasobów;
• zarządzanie ryzykiem – ułóż plan wykonania, a także plan awaryjny dla każdego zdarzenia;
• zapisz to – przelej wszystko na papier i przedstaw to członkom zespołu, aby każdy wiedział, jakie jest ryzyko i odpowiedzialność za dany projekt;
• zaangażuj interesariuszy – pokaż im korzyści płynące z projektu i co z tego wyniknie dla nich, jeśli projekt zakończy się sukcesem.

Jak stworzyć plan śledzenia i oceny ryzyka (rejestr ryzyka)?

Rejestr ryzyka jest to tabela, która śledzi ryzyko związane z projektem. Oto uniwersalny schemat:

• ustal numer identyfikacyjny umożliwiający szybką identyfikację ryzyka,
• nazwij lub opisz ryzyko,
• ustal kategorię ryzyka/przypisz ryzyko do danej kategorii (aby ułatwić sortowanie różnych rodzajów ryzyka),
• oceń prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka oraz oceń wpływ określonego ryzyka na projekt,
• nadaj priorytet/ważność dla danego ryzyka,
• stwórz konkretny plan działania w przypadku wystąpienia ryzyka,
• wyznacz osobę, która będzie odpowiedzialna za łagodzenie ryzyka, które wystąpiło,
• ustal, kto jest odpowiedzialny w przypadku, gdy ryzyko wystąpi (i jakie działania będzie musiał podjąć w tym przypadku),
• ustal jakich zasobów potrzebujesz, aby uprać się ze zdarzeniem, które wystąpiło.

Dla przykładu Jira (przy użyciu wtyczki Hedge – wtyczka do zarządzania ryzykiem) pomoże ci stworzyć dziennik ryzyka dla danego projektu.

Podsumowując, w zarządzaniu zasobami w projekcie można napotkać różnorodne wyzwania, takie jak planowanie zasobów, koordynacja zasobów, efektywne wykorzystanie zasobów, monitorowanie zasobów, zarządzanie ryzykiem związanym z zasobami, wydajność zespołu oraz zmiany w zasobach. Wymaga to odpowiedniego planowania, koordynacji, monitorowania, zarządzania ryzykiem oraz wsparcia zespołu w celu efektywnego wykorzystania zasobów ludzkich, czasu, budżetu, materiałów i sprzętu, aby osiągnąć cele projektu. Skuteczne zarządzanie zasobami jest kluczowe do osiągniecia sukcesu biznesowego, umożliwiając realizację projektu w sposób efektywny, zgodny z harmonogramem, kosztami i jakością.