Co składa się na sukces danej firmy? Przede wszystkim działania poszczególnych pracowników, którzy tworzą grupę. Ważne są umiejętności pojedynczych osób, ale na samym końcu musi zakończyć się to również efektywną pracą zespołową. Dlatego tak ważne jest skompletowanie zgranego i skutecznego zespołu.

CZYTAJ: 33 PORADY doceniane przez menadżerów

Dobry zespół pracowników jak drużyna piłkarska

Jedno jest pewne – zespół nie może być zbiorem przypadkowych osób. Przede wszystkim należy wybrać osoby o odpowiednich kompetencjach, które są niezbędne do wykonywania zadań na danym stanowisku. Ważne są również wiedza, umiejętności, wartości, a także postawy prezentowane przez kandydatów. Na tym się nie kończy. Osoba musi zostać członkiem zespołu – dlatego jej cechy charakteru są niemniej ważne, co posiadane umiejętności.

Na początku mogłoby się wydawać, że dobierając osoby podobne do siebie, stworzysz skuteczny zespół. Jest to jednak błędne myślenie. Wybór osoby o podobnych cechach jak pozostali pracownicy w zespole (np. introwertyk do zespołu innych introwertyków) – może wydawać się, że będzie skutkował mniejszą ilością konfliktów, większym spokojem, spójnością. Jednak po czasie – okazuje się, że wszystkie osoby są dobre w tej samej dziedzinie, a brakuje pracownika, który będzie miał inne pożądane umiejętności.

Dlatego zadbaj o różnorodność. Zespół powinien się uzupełniać, a jest to niemożliwe przy takich samych osobach w grupie (gdzie każdy ma podobne umiejętności i zachowuje się w podobny sposób). Pamiętaj, że różnorodność zwiększa kreatywność i efektywność zespołu.

Zespoły składające się z odmiennych osobowości – wzajemnie się dopełniają, co usprawnia działanie całej grupy. Oczywiście celem nie jest zdecydowanie się na kompletne przeciwieństwa, które nie potrafią się ze sobą porozumieć. Chodzi o zachowanie odpowiedniego balansu, aby w grupie pracowały ze sobą osoby o różnych cennych umiejętnościach – np. analitycznych, społecznych, a także kreatywnych (przy zachowaniu zdrowych proporcji).

Dla przykładu – drużyna piłkarska – co by było gdyby zespół składał się z samych napastników? Niestety byłby to zespół skazany na same porażki. Klucz tkwi w tym, aby wybrać najlepszego zawodnika na daną pozycję (a żaden zawodnik nie będzie dobry na wszystkich pozycjach). I tak samo jest w zespole – każdy pracownik ma zestaw wyjątkowych umiejętności, które są skuteczne w określonym obszarze. Wybierając poszczególne indywidualności, które różnią się od siebie – zbudujesz skuteczny zespół. W tym tkwi potęga uzupełniania.

Skill-fit czy team-fit? A może obydwa?

W podejściu skill-fit koncentrujemy się na poziomie kompetencji, które odnoszą się do danego stanowiska. Jednak jeden, wysoce wykwalifikowany pracownik nie wystarcza. Projekty są często bardzo rozbudowane i nie mogą zostać wykonane inaczej jak za sprawą całego zespołu. A to wymaga – uwaga czas na kluczowe i bardzo ważne słowo – SYNERGII – a dokładniej synergii kompetencji poszczególnych osób, tworzących (taki jest nasz cel) ZGRANY zespół.

W Twoim zespole masz osoby o wysokim poziomie skill-fit? To bardzo dobrze. Masz już fundament. Jeśli jednak dana osoba nie dopasuje się do zespołu wysoki poziom skill-fit po prostu nie wystarczy. Jakie jest na to rozwiązanie? Uwzględnienie team-fit, który wskazuje o poziomie dopasowania nowego członka zespołu do pozostałej grupy.

Weź pod uwagę nie tylko udokumentowane kwalifikacje i doświadczenie zawodowe, ale rozważ daną aplikację przez pryzmat całej organizacji z uwzględnieniem dopasowania do zespołu. Umiejętności pracownika, które są cenne, mogą okazać się niewystarczające. Dla przykładu – osoba nie wykazuje własnej inicjatywy i nie podejmuje żadnych działań bez otrzymania akceptacji od przełożonego. A w organizacji, do której ma dołączyć, kładzie się nacisk na autonomię, odpowiedzialność i oczekuje się samodzielności w działaniu. Dlatego kluczowe jest określenie sposobu funkcjonowania pracownika i odniesienie tego do specyfiki działania organizacji (ważne jest również zakomunikowanie tego potencjalnemu pracownikowi podczas procesu rekrutacyjnego).

ZAPAMIĘTAJ – Zadbaj o dopasowanie w Twoim zespole, a na samym końcu otrzymasz nieprzeciętną układankę bez brakującego elementu.

Czy pracownik i organizacja pasują do siebie? Pora na culture fit

Teraz czas na dopasowanie kandydata do kultury organizacji – czyli culture fit (dopasowanie kulturowe), które odnosi się do zgodności wartoci, przekonań i zachowań pracownika z wartościami prezentowanymi przez organizację. Jest to stopień, w jakim osobowość i styl pracy danej osoby są zgodne z kulturą oraz funkcjonowaniem firmy.

Na kulturę organizacyjną składają się określone zachowania, symbole, normy, wartości charakterystyczne dla danej organizacji. Pamiętaj, że elementy te w poszczególnych firmach mogą znacznie się różnić. Dla przykładu wymiarami kultury organizacyjnej mogą być – innowacyjność, zmienność, troska, bezpieczeństwo, duży lub niewielki dystans do władzy, hierarchiczność, wysoki poziom kontroli lub duża swoboda.

Zalety culture fit:

  • większa satysfakcja z wykonywanej pracy.
  • poczucie większej przynależności do organizacji.
  • wzrost zaangażowania ze strony pracowników.
  • tendencja do osiągania lepszych wyników.
  • większa produktywność, która skutkuje lepszymi rezultatami.
  • mniejsza rotacja w organizacji, dzięki której zmniejszają się koszty związane z rekrutacją i szkoleniem nowych pracowników.
  • lepsza dynamika zespołu.
  • utrzymywanie się pozytywnych relacji, co działa na korzyść pracy zespołowej.
  • bardziej spójny i efektywny zespół.

Dopasowanie kandydatów do kultury organizacji

Co musisz zrobić, aby sprawdzić, czy kandydat pasuje do danej kultury organizacyjnej? Oto przydatne wskazówki:

Przedstaw kandydatom kulturę firmy, jej wartości, a także misję. Dzięki temu będą mogli od początku określić, czy utożsamiają się z tymi kluczowymi elementami dla danej organizacji.

Poznaj prezentowane postawy, wyznawane wartości, przekonania, a także styl pracy kandydatów. Pomogą w tym wywiady behawioralne.

Porozmawiaj dokładnie o doświadczeniu kandydata, które odnosi się do jego pracy w poprzednich organizacjach lub na własną rękę (np. jako freelancer).

Dokonaj oceny osobowości – dzięki temu lepiej zrozumiesz styl pracy kandydata oraz jego preferencje komunikacyjne. Na tej podstawie z większą dokładnością przewidzisz, jak potencjalny pracownik dopasuje się do istniejącego już zespołu.

Zadbaj o jasną komunikację już na pierwszej rozmowie rekrutacynej – dokładnie zapoznaj kandydata z kulturą firmy, jej wartościami i przedstaw Twoje oczekiwania przez cały okres zatrudnienia przyszłego pracownika. Dzięki temu już na początku kandydat będzie mógł stwierdzić, czy identyfikuję się z wartościami i kulturą danej firmy.

Odmienne kultury organizacyjne (oraz możliwość ich połączenia)

Potencjalny pracownik może przyjść z organizacji, w której sposób działania znacząco się różnił od nowego miejsca, gdzie aplikuje (warto już podczas rozmowy kwalifikacyjnej skonfrontować te dwa światy). Osoba pracująca wcześniej w korporacyjnym środowisku może być przyzwyczajona do wąskiej specjalizacji i niewielkiego zakresu obowiązków/odpowiedzialności. Natomiast freelancer będzie czuł się świetnie w samodzielnym zarządzaniu czasem i ustaleniem priorytetów. Czyli potencjalni pracownicy mogą mieć inne style pracy, nawyki, poziom autonomii, sposób komunikacji, postawy oraz wartości. Powstaje pytanie – czy te różnice oznaczają, że należy z góry przekreślać ciekawą i wartościową kandydaturę? Odpowiedź brzmi – oczywiście, że nie.

Jeśli proces wdrożenia będzie odpowiednio zaplanowany nawiązanie współpracy z osobą o innej kulturze organizacyjnej może być dobrą decyzją. Dlatego warto na początku omówić, takie rzeczy jak:

  • dostępne narzędzia pracy,
  • logistyka biura,
  • zapoznanie z modelem biznesowym i DNA organizacji,
  • przedstawienie firmowego storytellingu,
  • przedstawienie głównych kompetencji, na danym stanowisku,
  • wskazanie kluczowych postaw i wartości,

Etap wdrożenia powinien być długofalowy i spersonalizowany, biorąc pod uwagę konkretną osobę, jej sposób działania, także doświadczenie. Warto wyznaczyć nowej osobie opiekuna na czas wdrożenia. Dodatkowo kluczowe jest zadbanie o działania teambuildingowe oraz uzupełenie luk kompetencyjnych, przekazanie specjalistycznej wiedzy (dzięki szkoleniom – technicznym jak i odnoszących się do kompetencji miękkich).

Wszystkie wyżej poruszone kwestie mają duży wpływ na odpowiednie wprowadzenie i adaptację nowego pracownika do kultury organizacyjnej.

Dobrym pomysłem jest również poproszenie nowych pracowników o odpowiedź zwrotną odnoszącą się do procesu wdrożenia. Warto zapytać, czy usprawniliby jakieś elementy, czy czują się dobrze przyjęci, a także sprawdzić jak po dłuższym okresie (np. 3 lub 6 miesięcy) odnajdują się w danej kulturze organizacyjnej.

Proces rekrutacji

Dlaczego podczas procesu rekrutacji powinieneś być dokładny? Odpowiedź jest prosta. Ponieważ możesz stracić wiele. Dla przykładu – zatrudniasz nowego pracownika, który jak się okazuje, zupełnie nie odnajduje się w nowej roli i nie pasuje do zespołu. Co to oznacza? Niestety zmarnowany czas, pieniądze, energię, a także pożegnanie z pracownikiem zakończone konfliktem. I poszukiwanie nowego pracownika należy zacząć od nowa (co również wiąże się z kosztami).

Podczas rekrutacji zadbaj o różnorodność punktów widzenia i perspektyw. Dobrym pomysłem jest, aby pozostali członkowie zespołu (jako obserwatorzy) również byli obecni podczas rozmowy rekrutacyjnej z kandydatem. Natomiast po rozmowie rekrutacyjnej powinno zawrzeć się podsumowanie z kluczowymi obserwacjami i wnioskami na temat kandydata. Następnie należy poddać analizie kluczowe wnioski i na jej podstawie podjąć decyzję o dalszej rekrutacji.

Na samym początku należy określić, jakich kandydatów potrzeba na dane stanowisko – określ wymagane doświadczenie zawodowe, wykształcenie, nie zapominając przy tym o cechach charakteru. Dla przykładu – okazuje się, że do zespołu dołącza kandydat idealny pod kątem kompetencji. Czy to oznacza pewny sukces i kolejny mocny element w zespole? Nie do końca. Sposób zachowania nowego pracownika może sprawić, że praca pozostałych członków zespołu zostanie zaburzona.

Po przeanalizowaniu wysłanych CV wybrałeś wstępnie potencjalnych kandydatów. Co dalej? Następnie poświęć każdej osobie dużo uwagi, aby decyzja o wyborze nowego współpracownika była w pełni świadoma i przemyślana. Do każdej rozmowy z potencjalnym kandydatem dokładnie przygotuj się, aby w trakcie rozmowy nie przeszukiwać CV w celu zadania konkretnego pytania. Zwracaj uwagę na zachowanie kandydata, a po rozmowie z nim sporządź notatki – warto stworzyć oddzielne notatki dla każdego z potencjalnych pracowników (ponieważ przeprowadzając parę takich rozmów jednego dnia, możesz zapomnieć o kluczowych aspektach dotyczących kandydatów).

Metody rekrutacji, które ułatwią wybór idealnego kandydata

Oto najczęstsze metody rekrutacji:

  • ogłoszenia o pracę,
  • rekomendacje – polecenia pracowników w rekrutacji nowych osób,
  • direct search – rekrutacja kandydatów pasywnych (którzy nie szukają aktywnie nowej pracy),
  • fora branżowe – rekrutacja pracowników wyspecjalizowanych w konkretnych dziedzinach, aktywnie udzielających się na forach eksperckich,
  • outsourcing rekrutacji – współpraca z headhunterem,
  • wykorzystanie social media,
  • na firmowej zakładce “kariera” – regularna aktualizacja ogłoszeń na firmowej stronie „kariera”,
  • systemy ATS (applicant tracking system) – np. eRecruiter.

Nie ma jednej najlepszej metody rekrutacji, a raczej zalecane jest zastosowanie kilku z nich i dopasowanie ich do stanowiska, na które rekrutujesz.

Gdy otrzymasz już wszystkie zgłoszenia, przychodzi pora na ich selekcję. W tym przypadku skuteczne i sprawdzone sposoby na wybór najlepszych kandydatów to:

  • analiza aplikacji (np. CV, portfolio, odpowiedzi z formularza aplikacyjnego),
  • testy rekrutacyjne (językowe, psychologiczne, merytoryczne, predyspozycji i kompetencji),
  • rozmowa (online, offline, telefoniczna),
  • zadanie rekrutacyjne (stworzone pod konkretne stanowisko np. dla copywritera napisanie tekstu próbnego),
  • assessment center,
  • sprawdzanie referencji.

Oto trzy zasady, które pomogą Ci zatrudnić właściwą osobę:

  • bądź kreatywny – każdy kandydat będzie przygotowany na standardowe pytania z rozmowy kwalifikacyjnej. Dlatego znajdź nowe sposoby, aby naprawdę zrozumieć, jak dana osoba myśli.
  • bądź wymagający – stawiaj kandydata w sytuacjach, w których z większym prawdopodobieństwem pokaże swoje prawdziwe ja.
  • skorzystaj z pomocy pracowników firmy – pamiętaj, że nie jesteś jedyną osobą, która będzie pracowała z potencjalnym kandydatem. Prawdopodobnie istnieje już zespół pracowników, którym ufasz, a którzy będą musieli wchodzić z nowo zatrudnioną osobą w codzienne interakcje. Dlatego ich opinia powinna mieć znaczenie przy zatrudnianiu nowego pracownika.

Dodatkowo oceniając kandydatów do pracy, należy zwrócić uwagę na dwie kluczowe cechy:

  • Czy osoba ta jest autentycznie zainteresowana pracą organizacji?
  • Czy traktuje ludzi jak równych sobie, niezależnie od ich tytułu?

Warto również naruszyć standard typowej rozmowy rekrutacyjnej, zadając nietypowe pytania do kandydatów. W tym przypadku przykładowe pytania to: –

  • jaka jest Twoja naturalna/wyjątkowa zdolność/umiejętność?
  • jakim zwierzęciem chciałbyś być i dlaczego?
  • jakie cechy Twoich rodziców cenisz/lubisz najbardziej?
  • jakie błędne wyobrażenia ludzie mają na Twój temat?

Oto praktyczne porady w wyborze odpowiedniej osoby do zespołu:

  • wybieraj osoby, które dobrze się komunikują – które umieją słuchać, odpowiadać i szanować drugiego uczestnika rozmowy.
  • dobrze zorganizowani i zdyscyplinowani pracownicy –
  • osoby najlepiej pasujące do danej roli – idealnie jest to osoba, której doświadczenie, umiejętności, wartości i postawa odpowiada wymaganiom i oczekiwaniom, jakie zakłada dana rola zawodowa.
  • osoby zaradne i wpływowe (indywidualności) – indywidualność, która wnosi swoją cegiełkę do zespołu;
  • proaktywni pracownicy – projekt będzie przebiegał szybciej i płynniej, pracownicy, którzy działają na własną rękę
  • stawiaj wyżej umiejętności i wiedzę niż zdobyte certyfikaty – Szukaj umiejętności, wiedzy i doświadczenia ponad certyfikatami. Nigdy nie wybieraj wyłącznie na podstawie certyfikatów, ponieważ istnieje ryzyko, że otrzymasz niewykwalifikowanych i niedoświadczonych członków projektu; Kandydat powinien udowodnić, że jest zdolny do bycia produktywnym, pokazując swoje umiejętności i wiedzę, a nie tylko papier, który zaświadcza jedynie o ukończeniu szkoły
  • szukaj ludzi zaangażowanych – poinformuj kandydatów, jakie obowiązki na nich czekają, jaką rolę mają pełnić w pracy i sprawdź ich motywację z tym związaną, czy są zainteresowani celami firmy

Z pewnością zwrócisz uwagę na znaczenie doboru właściwych pracowników, którzy posiadają wiedzę, umiejętności i postawy, które odpowiadają wymaganiom firmy. Z pewnością zbudujesz zespoły zróżnicowane i kompetentne, a suma kompetencji wszystkich członków zespołu przekroczy wymagane kompetencje do realizacji celów firmy. Życzymy wielu sukcesów w budowaniu zespołów marzeń i doborze właściwych osób do projektów biznesowych.