Bądź mistrzem w komunikacji interpersonalnej

Komunikacja interpersonalna dla menadżerów

Z badań wynika, że dla menedżerów kompetencje komunikacyjne są priorytetem, oceniane są na poziomie 4,37 pkt. w skali 5 punktowej ważności wśród innych kompetencji miękkich. W pracy nie wystarczy już być jedynie specjalistą w swojej dziedzinie. Owszem, wiedza techniczna jest ważna, ale to, jak przekazujesz tę wiedzę innym, jak ją prezentujesz i jak radzisz sobie z relacjami w zespole, jest równie kluczowe. Wielu ludzi nie zdaje sobie sprawy z potęgi słów. Jedno zdanie, źle dobrany ton czy nawet nieodpowiednie gesty mogą załamać relacje czy zniszczyć reputację. W tej grze nie chodzi tylko o to, co mówisz, ale jak to robisz. Osoby z rozwiniętymi umiejętnościami komunikacyjnymi nie tylko lepiej radzą sobie w życiu zawodowym, ale cieszą się też głębszymi i bardziej satysfakcjonującymi relacjami w życiu prywatnym. Dlatego warto zgłębić tajniki komunikacji interpersonalnej. Z tego powodu kieruje do Ciebie ten artykuł aby stał się dla Ciebie kompasem w świecie efektywnego przekazu informacji i prowadzenia rozmów z twoimi pracownikami. Poznasz zasady, na których opiera się skuteczna komunikacja, dowiesz się o barierach, które często stawiamy przed sobą sami oraz zrozumiesz różnice między komunikacją skierowaną do innych a tą, która dzieje się w naszym wnętrzu.

Zapraszam do lektury, by krok po kroku stać się mistrzem w komunikacji interpersonalnej, nie tylko w pracy jako menadżer, ale i w codziennym życiu. Bo przecież komunikacja to nie tylko narzędzie pracy, to przede wszystkim narzędzie życia.

Co mówią badania i statystyki na temat komunikacji interpersonalnej w firmie? Badania ankietowe Gallupa 2021 rok.

• Pracownicy spędzają średnio dwie i pół godziny dziennie na komunikacji.
• 86% ankietowanych pracowników uważa brak komunikacji za główną przyczynę problemów w miejscu pracy.
• Z badań Gallupa wynika, że tylko 7% pracowników uważa, że komunikacja w ich miejscu pracy jest dokładna, spójna i otwarta.
• 82% ankietowanych wskazało, że odeszłoby z pracy dla bardziej empatycznego pracodawcy.
• 50% ankietowanych stwierdziło, że częsta komunikacja sprzyja poczuciu więzi.
• 24% pracowników przyznało, że odejdzie z pracy ze względu na brak postrzeganego zaufania.
• 68% pracowników wskazuje brak jasnych oczekiwań jako przyczynę braku zaangażowania.
• 68% dyrektorów generalnych przyznaje, że unika empatii ze strachu przed utratą szacunku swojego zespołu.
• Osiągnięcie sukcesu w miejscu pracy zależy w dużej mierze od umiejętności skutecznej komunikacji. Zarówno dane statystyczne, jak i praktyka biznesowa podkreślają jej ogromne znaczenie.
• Według ankiety przeprowadzonej przez Gallupa wśród 50 000 pracowników w 59 organizacjach na całym świecie, zaangażowani pracownicy są o 87% mniej skłonni do opuszczenia organizacji.
• Inny raport z tego samego okresu pokazał, że o ile 66% wysoce zaangażowanych pracowników nie miało planów odchodzenia ze swoich firm, o tyle w przypadku niezaangażowanych pracowników mogło to stwierdzić jedynie 12%.

Zobacz wideo – 4 style komunikacji

Badania ELAINE WELTEROTH

• Efektywna komunikacja zwiększa motywację. Badania przeprowadzone przez Firmę Omega w 2021 roku ujawniły, że efektywna komunikacja interpersonalna jest kluczem do zwiększenia motywacji pracowników. 60% z 5000 ankietowanych stwierdziło, że jasna i częsta komunikacja z przełożonymi zwiększa ich chęć do pracy i wewnętrzne poczucie przynależności do firmy. Z kolei, jak wykazały badania z Institute for Business and Strategy, lepsza komunikacja może poprawić motywację o nawet 30%.
• Tworzy silne relacje w zespole. Analiza Global Workforce pokazała, że 28% pracowników uważa, że brak otwartej komunikacji prowadzi do napięć w zespole. Komunikacja interpersonalna, zarówno słowna, jak i niewerbalna, jest kluczem do budowania zaufania w zespole. Zaufanie prowadzi do lepszego rozumienia i efektywniejszej współpracy, co jest kluczowe dla sukcesu każdej firmy.
• Przyciąga talent i zwiększa lojalność pracowników. Z raportu Human Capital Trends z 2022 roku wynika, że ponad 55% młodszych pracowników przywiązuje dużą wagę do kultury korporacyjnej i komunikacji w potencjalnym miejscu pracy. Firmy, które skupiają się na efektywnej komunikacji interpersonalnej, przyciągają więcej kandydatów i zwiększają retencję pracowników.
• Poprawia atmosferę i kulturę w firmie. Pracownicy, którzy czują się wysłuchani i doceniani, są bardziej zadowoleni z pracy i bardziej zaangażowani. Raport z Global Employee Satisfaction pokazał, że firmy, które inwestują w komunikację interpersonalną, odnotowują wyższy poziom satysfakcji pracowników o 40%.
• Zmniejsza koszty związane z błędną komunikacją. Jak pokazują badania SHRM, nieporozumienia wynikające z błędnej komunikacji mogą kosztować firmy ogromne sumy. Poprzez inwestycje w szkolenia z zakresu komunikacji interpersonalnej firmy mogą znacznie obniżyć te koszty.

Ricardo Gonzales, ekspert ds. zarządzania ludźmi, podsumowuje: „Prawdziwa wartość firmy nie leży tylko w jej produktach czy usługach, ale przede wszystkim w ludziach i ich zdolności do komunikacji. Właśnie dzięki temu firmy osiągają prawdziwy sukces.”

Komunikacja w biznesie – szkolenia dla menadżerów

Czym jest komunikacja interpersonalna?

Komunikacja interpersonalna to proces skutecznego wymieniania informacji między dwoma lub więcej osobami. Może obejmować komunikację werbalną, niewerbalną i pisemną, aby skutecznie dzielić się informacjami. Komunikacja interpersonalna to nie tylko to, co mówisz, jest bardziej skomplikowana niż to. Może obejmować wybór słów, ton i mowę ciała.

Najważniejsze 14 umiejętności komunikacji interpersonalnej w miejscu pracy.

Ciekawi Cię, jakie umiejętności powinieneś się nauczyć i poprawić, aby rozjaśnić swoją przyszłość? Cóż, w miejscu pracy potrzebujesz więcej niż dwóch-trzech umiejętności komunikacyjnych. W rzeczywistości lista jest dość długa. Jednak my, w Szkolenia CPS, przygotowaliśmy listę 8 najlepszych umiejętności komunikacji interpersonalnej, aby pomóc Ci je zrozumieć.

Oto 14 najlepszych umiejętności komunikacji interpersonalnej, które pomogą Ci zbudować dobre relacje z zespołem, wzmocnić ich zaangażowanie przekazać odpowiedzialność i zmotywować ich do realizacji ambitnych celów. Oto 14 obszarów skutecznej komunikacji ważnych w pracy menadżera, wypracowane na podstawie 23 lat praktyki i wiedzy naukowej.

1. Komunikacja werbalna: słowa jako symbole musza być precyzyjne i zrozumiałe dla twojego odbiorcy. Kiedy używasz słów do komunikowania się z innymi ludźmi, to zwróć uwagę jak formułujesz swoje myśli i w jakie słowa je zamieniasz, których konkretnie słów używasz jako symboli do przekazania swoich myśli. To pierwszy etap, kolejny to odbiór przez słuchacza, jak on zdekoduje te słowa i jakie nada im znaczenie. W tym procesie może zajść wiele zmiennych, które powinieneś kontrolować i moderować. Wielu ludzi uważa, że ​​komunikacja werbalna to tylko mówienie słów. Jednak sposób dostarczenia może być zarówno mówiony, jak i pisemny. Komunikacja werbalna składa się również z kilku umiejętności. Poniżej znajduje się kilka istotnych umiejętności; możesz na nie spojrzeć, aby poprawić swoją umiejętność komunikacji werbalnej. Może ona obejmować, ale niekoniecznie ograniczać się do:

• aktywne słuchanie,
• dobór słów,
• pytania otwarte,
• pytania zamknięte,
• klaryfikacje,
• odzwierciedlenia proste,
• odzwierciedlenia wzmocnione,
• odzwierciedlenia dwustronne,
• odzwierciedlenia ze zmianą sensu,
• parafraza,
• presupozycje,
• Lingwistyczne Wzorce Wywierania Wpływu
• Metoda Dialogu Motywującego dla menadżerów – szkolenie z komunikacji motywującej
• Metoda Calgary Cambridge – szkolenie z komunikacji medycznej dla medyków
• Metoda komunikacji skoncentrowanej na rozwiązania – szkolenie z komunikacji rodzinnej i biznesowej, dla zespołów, liderów, dla rodzi, małżeństw, partnerów, zespołów
• Metoda Komunikacji Perswazyjnej – szkolenia z komunikacji dla handlowców, sprzedawców, negocjatorów, liderów, menadżerów

To dość długa lista umiejętności komunikacji werbalnej dla osoby, która chce ją poprawić. Jednak opanowanie każdej z tych umiejętności może być dość potężnym krokiem w rozwoju kariery.

2. Komunikacja niewerbalna: mowa ciała, gesty i ton głosu często mówią więcej niż słowa. W pracy menadżera ważne jest, aby być świadomym swojej komunikacji niewerbalnej oraz umieć ją odczytywać u innych. Komunikacja niewerbalna jest bezpośrednim przeciwieństwem komunikacji werbalnej. W komunikacji niewerbalnej ludzie używają gestów, mowy ciała i innych zamiast słów. Na przykład samodzielne obgryzanie paznokci może sugerować, że czujesz się zestresowany, nerwowy lub niepewny. Nasze ruchy ciała mogą wiele sugerować bez słowa. Dlatego powinieneś poprawić tę umiejętność i zawsze zwracać uwagę na swoją mowę ciała. Jednak zarówno werbalna, jak i niewerbalna komunikacja są ważne dla porozumienia. W pracy menadżera istotne jest nie tylko odczytywanie tych sygnałów u innych, ale również bycie świadomym swojej własnej komunikacji niewerbalnej, aby przekazywać odpowiednie informacje i budować skuteczne relacje z zespołem. Oto kilkanaście podpowiedzi jak można czytać mechanikę ciała i jego dynamikę w trakcie komunikacji interpersonalnej:

• Unikanie kontaktu wzrokowego: kiedy pracownik unika kontaktu wzrokowego podczas rozmowy, może to sugerować, że czuje się niepewny, nieśmiały, albo ma coś do ukrycia.
• Stałe poprawianie włosów lub ubrania: częste gesty związane z poprawianiem ubrania czy włosów mogą wskazywać na nerwowość lub chęć zrobienia dobrego wrażenia.
• Stały i monotonny ton głosu: monotonna mowa może wskazywać na brak entuzjazmu lub zainteresowania tematem rozmowy.
• Zakładanie rąk na klatkę piersiową: taki gest może sugerować, że osoba czuje się zagrożona lub broni się przed informacjami, które otrzymuje.
• Szybkie machanie nogą: osoba, która macha nogą w czasie siedzenia, może być zestresowana, niecierpliwa lub znudzona.
• Założone ręce: choć to powszechny gest, w kontekście biznesowym może on wskazywać na defensywę, sceptycyzm lub brak otwartości na przedstawiane pomysły.
• Przykucie wzroku: intensywny kontakt wzrokowy, zwłaszcza jeśli jest nieprzerwany, może wskazywać na dominację, próbę zastraszenia lub głębokie skupienie na rozmówcy.
• Nachylenie się do przodu do rozmówcy: kiedy ktoś się pochyla w Twoją stronę podczas rozmowy, może to oznaczać zainteresowanie tym, co mówisz lub chęć nawiązania bliższego kontaktu.
• Uśmiech z zamkniętymi ustami: w przeciwieństwie do pełnego, szerokiego uśmiechu, uśmiech z zamkniętymi ustami może wskazywać na grzeczność bez prawdziwej radości lub akceptacji.
• Podnoszenie brwi: chociaż to gest może mieć różne znaczenia w zależności od kontekstu, często wskazuje na zaskoczenie, ciekawość lub wątpliwość.
• Dotykanie własnej twarzy: częste dotykanie twarzy, zwłaszcza okolic oczu czy ust, może wskazywać na niepewność, zakłopotanie lub próbę ukrycia emocji.
• Mocny uścisk dłoni: może być interpretowany jako wyraz pewności siebie, ale również jako dominacja lub próba zaimponowania.
• Przesunięcie się na krześle, wiercenie się: częste przesuwanie się na krześle może być oznaką niespokojności, dyskomfortu lub niecierpliwości.
• Rozszerzenie źrenic: może wskazywać na zainteresowanie, podekscytowanie lub strach.
• Złożenie rąk za głową: w kontekście biznesowym, taki gest może sugerować pewność siebie, relaks, ale również postawę dominującą.
• Skrzyżowanie nóg: choć może to być wygodna pozycja, w niektórych sytuacjach może to wskazywać na postawę defensywną lub zamknięcie przed dyskusją.
• Podniesienie brody lub głowy: może sugerować dumę, pewność siebie lub poczucie wyższości.
• Rozstawienie ramion i stóp: stawianie się szeroko, z rozstawionymi ramionami lub nogami, może wskazywać na postawę dominującą i chęć zaimponowania.
• Pochylenie głowy na bok: w zależności od kontekstu, może to wskazywać na zainteresowanie, sympatię lub próbę zrozumienia rozmówcy.

Każdy z tych gestów i sygnałów niewerbalnych może mieć różne znaczenie w zależności od kultury, kontekstu i indywidualnych cech osoby. Ważne jest, aby nie interpretować tych sygnałów izolacyjnie, ale w zestawieniu z innymi gestami, tonem głosu i kontekstem sytuacji.

3. Aktywne słuchanie: zamiast myśleć o tym, co chcesz powiedzieć następnie, skoncentruj się na tym, co mówi rozmówca. To buduje zaufanie i pokazuje, że naprawdę zależy Ci na opinii innych. Oto kilka przykładów aktywnego słuchania w kontekście biznesowym:

• Zadawanie pytań: podczas spotkania z klientem, zamiast od razu przedstawiać swoją ofertę, zadajesz pytania na temat jego potrzeb, aby dokładnie zrozumieć, czego oczekuje.
• Powtarzanie słów rozmówcy: po tym jak pracownik wyrazi swoje obawy dotyczące projektu, powtarzasz to, co powiedział: „Rozumiem, że martwisz się terminami i dostępnością zasobów. Czy mogę pomóc w jakikolwiek sposób?”
• Nieprzerywanie: podczas prezentacji kolegi z zespołu, zamiast wtrącać się z uwagami czy pytaniami, czekasz aż skończy mówić i dopiero wtedy wyrażasz swoje zdanie.
• Używanie języka ciała: kiedy ktoś do Ciebie mówi, skłaniasz się nieco do przodu, utrzymujesz kontakt wzrokowy i kiwasz głową, pokazując, że aktywnie słuchasz i rozumiesz przekaz.
• Parafrazowanie: po dyskusji na temat strategii marketingowej mówisz: „Czy dobrze rozumiem, że proponujesz skupienie się na mediach społecznościowych zamiast reklamy telewizyjnej?”
• Zachęcanie do mówienia: gdy czujesz, że rozmówca może mieć więcej do powiedzenia, używasz zwrotów typu: „Opowiedz mi więcej o tym” lub „Czy mógłbyś rozwinąć tę myśl?”
• Unikanie rozpraszania: podczas rozmowy nie sprawdzasz telefonu, nie przerywasz rozmowy, aby porozmawiać z kimś innym ani nie poświęcasz uwagi innym czynnościom. Skupiasz się wyłącznie na osobie, która mówi.

Aktywne słuchanie to nie tylko umiejętność, ale też postawa, która świadczy o szacunku do rozmówcy. Przyswajając tę umiejętność, można zbudować silniejsze relacje w środowisku biznesowym i poza nim.

4. Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji: efektywna analiza problemów i śmiałe, ale przemyślane decyzje są kluczem do sukcesu w roli menadżera. Komunikacja interpersonalna odgrywa kluczową rolę w procesie rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji w zespołach. Kiedy menedżerowie i liderzy efektywnie komunikują się z członkami swojego zespołu, proces decyzyjny staje się bardziej przejrzysty, a decyzje są lepiej zrozumiałe i akceptowane przez wszystkich zaangażowanych.

• Precyzyjne komunikowanie decyzji: wyraźne i precyzyjne komunikowanie decyzji jest niezbędne, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić jednoznaczność celów. Jeśli członkowie zespołu nie rozumieją dokładnie, co zostało zdecydowane, mogą poświęcić wiele czasu i zasobów na niewłaściwe działania. Menadżerowie powinni być konkretni w wyrażaniu swoich oczekiwań, a także dostępni dla członków zespołu, którzy mogą mieć pytania lub wątpliwości.
• Komunikowanie procesu decyzyjnego: poza samą decyzją ważne jest, aby członkowie zespołu rozumieli, jak doszło do jej podjęcia. Otwarte omawianie problemów, różnych opcji i czynników branych pod uwagę podczas podejmowania decyzji buduje zaufanie i pokazuje zespołowi, że ich opinie i wkład są cenne.
• Decyzje cząstkowe: w niektórych sytuacjach menadżerowie mogą podjąć decyzję cząstkową, co oznacza podjęcie tymczasowej decyzji w oparciu o dostępne w danym momencie informacje. Takie podejście jest przydatne, gdy nie wszystkie informacje są dostępne, ale jest potrzeba podjęcia jakiegoś działania. W takich przypadkach ważne jest, aby komunikować zespołowi, że decyzja jest tymczasowa i może zostać dostosowana, gdy pojawią się nowe informacje.
• Zbieranie opinii: po podjęciu decyzji menadżerowie powinni zachęcać członków zespołu do dzielenia się swoją opinią na jej temat. Może to pomóc w wykryciu ewentualnych problemów, które zostały przeoczone w procesie decyzyjnym, oraz w dostosowaniu planu działania w miarę potrzeb.

Umiejętność rozwiązywania konfliktów w kontekście komunikacji interpersonalnej. W środowisku pracy konflikty są nieuniknione. Z różnych powodów – różnice zdań, konkurencja o zasoby lub niewyraźne linie odpowiedzialności – napięcia mogą się pojawiać. Kluczowe jest jednak nie unikanie konfliktu, ale rozwijanie umiejętności skutecznego jego rozwiązywania. Efektywna komunikacja interpersonalna jest tutaj kluczem.

• Zrozumienie źródeł konfliktu: pierwszym krokiem w rozwiązywaniu konfliktu jest zrozumienie jego przyczyn. Dobre umiejętności słuchania, zadawania pytań i empatii mogą pomóc menadżerowi w zrozumieniu perspektyw obu stronnych uczestników konfliktu. Zamiast skupiać się na winie, skoncentruj się na zrozumieniu problemu.
• Otwarta i uczciwa komunikacja: w przypadku konfliktu ważne jest, aby uczestnicy czuli, że są słuchani i rozumiani. Otwarte rozmowy, w których każda strona ma możliwość wyrażenia swojego zdania, mogą przyczynić się do wyjaśnienia nieporozumień i znalezienia wspólnego gruntu.
• Poszukiwanie rozwiązań win-win: w idealnej sytuacji rozwiązanie konfliktu powinno przynieść korzyści obu stronom. Zamiast skupiać się na tym, co dzieli, warto poszukać sposobów, które pozwolą obu stronom osiągnąć swoje cele lub przynajmniej czuć się zadowolonym z wyniku.
• Negocjacje i mediacje: w bardziej skomplikowanych sytuacjach, gdzie konflikt jest trudny do rozwiązania samodzielnie, pomocne może być skorzystanie z technik negocjacyjnych lub zewnętrznej mediacji. W takich sytuacjach ważne jest zachowanie obiektywizmu i skupienie się na rozwiązaniu problemu, a nie na osobach.
• Refleksja i nauka: po rozwiązaniu konfliktu warto zastanowić się, co można było zrobić inaczej, co się nauczyliśmy i jakie są możliwości poprawy w przyszłości. Analiza sytuacji może przyczynić się do lepszego rozumienia dynamiki zespołu i unikania podobnych sytuacji w przyszłości.

5. Empatia: staraj się rozumieć i wczuwać w sytuację innych. Empatyczne podejście pomaga budować silne relacje zespołowe. W środowisku biznesowym, zwłaszcza w trudnych okolicznościach, empatia jest nieocenioną umiejętnością. Pozwala na głębsze zrozumienie i docenienie perspektyw, uczuć i motywacji innych członków zespołu. Gdy pojawiają się konflikty lub napięcia, empatyczne podejście może przyczynić się do deeskalacji sytuacji i znalezienia konstruktywnego rozwiązania.

• Praca zespołowa: w zespołach, gdzie członkowie są empatyczni, ludzie czują się bardziej wartościowi i zrozumiani. Dzięki empatii można lepiej docenić wkład każdej osoby i zrozumieć jej unikalne wyzwania. Na przykład, jeśli członek zespołu jest spóźniony z projektem z powodu osobistych problemów, empatyczny lider zespołu zrozumie ten kontekst i dostosuje podejście, oferując wsparcie zamiast krytyki.
• Sytuacje kryzysu: w trudnych chwilach, takich jak konflikty wewnętrzne, napięcia z klientami czy kryzysy finansowe, empatia jest kluczowa. Pozwala menedżerom i liderom na zrozumienie, jak ich decyzje wpływają na innych oraz na dostosowanie komunikacji tak, aby była ona odpowiednia i wspierająca. Gdy na przykład firma musi przeprowadzić redukcję zatrudnienia, empatyczne podejście do pracowników, którzy zostają zwolnieni – w postaci uczciwej komunikacji, wsparcia w poszukiwaniu nowej pracy czy rekompensaty – może złagodzić negatywne skutki takiej decyzji.
• Napięcia i konflikty: konflikty są nieuniknione w każdym środowisku pracy. Jednak empatyczne podejście do drugiej strony może pomóc w zrozumieniu jej punktu widzenia i przyczynić się do szybszego rozwiązania problemu. Zamiast przyjmować postawę obronną, empatia pozwala na otwarte i uczciwe rozmowy, które prowadzą do wzajemnego zrozumienia i kompromisu.

6. Asertywność: kluczowym elementem skutecznej komunikacji w biznesie jest umiejętność asertywnego wyrażania własnych myśli, uczuć i potrzeb, nie naruszając jednocześnie praw i uczuć innych osób. Asertywność to zdolność do mówienia „nie” bez poczucia winy, żądania tego, czego potrzebujesz oraz wyrażania własnego zdania w sposób klarowny i bezpośredni. To również zdolność do aktywnego słuchania innych, akceptowania konstruktywnych uwag oraz radzenia sobie z konfliktami w sposób produktywny. Oto kilka przykładów:

• Kiedy klient naciska na nierealistyczne terminy, asertywny menedżer mógłby powiedzieć: „Rozumiem, dlaczego ten termin jest dla Ciebie ważny. Niemniej jednak, aby zapewnić najwyższą jakość pracy, potrzebujemy dodatkowego czasu. Czy możemy omówić kompromis?”
• Gdy członek zespołu nie dostarcza pracy na czas, asertywny lider mógłby stwierdzić: „Zauważyłem, że miałeś trudności z dotrzymaniem terminu. Jak mogę Ci pomóc, abyśmy wspólnie osiągnęli cele projektu?”
• W sytuacji, gdy jesteś przerywany podczas prezentacji, asertywna odpowiedź to: „Chciałbym teraz dokończyć swoją myśl. Odpowiem na pytania i uwagi po zakończeniu prezentacji.”

Asertywność pozwala na tworzenie zdrowych relacji biznesowych, opartych na wzajemnym szacunku i otwartości. Pracownicy i partnerzy biznesowi, którzy praktykują asertywność, często są bardziej szanowani, ponieważ potrafią jasno określić swoje granice, jednocześnie będąc otwartymi na potrzeby i uczucia innych.

7. Parafrazowanie: powtarzanie tego, co powiedział ktoś inny, ale innymi słowami, pomoże upewnić się, że dobrze zrozumiałeś przekaz oraz pozwoli rozmówcy wiedzieć, że go słuchałeś.

Parafraza zaczyna się najczęściej od słów:

• Jeżeli dobrze rozumiem…?
• A więc chodzi o to, że…? Czy dobrze rozumiem?
• Z tego, co powiedziałaś zrozumiałem, że…?
• Czy o to ci chodziło?
• Twierdzisz, że…?
• Innymi słowy zależny Panu na…?
• Rozumiem, że jest Pani przekonana, do…?

Oto kilka przykładów zastosowania parafrazowania w różnych kontekstach biznesowych:

• Spotkanie projektowe:

Rozmówca: „Myślę, że powinniśmy przesunąć termin prezentacji o tydzień, aby mieć pewność, że wszystko jest w porządku.”

Parafraza: „Proponujesz, abyśmy dali sobie dodatkowy tydzień, aby zapewnić jakość naszej prezentacji, tak?”

• Negocjacje:

Rozmówca: „Nie jesteśmy w stanie zaakceptować tej ceny, ale możemy rozważyć pewne ustępstwa, jeśli dacie nam lepsze warunki dostawy.”

Parafraza: „Rozumiem, że cena byłaby bardziej akceptowalna, jeśli poprawimy warunki dostawy?”

• Feedback pracownika:

Rozmówca: „Czuję, że nie dostaję wystarczająco dużo wsparcia w mojej roli i potrzebuję więcej szkoleń biznesowych, jest mnóstwo ciekawych ofert szkleń dla firm.”

Parafraza: „Zależy Ci na tym aby rozwijać się poprzez szkolenia biznesowe, tak?”

• Spotkanie z klientem:

Rozmówca: „Nie jestem zadowolony z jakości ostatniej dostawy. Część produktów była uszkodzona.”

Parafraza: „Rozumie, że chciałby Pan abyśmy wymienili uszkodzone produkty?”

• Spotkanie zespołowe:

Rozmówca: „Moim zdaniem powinniśmy skupić się bardziej na mediach społecznościowych w naszej kampanii marketingowej.”

Parafraza: „Innymi słowy, mamy przeznaczyć większy budżet na promocję w mediach społecznościowych?”

Korzystanie z parafrazowania nie tylko pozwala upewnić się, że dobrze zrozumiałeś rozmówcę, ale także daje jemu czy jej możliwość sprostowania, jeśli coś zostało źle zinterpretowane. Jest to ważne narzędzie w komunikacji, zwłaszcza w sytuacjach, gdzie dokładność i klarowność są kluczem.

8. Odzwierciedlenia: odpowiedź na emocje lub negatywne słowa rozmówcy, pokazując, że je rozumiesz. Na przykład: „Czujesz się sfrustrowany tym projektem”. Istotą odzwierciedleń jest uchwycenie i ujęcie w słowa znaczenia wypowiedzi rozmówcy. Aby tego dokonać stosuje się różnego rodzaju odzwierciedlenia świadomie wprowadzając w odpowiednich momentach selekcję – tak, aby uwypuklić wypowiedzi o zmianie. Odzwierciedlamy nie tylko słowa, ale też i emocje. Wszystkie odzwierciedlenia są wprowadzane w formie twierdzącej, co stwarza większe poczucie bezpieczeństwa u pracownika i zachęca go do kontynuowania wątku.

Oto kilka przykładów zastosowania odzwierciedlenia w różnych kontekstach biznesowych:

• Rozmowa z pracownikiem o obciążeniu pracą:

Rozmówca: „Ostatnio mam tak dużo zadań, że nie wiem, od czego zacząć. Czuję się przytłoczony.”

Odzwierciedlenie: „Czujesz się przytłoczony ilością pracy, którą masz do wykonania.

• Feedback od klienta:

Rozmówca: „Nie jestem zadowolony z jakości tego produktu, czuję się rozczarowany.”

Odzwierciedlenie: „Chciałbyś otrzymywać produkty wysokiej jakości.”

• Spotkanie zespołowe dotyczące trudnej decyzji:

Rozmówca: „Obawiam się, że jeśli wybierzemy tę opcję, nasza reputacja może ucierpieć.”

Odzwierciedlenie: „Zależy Ci na właściwym wyborze i ochronieniu reputacji.”

• Rozmowa z współpracownikiem o napiętej sytuacji w zespole:

Rozmówca: „Nie mogę porozumieć się z Tomkiem w tej sprawie i czuję się sfrustrowany.”

Odzwierciedlenie: „Dobre relacje są dla Ciebie ważne i zastanawiasz się jak możesz porozumieć się z Tomkiem.”

• Spotkanie z partnerem biznesowym:

Rozmówca: „Nie jestem pewien, czy możemy sprostać tym wymaganiom w ustalonym terminie.”

Odzwierciedlenie: „Czujesz niepewność co do możliwości spełnienia tych wymagań w wyznaczonym czasie.”

Korzystanie z odzwierciedlenia w rozmowach biznesowych pozwala lepiej zrozumieć emocje rozmówcy i buduje zaufanie, pokazując, że jesteś zaangażowany w rozmowę i naprawdę słuchasz. Jest to ważne narzędzie w komunikacji, które może pomóc w głębszym zrozumieniu potrzeb, obaw i oczekiwań drugiej strony.

9. Pytania otwarte i pytania zamknięte: w skutecznej komunikacji kluczowe jest zadawanie odpowiednich pytań. Pytania otwarte zachęcają do bardziej wyczerpujących odpowiedzi i często prowadzą do głębszej dyskusji, podczas gdy pytania zamknięte przeważnie wymagają krótkiej i konkretniej odpowiedzi.

Pytania otwarte służą do zbierania informacji i zachęcają rozmówcę do dzielenia się swoimi myślami, uczuciami i opiniami. Takie pytania zwykle zaczynają się od „jak”, „co”, „dlaczego”, „gdzie”, „kiedy” lub „kim”.

Przykłady:

• „Jakie masz odczucia w związku z tym projektem?”
• „Co według Ciebie stanowiło największe wyzwanie w ostatnim miesiącu?”
• „Dlaczego uważasz, że ta strategia będzie najskuteczniejsza?”

Pytania zamknięte są bardziej bezpośrednie i mają na celu uzyskanie konkretnej informacji lub potwierdzenie. Zwykle można na nie odpowiedzieć „tak” lub „nie”, choć nie zawsze są one ograniczone do tych odpowiedzi.

Przykłady:

• „Czy spotkanie z klientem jest zaplanowane na jutro?”
• „Czy jesteś zadowolony z wyników tej kampanii?”
• „Czy potrzebujesz dodatkowej pomocy w realizacji tego zadania?”

Zastosowanie odpowiedniego typu pytania w odpowiedniej sytuacji może znacznie wpłynąć na jakość i efektywność komunikacji. W sytuacjach, gdy chcemy uzyskać dokładniejsze informacje lub zachęcić rozmówcę do dzielenia się swoim doświadczeniem, pytania otwarte są bardziej odpowiednie. Natomiast gdy potrzebujemy szybkiej i konkretnej odpowiedzi, warto zastosować pytania zamknięte.

10. Dowartościowania w duchu Dialogu Motywującego: wspierające i pozytywne komunikaty mogą znacząco wpłynąć na budowanie wzajemnego zaufania i poprawę relacji w miejscu pracy. Dowartościowania, czyli wyrażanie uznania i pozytywnych uczuć względem innych, pomagają w tworzeniu przyjaznej atmosfery, a także motywują pracowników do dalszego działania. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach, gdy ktoś włożył dużo wysiłku w realizację zadania, czy osiągnął sukces.

Przykładowe dowartościowania:

• „To godna do naśladowania postawa. Twoje zaangażowanie i podejście do wyzwań są naprawdę inspirujące.”
• „Widzę, że jest Pan otwarty na wiedzę. Taki głód nauki jest niezwykle cenny w naszym zespole.”
• „Brawo, widzę, że jest Pani zdeterminowana. Taka postawa przynosi efekty i jest wartością samą w sobie.”
• „Skąd Pan bierze tak dużo energii i optymizmu? To naprawdę zaraża innych pozytywnym nastawieniem.”
• „Podziwiam w Tobie umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach. Dzięki temu cały zespół czuje się bezpieczniej.”
• „Lubię w Tobie to, jak potrafisz znaleźć kompromis w dyskusji. To bardzo ważna cecha w pracy zespołowej.”
• „Podoba mi się, gdy podejmujesz inicjatywę. To pokazuje, jak bardzo jesteś zaangażowany w to, co robisz.”
• „Doceniam Cię za to, jak dbasz o szczegóły. Dzięki temu możemy być pewni, że nic nie zostanie przeoczone.”
• „Jestem spokojny, gdy prowadzisz ten projekt. Wiem, że wszystko pójdzie zgodnie z planem.”

Stosowanie takich pozytywnych komunikatów nie tylko zwiększa poczucie własnej wartości u innych, ale również wzmacnia atmosferę zaufania i współpracy w zespole. Warto regularnie przekazywać takie komunikaty, by pokazać, że doceniamy pracę i zaangażowanie innych osób.

11. Umiejętności negocjacji: w pracy menadżera często trzeba negocjować – czy to z pracownikami, dostawcami czy klientami. Umiejętność osiągania kompromisów jest kluczem. Sukces w biznesie często zależy od zdolności do prowadzenia skutecznych negocjacji. W środowisku pracy menadżer regularnie stoi przed wyzwaniami wymagającymi umiejętnego wywierania wpływu, argumentowania czy osiągania kompromisów. To nie tylko umiejętność przekonywania innych do swojego punktu widzenia, ale także zdolność do słuchania, rozumienia i doceniania perspektywy drugiej strony.

Kluczowe elementy skutecznych negocjacji:

• Planowanie i przygotowanie się: przed rozpoczęciem negocjacji ważne jest, aby dokładnie przeanalizować sytuację, zrozumieć swoje cele i ustalić granice ustępstw.
• Aktywne słuchanie: słuchanie bez przerywania i staranie się zrozumieć perspektywę drugiej strony buduje zaufanie i może prowadzić do bardziej owocnych rozmów.
• Pytania otwarte: pozwalają na zgłębienie problemu i zrozumienie motywacji drugiej strony. Pytania takie jak „Jakie są Pana oczekiwania względem tego projektu?” mogą dać cenne informacje.
• Osiąganie kompromisu: zamiast traktować negocjacje jak walkę, w której jedna strona musi przegrać, dąż do rozwiązania korzystnego dla obu stron.
• Utrzymanie spokoju: w sytuacjach napiętych ważne jest, aby zachować spokój i profesjonalizm. Emocjonalne reakcje mogą przeszkodzić w osiągnięciu porozumienia.
• Zrozumienie kulturowych różnic: jeśli negocjujesz z osobami z innych krajów lub kultur, warto zrozumieć ich kulturowe normy i oczekiwania.
• Sprawdzenie porozumienia: po zakończeniu rozmów warto upewnić się, że obie strony rozumieją i zgadzają się na postanowienia.

Ostatecznie, skuteczne negocjacje wymagają praktyki, cierpliwości i chęci do nauki. W miarę zdobywania doświadczenia menadżer staje się bardziej pewny swoich działań i zdolny do osiągania korzystnych porozumień w różnorodnych sytuacjach biznesowych.

12. Uważna analiza sytuacji: zamiast reagować impulsywnie, zastanów się nad sytuacją, analizując wszystkie aspekty zanim podejmiesz decyzję. W dynamicznym świecie biznesu menadżerowie często stają przed wyzwaniami wymagającymi szybkich decyzji. Jednak impulsywność może prowadzić do błędów i nieprzemyślanych działań, które w dłuższej perspektywie mogą okazać się kosztowne dla organizacji. Znacznie bardziej korzystne jest rozwinięcie zdolności do uważnej analizy sytuacji.

Kluczowe aspekty uważnej analizy sytuacji:

• Zbieranie informacji: zanim podejmiesz decyzję, zbierz wszystkie niezbędne informacje. Pytaj, badaj, korzystaj z dostępnych zasobów.
• Rozważenie różnych perspektyw: konsultuj się z zespołem, ekspertami czy innymi działami, aby uzyskać pełniejszy obraz sytuacji.
• Rozważenie konsekwencji: zastanów się, jak Twoja decyzja wpłynie na zespół, klientów, partnerów biznesowych i finanse firmy.
• Unikanie pośpiechu: chyba że sytuacja wymaga natychmiastowej reakcji, poświęć czas na przemyślenie każdej decyzji.
• Sprawdzanie swoich przesłanek: upewnij się, że nie działasz na podstawie błędnych założeń lub przekonań.
• Ocenianie dostępnych opcji: często istnieje wiele sposobów rozwiązania problemu. Zastanów się, który jest najbardziej odpowiedni dla danej sytuacji.
• Refleksja nad własnymi emocjami: uważaj, aby Twoje osobiste uczucia lub uprzedzenia nie wpłynęły na Twój wybór.
• Dokładne planowanie: po dokładnej analizie, zaplanuj swoje działania krok po kroku.

Pamiętając o tych kluczowych aspektach, menadżer jest w stanie podejmować decyzje bardziej świadomie, minimalizując ryzyko błędów i poprawiając ogólną jakość zarządzania w firmie. Uważna analiza sytuacji jest nie tylko oznaką profesjonalizmu, ale także kluczem do długoterminowego sukcesu w biznesie.

13. Zanim coś powiesz to zastanów się: zaplanuj, co chcesz powiedzieć, zanim zaczniesz mówić, aby Twoja komunikacja była klarowna i skoncentrowana. Komunikacja jest kluczowym narzędziem w środowisku biznesowym. Współpracownicy, partnerzy, klienci i inne osoby oczekują jasnych i zrozumiałych informacji. Impulsywne lub nieprzemyślane wypowiedzi mogą prowadzić do nieporozumień, konfliktów lub błędnych interpretacji. Aby unikać takich sytuacji, ważne jest, aby zaplanować, co chcemy powiedzieć.

Kluczowe elementy tej strategii komunikacyjnej obejmują:

• Określenie celu komunikacji: zastanów się, jaką wiadomość chcesz przekazać i jakie chciałbyś osiągnąć efekty. Czy chcesz informować, przekonywać, czy może motywować?
• Rozważenie odbiorcy: kto jest Twoim adresatem? Co może go interesować, a co nie? Dostosuj swoją komunikację do potrzeb i oczekiwań odbiorcy.
• Struktura i klarowność: zorganizuj swoje myśli w logicznej kolejności. Unikaj zbędnych informacji i dbaj o klarowność wypowiedzi.
• Unikanie emocjonalnych reakcji: w emocjonalnych sytuacjach często reagujemy impulsywnie. Przed przekazaniem jakiejkolwiek informacji warto zastanowić się nad jej tonem i treścią.
• Prośba o informację zwrotną: po przekazaniu informacji poproś odbiorcę o reakcję. Dzięki temu dowiesz się, czy Twoja wiadomość została prawidłowo zrozumiana.
• Samokontrola: zanim przekażesz informację, przemyśl ją jeszcze raz. Czy jest jasna? Czy nie jest zbyt skomplikowana?
• Wykorzystanie przerw: czasami warto zrobić przerwę przed przekazaniem ważnej informacji. Pozwoli to na przemyślenie i ewentualne dostosowanie treści.

Pamiętając o tych wskazówkach, Twoja komunikacja stanie się bardziej efektywna, a ryzyko nieporozumień zostanie znacznie zmniejszone. Współczesny świat biznesu ceni sobie precyzję i jasność w komunikacji, więc warto inwestować w rozwijanie tej umiejętności.

14. Budowanie relacji: w pracy menadżera relacje z zespołem, klientami i partnerami biznesowymi są kluczowe. Dbaj o te relacje poprzez regularną, jasną i otwartą komunikację. Współczesny świat biznesu stawia na współpracę, zaufanie i długotrwałe relacje. W pracy menadżera, kluczową umiejętnością jest umiejętność nawiązywania i utrzymywania relacji z różnymi grupami interesariuszy – od podwładnych, przez klientów, aż po partnerów biznesowych. Budowanie mocnych, opartych na zaufaniu relacji, przekłada się na zwiększenie efektywności, produktywności i satysfakcji w pracy.

Oto kilka aspektów, na które warto zwrócić uwagę:

• Aktywne słuchanie: ważne jest, aby naprawdę słuchać tego, co mają do powiedzenia inni. To nie tylko odbieranie słów, ale także zrozumienie intencji i emocji stojących za nimi.
• Empatia: staraj się patrzeć na świat z perspektywy innych. Rozumienie ich potrzeb, oczekiwań i obaw pomaga w budowaniu głębszych relacji.
• Otwarta i uczciwa komunikacja: mów otwarcie o swoich oczekiwaniach, planach i obawach. Unikaj ukrywania problemów czy unikania trudnych tematów.
• Dowartościowywanie innych: okazywanie szacunku i docenianie wkładu innych osób w projekt czy pracę zespołu zwiększa ich zaangażowanie i poczucie przynależności.
• Konsultacje i feedback: regularnie konsultuj swoje decyzje z zespołem, prosząc o ich opinie i sugestie. Daj też innym znać, co myślisz o ich pracy – zarówno pozytywne, jak i konstruktywne uwagi.
• Inwestycja w rozwój: pokaż, że dbasz o rozwój swojego zespołu, oferując szkolenia, warsztaty czy mentoring.
• Budowanie zaufania: zaufanie jest fundamentem każdej relacji. Działaj konsekwentnie, dotrzymuj obietnic i bądź uczciwy w każdej sytuacji.
• Spędzanie czasu razem: nieformalne spotkania, wyjścia czy team-buildingowe wydarzenia pomagają lepiej poznać się nawzajem i wzmocnić więzi.

Menadżer, który potrafi budować i pielęgnować relacje, staje się nie tylko skuteczniejszym liderem, ale też czerpie większą satysfakcję z pracy, a jego zespół jest bardziej zintegrowany i efektywny. W dobie globalizacji i cyfrowej komunikacji, umiejętność budowania prawdziwych, ludzkich relacji jest bezcenna. Te zasady skutecznej komunikacji pomogą menadżerowi w budowaniu silnych relacji z zespołem, podejmowaniu trafnych decyzji i prowadzeniu firmy do sukcesu.

Komunikacja werbalna i niewerbalna

Czym zajmuje się proksemika?

Jakie znaczenia ma proksemika w komunikacji interpersonalnej?

Proksemika to nauka zajmująca się badaniem, jak ludzie wykorzystują przestrzeń w kontekście komunikacji i jak różne aspekty przestrzeni wpływają na nasze zachowanie, interpretacje i interakcje z innymi ludźmi. Termin ten został wprowadzony przez antropologa Edwarda T. Halla w latach 60. XX wieku.

Proksemika analizuje m.in.: Dystans osobisty: ludzie mają różne „strefy przestrzeni” wokół siebie, które traktują jako bardziej lub mniej prywatne. Edward Hall wyróżnił cztery główne strefy:

• Strefa Intymna: od dotyku do około 45 cm. Używana głównie dla bardzo bliskich relacji, takich jak partnerzy, rodzina lub bliscy przyjaciele.
• Strefa Osobista: od 45 cm do około 1,2 m. Dystans, na którym prowadzimy większość naszych codziennych rozmów.
• Strefa Społeczna: od 1,2 m do około 3,6 m. Dystans typowy dla formalnych spotkań, takich jak rozmowy biznesowe.
• Strefa Publiczna: powyżej 3,6 m. Dystans, na którym odbywają się publiczne przemówienia czy wykłady.
• Terytorialność: Ludzie często tworzą „terytoria” lub „strefy własności”, które mogą być stałe (jak domy czy miejsca pracy) lub tymczasowe (jak miejsce w kawiarni). Oznakowanie terytorium może odbywać się poprzez fizyczne barierki, takie jak ściany lub drzwi, ale także przez przedmioty, takie jak torby czy książki.
• Pozycjonowanie ciał: kierunek, w którym ludzie ustawiają się względem siebie, może przekazywać wiele informacji. Na przykład, konfrontacyjna postawa twarzą w twarz może być odbierana jako bardziej agresywna niż postawa boczna.
• Kulturowe różnice: proksemiczne normy mogą się różnić w zależności od kultury. To, co w jednej kulturze jest uważane za odpowiedni dystans osobisty, w innej może być odbierane jako zbyt blisko lub zbyt daleko.

Rozumienie proksemiki jest kluczowe w wielu kontekstach, od biznesu po dyplomację, ponieważ pomaga zrozumieć, jak ludzie interpretują przestrzeń wokół siebie i jak te interpretacje wpływają na ich komunikację i interakcje z innymi.

Jak menadżer może wykorzystać proksemikę i mowę ciała w kontakcie z pracownikiem w postawie opozycyjnej, buntowniczej i konfliktowej?

Zarządzanie konfliktami i niechętnymi postawami w miejscu pracy to skomplikowane zadanie, które wymaga zręczności i empatii. Proksemika i mowa ciała mogą być ważnymi narzędziami w rękach menedżera, które pomogą mu zrozumieć i odpowiednio zareagować na trudne sytuacje. Oto kilka sposobów, w jaki menedżer może wykorzystać te narzędzia w kontakcie z pracownikiem o postawie opozycyjnej:

• Zachowanie odpowiedniego dystansu: menadżer powinien unikać wchodzenia w strefę intymną pracownika, co mogłoby być odbierane jako zagrożenie lub próba dominacji. Zamiast tego, zachowując dystans osobisty czy społeczny, menedżer może przekazać, że szanuje przestrzeń pracownika i nie chce narzucić swojej woli.
• Otwarta postawa ciała: unikanie krzyżowania ramion, zwracanie się ciałem w stronę pracownika oraz utrzymywanie otwartych dłoni mogą sygnalizować gotowość do słuchania i otwartość na rozmowę.
• Stabilny kontakt wzrokowy: utrzymywanie umiarkowanego kontaktu wzrokowego może wskazywać na to, że menedżer jest zaangażowany w rozmowę i słucha pracownika. Jednak zbyt intensywny kontakt wzrokowy może być odczytany jako próba dominacji lub wyzwanie.
• Zachowanie spokoju i kontrolowanej mowy ciała: jeśli pracownik jest buntowniczy, menedżer powinien unikać gestów i ekspresji, które mogą eskalować sytuację. Szybkie ruchy, gwałtowne gesty lub podnoszenie tonu mogą podsycać konflikt.
• Używanie gestów uspokajających: delikatne gesty, takie jak poklepywanie się po kolanach czy powolne przytakiwanie, mogą pomóc w uspokojeniu napiętej atmosfery.
• Wykorzystanie przestrzeni do rozmowy: wybór odpowiedniego miejsca do rozmowy może robić różnicę. Przykładowo, prywatne biuro może być lepsze do rozmowy o trudnych tematach niż miejsce otwarte, gdzie inni pracownicy mogą podsłuchiwać.
• Zachęcanie pracownika do zajęcia komfortowej pozycji: na przykład, jeśli pracownik woli stać, menedżer również powinien stanąć. Jeśli pracownik chce siedzieć, menedżer powinien również zasiąść, zachowując równy poziom z pracownikiem, aby unikać dominacji.

W wykorzystaniu proksemiki i mowy ciała kluczem jest empatia i zdolność do czytania subtelnych sygnałów wysyłanych przez pracownika. Dzięki temu menedżer może dostosować swoje podejście i skuteczniej zarządzać konfliktem w miejscu pracy.

Jesteś pracownikiem i chcesz poprawić swoją komunikację? Oto 10 cech dobrej komunikacji interpersonalnej

Chociaż wielu z nas jest przekonanych o swoich umiejętnościach komunikacyjnych, rzeczywistość może bywać inna. Współczesne badania sugerują, że aż 93% skutecznej komunikacji jest niewerbalna. Pomimo to, komunikacja interpersonalna jest kluczem do budowania trwałych relacji, efektywnego liderowania zespołom i osiągania korporacyjnych celów. Jak więc rozpoznać i kształtować właściwe umiejętności komunikacyjne?

1. Bądź elastyczny. Sukces w środowisku biznesowym wymaga adaptacyjności. Elastyczność pozwala na przyjmowanie nowych pomysłów i technik, jednocześnie promując kulturę akceptacji i bezpieczeństwa wśród zespołu. Dostosowywanie się do sytuacji i umiejętność zmieniania swojego podejścia w zależności od kontekstu jest niezbędna.
2. Współpracuj i bądź otwarty na rozmowę. Współpraca to nie tylko praca z innymi, ale też otwartość na ich pomysły. Zespoły, które potrafią efektywnie współpracować, osiągają lepsze rezultaty. Otwartość na rozmowę umożliwia wymianę wiedzy, co prowadzi do twórczego myślenia i innowacji.
3. Wykazuj inicjatywę. Bycie asertywnym w komunikacji oznacza wyrażanie swoich myśli, uczuć i potrzeb w sposób otwarty, uczciwy i odpowiedni. Pomaga to w zapewnieniu jasności, unikaniu nieporozumień i budowaniu wzajemnego szacunku.
4. Ćwicz aktywne słuchanie. Aktywne słuchanie to więcej niż tylko słuchanie – to umiejętność pełnego zaangażowania w rozmowę, zadawania pytań i interpretowania subtelnych sygnałów.
5. Okazuj empatię. Empatia, czyli zdolność do zrozumienia i podzielenia się uczuciami innych, jest kluczem do tworzenia głębokich, znaczących relacji. Pomaga to w zrozumieniu perspektywy innych i reagowaniu w sposób, który pokazuje, że się troszczysz.
6. Zachowaj otwarty umysł. Bycie otwartym na opinie innych, nawet jeśli się z nimi nie zgadzasz, może prowadzić do odkrycia nowych perspektyw i rozwiązania problemów w sposób, którego wcześniej nie rozważałeś.
7. Mile widziane informacje zwrotne. Konstruktywna krytyka jest kluczem do osobistego i zawodowego rozwoju. Ważne jest jednak, aby informacje zwrotne były przekazywane w sposób, który jest konstruktywny, a nie krytykujący.
8. Wzorowy szacunek. Szacunek jest podstawą każdej zdrowej relacji. To oznacza traktowanie innych z godnością i wartością, niezależnie od ich stanowiska czy opinii.
9. Wybierz właściwy kanał przekazu informacji. W zależności od sytuacji, różne kanały komunikacji (e-mail, rozmowy twarzą w twarz, spotkania zespołowe) mogą być bardziej odpowiednie. Wybór odpowiedniego kanału może wpłynąć na skuteczność Twojej komunikacji.
10. Wykazuj pozytywne sygnały niewerbalne. Niewerbalne sygnały, takie jak kontakt wzrokowy, postawa ciała i ton głosu, mogą mówić więcej niż słowa. Uważaj, aby Twoje sygnały niewerbalne były zgodne z Twoim przekazem werbalnym.
11. Bądź spokojny i opanowany – dbaj o swoje emocje. W środowisku zawodowym, szczególnie w sytuacjach stresujących, ważne jest, aby zachować spokój i opanowanie. Reagowanie impulsywnie lub pod wpływem silnych emocji może prowadzić do nieporozumień, konfliktów i błędów w komunikacji. Ucz się rozpoznawać sygnały, które wskazują, że Twoje emocje zaczynają dominować, takie jak przyspieszony puls, pocenie się czy uczucie napięcia. Znajdź skuteczne metody radzenia sobie ze stresem, takie jak techniki oddechowe, medytacja czy krótkie przerwy w ciągu dnia. Pamiętaj, że dbanie o swoje emocje i zdrowie psychiczne ma kluczowe znaczenie dla skutecznej komunikacji. Kiedy czujesz się zrelaksowany i opanowany, jesteś w stanie myśleć bardziej jasno, słuchać uważniej i komunikować się w sposób bardziej efektywny.

Podsumowując, skuteczna komunikacja interpersonalna jest znacznie bardziej złożona niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Wymaga elastyczności, współpracy, inicjatywy, aktywnego słuchania, empatii, otwartości, akceptacji informacji zwrotnych, szacunku, umiejętności wyboru właściwego kanału komunikacji oraz umiejętności interpretowania sygnałów niewerbalnych. Jednak dzięki dbałości o te aspekty można prowadzić zespoły do sukcesu i tworzyć trwałe relacje w miejscu pracy.

Jakie mogą być potencjalne bariery w komunikacji interpersonalnej?

Bariery w komunikacji interpersonalnej to rzeczy, które utrudniają odbiór przekazu. Może to prowadzić do nieporozumień, braku zainteresowania i nawet obrażenia.

Aby pomóc Ci zrozumieć, dlaczego czasami mamy problemy z komunikacją z innymi, stworzyliśmy listę potencjalnych barier w komunikacji interpersonalnej. Bariery, które pojawiają się, będą zależeć od sytuacji i osób zaangażowanych, ale to wszystko potencjalne problemy, o których warto wiedzieć.

1. Zbyt dużo żargonu technicznego. Chyba że rozmawiasz z ekspertami w dziedzinie, o której mówisz, powinieneś unikać zbędnego żargonu. Dotyczy to zarówno komunikacji werbalnej, jak i pisemnej. Używanie zbyt dużo niepotrzebnych technicznych słów może sprawić, że Twoja wiadomość będzie niejasna lub nawet niezrozumiała, a punkt, który chcesz przekazać, może zostać utracony w tłumaczeniu. Zachowaj jasność i zwięzłość, dostosuj komunikat do rozmówcy.
2. Niespójne sygnały. Czasami możesz mówić coś słowami, ale przekazywać coś zupełnie innego swoim językiem ciała. Nazywa się to niespójnym sygnałem, ponieważ jednocześnie wysyłasz dwa przeciwstawne sygnały.
3. Wybór niewłaściwego medium. Niektóre media są bardziej odpowiednie niż inne do pewnych rozmów. Na przykład emocjonalne rozmowy lepiej przeprowadzać twarzą w twarz, ponieważ możesz użyć werbalnych i niewerbalnych sygnałów do przekazania swojej wiadomości. E-maile są świetne do przekazywania rutynowych informacji, podczas gdy wiadomości tekstowe lub natychmiastowe są dobre do luźnych rozmów i szybkich pytań.
4. Słabe relacje interpersonalna, barak zaufania. Kiedy brakuje zaufania między ludźmi, szczególnie w środowisku pracy, często pojawiają się problemy z komunikacją. Dzieje się tak dlatego, że wcześniejsze wyobrażenia o relacji mogą wpłynąć na skuteczne przekazywanie pewnych wiadomości – może to być dlatego, że odbiorca nie skupia się wystarczająco na rozmówcy lub dlatego, że nie wierzy lub nie szanuje tego, co mówi rozmówca. Dodatkowo hierarchiczne struktury w biurach mogą również utrudniać komunikację interpersonalną, ponieważ młodsi pracownicy mogą czuć się niechętni do poprawnej komunikacji i przedstawienia swoich opinii swoim przełożonym.
5. Czynniki zewnętrzne. Podczas komunikacji interpersonalnej często występuje wiele niekontrolowalnych czynników zewnętrznych. Czasami może to być hałas wpływający na słyszenie i koncentrację, a czasami słaby połączenie internetowe utrudniające rozmowę. Niestety czynniki zewnętrzne nigdy nie znikną, ale ważne jest pamiętanie o cierpliwości i względności dla innej osoby lub osób, z którymi się komunikujemy, gdy pojawiają się takie trudności.

Co może powiedzieć menadżer, gdy pracownik jest zdenerwowany?

Kiedy menedżer rozmawia z pracownikiem, który jest zdenerwowany, istotne jest, by używać słów i zwrotów, które wyrażają zrozumienie, wsparcie i gotowość do wysłuchania. Oto przykłady takich zwrotów:

Zrozumienie

• „Rozumiem, dlaczego możesz się tak czuć.”
• „To musi być dla Ciebie frustrujące.”
• „Przykro mi, że się tak czujesz.”

Wsparcie

• „Chcę Ci pomóc w rozwiązaniu tego problemu.”
• „Jesteś ważnym członkiem naszego zespołu i twoje uczucia są dla mnie ważne.”
• „Jak mogę Ci pomóc?”

Aktywne słuchanie

• „Proszę, opowiedz mi więcej o tym.”
• „Chcę zrozumieć całą sytuację. Możesz podzielić się ze mną swoimi przemyśleniami?”
• „Czy możesz wyjaśnić mi, co dokładnie się stało?”

Zapewnienie o podjęciu działań

• „Zajmiemy się tym.”
• „Razem znajdziemy rozwiązanie tego problemu.”
• „Dziękuję za podzielenie się tym. Zastanowimy się, jak możemy to poprawić.”

Uspokajanie

• „Proszę, daj mi chwilę, abym mógł to przemyśleć.”
• „Doceniam Twoją otwartość i chcę podjąć odpowiednie kroki, aby to naprawić.”
• „Rozumiem Twoje obawy i staramy się je rozwiązać.”

Zachęcanie do wyrażenia uczuć

• „Twoje uczucia są ważne. Proszę, mów dalej.”
• „Chcę wiedzieć, jak się czujesz w związku z tym.”
• „Czy jest coś innego, co chciałbyś mi powiedzieć?”

Używanie takich zwrotów może pomóc w uspokojeniu pracownika, wyrażeniu empatii i budowaniu zaufania. Ważne jest, aby menedżer mówił te słowa z serca i był autentyczny w swoim podejściu, unikając udawania zainteresowania czy wsparcia.

Dlaczego warto inwestować w szkolenia z komunikacji interpersonalnej?

Jako menadżer zwróć uwagę na to, ile czasu poświęcasz na przetwarzanie informacji i komunikowanie się z ludźmi. Komunikacja interpersonalna nie jest jedynie przekazywaniem informacji, ale też budowaniem relacji i zarządzaniem emocjami w zespole. Postaraj się zrozumieć głębokie znaczenie komunikacji niewerbalnej, takiej jak mowa ciała i proksemika. Często to, co nie jest wypowiadane na głos, niesie najwięcej treści. Być może nie zawsze zdajesz sobie sprawę z tego, jak ustawienie krzesła w stosunku do rozmówcy czy sposób, w jaki krzyżujesz ręce, wpływa na percepcję twoich słów. Wprowadź do swojego repertuaru menedżerskiego aktywne techniki słuchania. Kiedy pracownik przychodzi do Ciebie z problemem czy frustracją, najważniejsze jest, by poczuł się wysłuchany. Pokaż, że jesteś otwarty na jego uczucia i obawy. Bądź otwarty na naukę i doskonalenie swoich umiejętności komunikacyjnych. Niezależnie od tego, ile masz doświadczenia, zawsze można się doskonalić i adaptować nowe strategie komunikacji.

Już w XIX wieku, amerykański przedsiębiorca, filantrop i fundator Uniwersytetu Chicagowskiego – John Davison Rockefeller podkreślał znaczenie umiejętności interpersonalnych. Mawiał: „Umiejętność postępowania z ludźmi jest takim samym towarem handlowym jak cukier czy kawa i zapłacę za tę umiejętność więcej niż za jakąkolwiek inną pod słońcem.” Te słowa są aktualne i dziś, bo menadżer, który potrafi skutecznie komunikować się z pracownikami, tworzy harmonijne środowisko pracy, które przekłada się na sukcesy firmy.

Dlatego kluczem do skutecznej komunikacji nie są tylko słowa, ale również intonacja i mowa ciała. Menadżer doskonały potrafi dostosować je do sytuacji, rozumieć potrzeby pracowników i skutecznie przekazywać własne myśli i oczekiwania. Dzięki temu w firmie panuje atmosfera wzajemnego szacunku, a projekty są realizowane terminowo i zgodnie z oczekiwaniami.

Komunikacja dla pracowników – szkolenia

Jeśli pragniesz podnieść swój poziom umiejętności komunikacyjnych, warto zainwestować w specjalistyczne szkolenia. CPS – Centrum Psychologii Stosowanej oferuje kursy i warsztaty, które pomogą Ci stać się mistrzem w komunikacji interpersonalnej. Dzięki nim nauczysz się skutecznych technik komunikowania się, zrozumiesz psychologię ludzkiego zachowania oraz poznasz sekrety mowy ciała. Zachęcamy do pogłębiania wiedzy i umiejętności w zakresie komunikacji interpersonalnej poprzez szkolenia biznesowe oferowane przez CPS – Centrum Psychologii Stosowanej. To inwestycja, która przyniesie wymierne korzyści nie tylko dla Twojego zespołu, ale również dla całej organizacji.