Znajdź czas dla swoich pracowników – otwórz swoje drzwi

Era zamkniętych drzwi i niedostępnych liderów powoli odchodzi w zapomnienie. W obecnych czasach coraz więcej przełożonych decyduje się na strategię otwartych drzwi, aby zbliżyć się do swoich pracowników i stworzyć środowisko pracy oparte na wzajemnym zaufaniu i szacunku. Ale czy otwarte drzwi gwarantują sukces?

Co to jest strategia otwartych drzwi?

Strategia otwartych drzwi to podejście zarządzania, które zakłada, że wszyscy pracownicy mają nieograniczony dostęp do swojego przełożonego lub menedżera. To metoda, która ma na celu wzmacnianie zaufania, otwartości i partnerstwa w zespole, poprzez stworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się swobodnie wyrażając swoje pomysły, obawy i opinie. Polityka otwartych drzwi umożliwia to wszystko poprzez zachęcanie pracowników do omawiania problemów w miejscu pracy, proponowania rozwiązań i wyrażania swoich opinii. To swoisty rodzaj kultury pracy, który jest przyjmowany przez rozwijający się świat korporacyjny. Ustanawia on środowisko zaufania i wzajemnego szacunku między pracodawcą a pracownikiem. To specyficzna polityka komunikacyjna, która zachęca do przejrzystości, zaufania, otwartości, komunikacji, opinii i dyskusji między menedżerami a pracownikami. Słowami Harolda S. Geneena: „Prawdziwy lider musi mieć autentyczną politykę otwartych drzwi, dzięki czemu jego ludzie nie boją się do niego podejść z jakiegokolwiek powodu”. Jeśli odpowiednio go wdrożysz, zyskasz bardziej zaangażowanych, lojalnych i produktywnych pracowników. Jak planujesz wykorzystać politykę otwartych drzwi, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników?

Pracownicy lub członkowie zespołu w Twojej firmie potrzebują wolności, aby podejść do swoich starszych menedżerów, gdy czują taką potrzebę. Zachęca to pracowników na wszystkich szczeblach hierarchii do przedstawiania swoich zmartwień, sugestii lub pytań związanych z miejscem pracy swoim liderom zespołu lub menedżerom. Dalsze pomaga menedżerom i liderom uzyskać klarowną perspektywę na wszystko, co dzieje się w miejscu pracy. Ta kultura wzajemnego szacunku, zaufania i otwartej dyskusji między pracownikami może zmienić perspektywę całego miejsca pracy.

Cel polityki otwartych drzwi

Ostatecznym celem lub celem polityki otwartych drzwi jest jedno – przejrzystość. Dąży ona do przejrzystości na wszystkich szczeblach w łańcuchu dowodzenia. Gdy każdy pracownik, niezależnie od swojej pozycji w organizacji, może prowadzić otwartą dyskusję i dzielić się swoimi opiniami z wyższymi członkami, w miejscu pracy panuje kultura równości i umocnienia. Innym ważnym celem jest ograniczenie faworytyzmu w miejscu pracy. Faworytyzm w miejscu pracy jest realny i może stworzyć bardzo toksyczne środowisko dla Twoich pracowników. Nawet świetni menedżerowie mogą paść ofiarą tego zjawiska. Posiadanie kultury przejrzystości i otwartości pozwala menedżerom angażować się we wszystkich pracowników w miejscu pracy. To prowadzi do bezstronnego podejścia menedżerów do swoich pracowników.

Dlaczego warto stosować strategię otwartych drzwi?

• Wzmacnia zaufanie pracowników: otwarte drzwi do gabinetu szefa pozwalają pracownikom czuć się docenianymi i słuchanymi, co z kolei przyczynia się do zwiększenia ich zaangażowania i lojalności.
• Promuje otwartość: w atmosferze, gdzie pracownicy mogą swobodnie dzielić się swoimi myślami i pomysłami, kreatywność i innowacyjność kwitną.
• Zachęca do rozwoju zawodowego: pracownicy, którzy czują, że ich głos jest słyszany, są bardziej skłonni podejmować wyzwania i dążyć do rozwoju zawodowego.

Jak skutecznie wdrożyć strategię otwartych drzwi?

• Znajdź czas dla swoich pracowników: codziennie lub w ustalone dni tygodnia, przeznacz czas wyłącznie na spotkania z pracownikami. W ten sposób pracownicy będą wiedzieli, że mogą przyjść i porozmawiać o swoich wyzwaniach, zadaniach czy planach rozwoju.
• Aktywnie słuchaj: podczas spotkań bądź obecny i skupiony. Aktywne słuchanie pokazuje pracownikom, że ich opinie są ważne.
• Bądź otwarty na feedback: zachęcaj pracowników do wyrażania swoich opinii i pomysłów, także tych krytycznych.
• Reaguj na potrzeby pracowników: pokaż, że jesteś gotów działać na rzecz swoich pracowników, realizując ich propozycje lub pomagając rozwiązać problemy.

Jak powinno przebiegać takie spotkanie między pracownikiem a szefem w dniu otwartych drzwi?

Spotkanie między pracownikiem a szefem podczas dnia otwartych drzwi powinno być dobrze zorganizowane, aby było jak najbardziej efektywne i przydatne dla obu stron. Oto jak może wyglądać przykładowy schemat takiego spotkania, wraz z praktycznymi wskazówkami.

• Przed spotkaniem zaplanuj termin, upewnij się, że pracownicy wiedzą, kiedy są dni otwartych drzwi i jak mogą się na nie zapisać.
• Komunikuj cel spotkania – zachęć pracowników do przygotowania się do spotkania, określając, co chcieliby omówić.
• Na początku spotkania przywitaj pracownika i stwórz przyjazną atmosferę. Niezależnie od formalności, zadbaj o ciepłe powitanie pracownika. Określ cel spotkania, zapytaj pracownika, co chciałby omówić lub jak możesz mu pomóc.
• Bądź obecny – skoncentruj się na rozmowie, unikaj rozproszeń, takich jak telefony komórkowe czy komputery.
• Podczas spotkania zwróć pełną uwagę na to, co mówi pracownik, staraj się zrozumieć jego punkt widzenia. Zadawaj otwarte pytania, aby uzyskać dodatkowe informacje i zachęcić pracownika do myślenia o możliwych rozwiązaniach. Zachęć pracownika do wyrażenia swoich opinii i sugestii dotyczących pracy i środowiska pracy.
• Omów możliwe rozwiązania, wspólnie z pracownikiem omów możliwe rozwiązania problemów lub odpowiedz na jego pytania. Pod koniec spotkania krótko podsumuj omówione kwestie i uzgodnione działania. Ustal dalsze kroki, określ, jakie działania zostaną podjęte i kiedy można się spodziewać realizacji.
• Podziękuj pracownikowi za spotkanie, wyraź wdzięczność za czas i zaangażowanie pracownika. Oferuj dalsze wsparcie, zapewnij pracownika, że jesteś dostępny na przyszłe konsultacje lub dodatkową pomoc.
• Po spotkaniu, dokumentuj rozmowę, zapisz główne punkty rozmowy i ustalone działania, aby móc wrócić do nich w przyszłości. Realizuj ustalone działania, upewnij się, że zarówno Ty, jak i pracownik realizujecie ustalone działania.
• Ewaluacja, regularnie oceniaj, czy spotkania dnia otwartych drzwi są efektywne i dokonuj niezbędnych dostosowań.

Przestrzeganie tego schematu pomoże zapewnić, że dni otwartych drzwi będą produktywne i wartościowe zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich pracowników.

Jakie są zagrożenia strategii otwartych drzwi?

Mimo tego, że strategia otwartych drzwi jest nowoczesnym podejściem do zarządzania, i przynosi wiele korzyści, to jednak jak każda strategia, niesie ze sobą także pewne zagrożenia.

1. Brak prywatności. Otwarte drzwi mogą czasami oznaczać brak prywatności zarówno dla przełożonego, jak i dla pracowników. Niektóre sprawy wymagają dyskrecji i poufności, a ciągłe dostępność szefa może temu przeszkodzić.

Rozwiązanie: ustal jasne zasady dotyczące dostępu do swojego biura, a w sprawach poufnych umów się na osobne spotkania w neutralnym miejscu.

2. Zakłócenie koncentracji i produktywności. Ciągłe przerwy od pracy mogą zakłócić koncentrację i obniżyć produktywność zarówno szefa, jak i zespołu.

Rozwiązanie: Można ustalić konkretny czas w ciągu dnia lub tygodnia na spotkania i rozmowy z pracownikami, chroniąc resztę czasu przed nieplanowanymi przerwami.

3. Zbyt luźne relacje z pracownikami. Zbyt częste i nieformalne kontakty z pracownikami mogą spowodować, że relacje staną się zbyt luźne, co może wpłynąć na autorytet szefa.

Rozwiązanie: warto zachować równowagę pomiędzy byciem dostępnym a zachowaniem odpowiedniej dystansu zawodowego.

4. Obciążenie informacyjne. Szef może być zasypany mnóstwem informacji i problemów od swoich pracowników, co może być przytłaczające i skomplikować zarządzanie.

Rozwiązanie: zachęcaj pracowników do samodzielnego rozwiązywania problemów i dzielenia się z Tobą tylko tymi, które naprawdę wymagają Twojej interwencji.

5. Nierówny dostęp do szefa. Nie wszyscy pracownicy mogą skorzystać z możliwości bezpośrednich spotkań z szefem, co może prowadzić do poczucia wykluczenia wśród niektórych członków zespołu.

Rozwiązanie: zapewnij, że każdy pracownik ma równą możliwość skorzystania z Twojego czasu, np. poprzez regularne spotkania indywidualne.

Mimo licznych zalet, strategia otwartych drzwi wymaga uwagę i świadomości możliwych zagrożeń. Kluczem do sukcesu jest elastyczność, zdolność do dostosowywania się i gotowość do podjęcia działań korygujących w miarę potrzeb.

O czym najczęściej rozmawiają pracownicy ze swoim szefem podczas spotkań w dniu otwartych drzwi?

Podczas spotkań w dniu otwartych drzwi, rozmowy między pracownikami a szefem często koncentrują się na kilku kluczowych obszarach. Oto najczęstsze tematy, które mogą być poruszane:

1. Rozwój zawodowy: pracownicy mogą chcieć omówić swoje cele zawodowe, szanse na awans, dostęp do szkoleń i możliwości rozwoju.
2. Ocena wydajności: pracownicy mogą szukać informacji zwrotnych na temat swojej pracy, chcąc wiedzieć, co robią dobrze, a nad czym powinni jeszcze popracować.
3. Zadania i Projekty: mogą chcieć omówić swoje obecne zadania i projekty, szukając porady, wsparcia lub dodatkowych zasobów do ich realizacji.
4. Warunki pracy: kwestie dotyczące środowiska pracy, takie jak relacje z kolegami, wyposażenie biurowe czy godziny pracy, również mogą być przedmiotem dyskusji.
5. Zgodność z oczekiwaniami firmy: pracownicy mogą chcieć upewnić się, że ich praca jest zgodna z celami i wartościami firmy.
6. Sprawy osobiste wpływające na pracę: niektórzy pracownicy mogą chcieć porozmawiać o osobistych wyzwaniach, które wpływają na ich wydajność w pracy, takich jak zdrowie czy sytuacja rodzinna.
7. Balance praca-życie: kwestie związane z równowagą między życiem zawodowym a prywatnym również mogą być omawiane, zwłaszcza jeśli pracownik czuje się przeciążony lub zestresowany.
8. Pomysły i innowacje: pracownicy mogą chcieć przedstawić swoje pomysły na usprawnienia, innowacje lub nowe projekty w firmie.
9. Kompensata i świadczenia: kwestie związane z wynagrodzeniem, benefitami czy bonusami również mogą być przedmiotem dyskusji.
10. Przyszłość w firmie: pracownicy mogą chcieć omówić swoją przyszłość w firmie, w tym potencjalne ścieżki kariery i plany na przyszłość.

Wskazówki dla Menedżerów: dla menedżerów ważne jest, aby podejść do tych rozmów z empatią, otwartością i gotowością do słuchania i udzielania konstruktywnego feedbacku. Jest to również okazja do uzyskania cennych informacji od pracowników na temat ich doświadczeń, oczekiwań i obaw, co może pomóc w dalszym doskonaleniu środowiska pracy i zarządzania zespołem.

Czy są jakieś inne metody, które można stosować poza dniem otwartych drzwi?

Tak, istnieją inne metody budowania komunikacji i zaufania między pracownikami a kierownictwem poza strategią otwartych drzwi. Oto kilka przykładów:

1. Regularne Spotkania z Zespołem: organizowanie regularnych spotkań z zespołem umożliwia omówienie bieżących projektów, celów i wyzwań, a także umożliwia pracownikom dzielenie się swoimi myślami i pomysłami.
2. Indywidualne Spotkania: regularne spotkania (jeden na jeden) między pracownikami a menedżerem mogą pomóc w rozwiązaniu problemów, omówieniu celów zawodowych i zbieraniu informacji zwrotnych.
3. Anonimowe Ankiety dla Pracowników: anonimowe ankiety mogą dać pracownikom możliwość wyrażenia swoich opinii i obaw bez obawy przed konsekwencjami.
4. Kanały Feedbacku: utwórz dedykowane kanały feedbacku, takie jak skrzynka sugestii lub platforma online, gdzie pracownicy mogą przesyłać swoje komentarze i sugestie.
5. Szkolenia i Warsztaty: organizowanie szkoleń i warsztatów z zakresu komunikacji, zarządzania konfliktami i innych umiejętności miękkich może pomóc w poprawie komunikacji w zespole.
6. Team Building: wyjazdy integracyjne i inne działania związane z budowaniem zespołu mogą wzmacniać relacje między pracownikami a kierownictwem.
7. Elastyczne Godziny Pracy: wprowadzenie elastycznych godzin pracy lub możliwości pracy zdalnej może pomóc pracownikom w zrównoważeniu życia zawodowego i prywatnego, co przekłada się na większe zadowolenie i zaangażowanie.
8. Programy Rozwoju Zawodowego: oferowanie programów rozwoju zawodowego, takich jak szkolenia, kursy czy coaching, pokazuje pracownikom, że firma inwestuje w ich przyszłość.
9. Zrozumienie i Uznanie: regularne wyrażanie uznania za ciężką pracę i osiągnięcia pracowników buduje pozytywne relacje i zaangażowanie.
10. Transparentność: bycie otwartym na temat decyzji i kierunku firmy pomaga pracownikom czuć się bardziej zaangażowanymi i wartościowymi.

Każda z tych strategii może być dostosowywana do konkretnego środowiska pracy, aby zapewnić skuteczną i pozytywną komunikację między pracownikami a kierownictwem.

Cztery powody, dla których Twoje miejsce pracy powinno wdrożyć politykę otwartych drzwi.

Oczywiście miło jest mieć trochę prywatności, kiedy jej potrzebujesz. Jednak polityka otwartych drzwi to znacznie więcej niż fizyczny akt ograniczania barier fizycznych. Jest to także styl zarządzania, który ceni informację zwrotną, hojnie udziela wsparcia i stale poszukuje lepszych sposobów służenia pracownikom.

Jeśli w miejscu pracy obowiązuje polityka otwartych drzwi, można uzyskać następujące korzyści:

• Lepsze zrozumienie nastrojów pracowników. Menedżerowie, którzy zostawiają otwarte drzwi do swoich (dosłownie i w przenośni) biur, zwykle sprawiają, że pracownicy czują się bardziej komfortowo, gdy przychodzą do biura, aby omówić problemy, sugestie i pomysły w miejscu pracy. Mówi pracownikom, że ich szefowie się o nich troszczą i nie są zbyt zajęci, aby ich słuchać. Kiedy liderzy chcą i potrafią słuchać i omawiać obawy, ta polityka skutkuje lepszym zrozumieniem nastrojów w miejscu pracy, codziennych wydarzeń w biurze i wszelkich kwestii, które mogą mieć wpływ na działalność operacyjną. Te szybkie wizyty w miejscu pracy przypominają badanie pulsu pacjenta przez lekarza – zajmują kilka chwil, ale mogą dać doskonałą ocenę ogólnego stanu zdrowia. Dlaczego nie połączyć polityki otwartych drzwi z wykorzystaniem ankiet pracowniczych, aby trzymać rękę na pulsie i śledzić rozwój sytuacji w Twoim zespole?
• Wyższy poziom zaangażowania. Chociaż dyskusje otwarte mają zwykle charakter nieformalny w porównaniu do zaplanowanych spotkań i przeglądów wyników, dyskusje te mogą nadal prowadzić do nowych, cennych spostrzeżeń. Dobry lider zawsze chce być świadomy tego, co dzieje się w jego zespole. Pozostawienie otwartych drzwi oznacza, że ​​menedżer chce nawiązać kontakt ze swoimi pracownikami i jest zainteresowany tym, co mają do powiedzenia. Wynik? Więcej przyszłych, zaangażowanych i zainwestowanych pracowników. Wyższy poziom zaangażowania pracowników oznacza, że ​​żadna opinia nie pozostanie niezauważona. Pomaga budować zaufanie do kierownictwa i rozwiewać wszelkie przekonanie, że nie mają oni kontaktu z tym, co dzieje się w terenie.
• Szybki dostęp do ważnych informacji i nowych pomysłów. Wielu menedżerów skarży się, że są pomijani, jeśli chodzi o aktualności biurowe. Jednakże menedżerowie ci mogli nieumyślnie zamknąć się na otrzymywanie tych informacji, wysyłając sygnał, że są niedostępni. Chociaż notatki biurowe i wiadomości e-mail wysyłane do całej firmy nie są wiarygodnymi źródłami informacji, nic nie zastąpi uzyskiwania informacji u źródła – od pracowników. Ponieważ na co dzień zajmują się różnymi sprawami, mają bardziej szczegółową wiedzę na temat kwestii mających wpływ na działalność operacyjną.
• Lepsze relacje w pracy. Zamknięte drzwi mogą oznaczać tajemnicę, formalność i wyższość, a wszystko to może negatywnie wpłynąć na relacje między kierownictwem a pracownikami. Natomiast polityka otwartych drzwi promuje kulturę przejrzystości i buduje zaufanie w całej organizacji. Menedżer, z którym można porozmawiać, zarówno osobiście, jak i online, zdobywa szacunek swoich pracowników, dzięki czemu może na nich lepiej wpływać i inspirować ich. Kiedy firmy rozszerzą tę otwartość aż na kadrę kierowniczą wyższego szczebla, pracownicy na wszystkich poziomach zaczną czuć się zaufani i cenieni. Postrzegają siebie jako istotne części organizacji, a nie tylko pojedyncze tryby w gigantycznej maszynie. Pracownik, który postrzega siebie jako ważną część firmy, jest bardziej sumienny, bardziej produktywny i ma większe szanse na pozostanie w organizacji na dłużej.

Co to jest strategia otwartych drzwi?

Jak zaprojektować politykę Otwartych Drzwi?

Oto przykładowy szablon jednej z firm polityki otwartych drzwi.

Oto nasza definicja polityki otwartych drzwi: jest to po prostu praktyka zarządzania polegająca na pozostawianiu przysłowiowych drzwi otwartych dla wszystkich pracowników. Usprawnia to komunikację na różnych poziomach organizacji.

Jakie znaczenie dla naszej działalności ma polityka otwartych drzwi? Przekłada się to na lepszą komunikację, co z kolei pomaga budować kulturę zaufania. Uważamy, że to jedyny sposób na osiągnięcie innowacji i wzrostu. Każdy ma cenne przemyślenia, którymi może się podzielić, a zarówno nasze miejsce pracy, jak i sposoby pracy zawsze można ulepszyć.

Prosimy naszych pracowników, będących sercem naszej firmy, aby byli gotowi do przekazywania pozytywnych lub negatywnych opinii lub dzielenia się pomysłami, które mogą pomóc nam się rozwijać. Oczekujemy, że menedżerowie wszystkich szczebli będą trzymać drzwi otwarte; a to odnosi się do znacznie więcej niż tylko drzwi do ich biura. Powinni być gotowi słuchać swoich pracowników osobiście lub za pomocą środków cyfrowych, których używamy w pracy (aplikacje e-mail lub komunikatory). Powinni ustanowić w swoim zespole kulturę zaufania i komunikacji. Dotyczy to również kadry kierowniczej wyższego szczebla, która powinna pozostać dostępna dla wszystkich w organizacji. Członkowie zespołu mogą swobodnie przekazywać swoje przemyślenia kierownictwu wyższego szczebla. Oczywiście ta polityka rozciąga się na HR. Jeśli masz poważne sprawy na głowie, począwszy od obaw o swoje wynagrodzenie po molestowanie w miejscu pracy, nie wahaj się do nas przyjść.

Elementy polityki

Menedżerowie powinni mieć otwarte drzwi do swojego biura, aby pracownicy mogli łatwo się do nich zwrócić w celu:

• Poproś o radę lub informację zwrotną.
• Zadawaj pytania na dany temat.
• Wyraź skargę lub obawę.
• Zwiększ świadomość problemu.
• Poproś o rozwiązanie wewnętrznego sporu lub konfliktu.
• Proponuj zmiany.
• Porozmawiaj na inne tematy osobiste.

Jakie są korzyści stosowania strategii otwartych drzwi dla menedżera?

Strategia otwartych drzwi dla menedżera może przynieść Tobie wiele korzyści, takich jak:

• Zwiększenie zaangażowania zespołu – dzięki otwartości na pomysły i sugestie pracowników, menedżer może zwiększyć ich zaangażowanie w pracę i poczucie przynależności do firmy.
• Poprawa komunikacji – otwarcie drzwi dla pracowników może pomóc w poprawie komunikacji w zespole, co z kolei może przyczynić się do lepszej koordynacji działań i osiągnięcia celów.
• Rozwój kreatywności – dzięki otwartości na nowe pomysły i podejście do problemów, menedżer może pomóc w rozwijaniu kreatywności pracowników i wprowadzaniu innowacji do firmy.
• Zwiększenie zaufania – otwartość menedżera na sugestie i opinie pracowników może przyczynić się do zwiększenia ich zaufania do niego oraz do firmy jako całości.
• Poprawa wyników – dzięki lepszej komunikacji, większej kreatywności i zaangażowaniu zespołu, menedżer może pomóc w osiągnięciu lepszych wyników biznesowych.

Korzyści wynikające z polityki otwartych drzwi w miejscu pracy

• Rozwiązuj problemy pracowników na czas.
• Rozwiązuj spory, zanim napięcie wzrośnie.
• Pomóż pracownikom, którzy byli ofiarami lub byli prześladowani.
• Wykorzystuj możliwości usprawnienia procesów.
• Promuj kulturę wzajemnego zaufania i współpracy.
• Obowiązki menadżera

1. Jako menedżer powinieneś być gotowy do jak najszybszego omówienia ważnych tematów (takich jak molestowanie – zobacz nasz bezpłatny przykładowy szablon dotyczący molestowania w miejscu pracy), ale powinieneś także znaleźć czas na wysłuchanie obaw i pomysłów członków swojego zespołu.
2. Ważne jest również działanie. Polityka otwartych drzwi naszej firmy ma na celu przełożenie dobrych opinii na lepsze wyniki. Oznacza to, że Twoim zadaniem jest wprowadzanie ulepszeń, które mają znaczenie. Kieruj się własnym osądem, aby określić, czy powinieneś przekazać informacje swojemu menadżerowi, czy też stworzyć plan uwzględniający to, co powiedział ci członek zespołu.
3. Zawsze bądź przejrzysty w kwestii tego, co zamierzasz zrobić. Nie obiecuj niczego, czego nie jesteś pewien, że możesz spełnić. Porozmawiaj z członkiem swojego zespołu, daj mu znać o swoich przemyśleniach i obawach. W końcu komunikacja działa w obie strony.

Oczywiście oczekujemy, że z łatwością przyjmiesz wszelkie negatywne opinie i krytykę. Nie wolno Ci podejmować działań odwetowych (zobacz nasz bezpłatny szablon Polityki firmy dotyczącej zakazu działań odwetowych) wobec członków zespołu ani ich prześladować. Jeśli nie masz pewności, jak postępować z otrzymanymi informacjami, pamiętaj: drzwi Twojego menedżera i działu HR są również otwarte.

Obowiązki członka zespołu

Komunikacja jest ważna i opiera się na wzajemnym zaufaniu. Oznacza to, że tak jak ufasz swojemu menedżerowi, że cię wysłucha, tak on ufa ci, że pomożesz mu lepiej przetrawić informacje.

Dlatego prosimy Cię o:

• Jeśli chcesz porozmawiać o ważnej lub delikatnej sprawie, poproś o wcześniejsze umówienie spotkania.
• Jeśli to możliwe, komunikuj się ze swoim menedżerem, zamiast najpierw zwracać się do menedżera wyższego szczebla. W niektórych przypadkach możesz ominąć swojego przełożonego: na przykład, jeśli jest on nieobecny na stanowisku, jest objęty roszczeniem o molestowanie lub konsekwentnie i umyślnie narusza naszą firmową politykę otwartych drzwi (co możesz zgłosić do działu HR).
• Zanim skontaktujesz się ze swoim przełożonym, spróbuj rozwiązać drobne spory ze współpracownikami. Zaufanie i komunikacja powinny w naszej firmie działać zarówno w poziomie, jak i w pionie.

Ogólnie rzecz biorąc, zabieraj głos, gdy masz na jakiś temat opinię. Poinformuj nas również, jeśli zauważysz molestowanie, wiktymizację lub jakiekolwiek naruszenie naszego kodeksu postępowania. Zależy nam na tym, aby miejsce pracy było bezpieczne i przyjemne dla wszystkich.

Wdrażanie polityki otwartych drzwi w trzech krokach

Polityka otwartych drzwi w pracy ma wiele zalet, ale jeśli zostanie wdrożona nieprawidłowo, może stworzyć więcej problemów niż rozwiązać. Podobnie jak w przypadku każdej zmiany, którą wprowadzasz w miejscu pracy, polityka otwartych drzwi odniesie sukces tylko wtedy, gdy wprowadzisz ją celowo i strategicznie.

Oto trzy kroki, które powinieneś wykonać, przekształcając swoje miejsce pracy w miejsce charakteryzujące się bardziej swobodną i otwartą komunikacją:

1. Ustaw jasne granice. Chociaż polityka otwartych drzwi stanowi zaproszenie pracowników do wpadnięcia (lub odebrania telefonu) w celu omówienia swoich obaw w miejscu pracy, może to zostać nadużyte. Jeśli nie będziesz ostrożny, kierownictwo może skończyć albo jako doradca biurowy, albo jako mikrozarządzanie sytuacjami. Dlatego należy wyznaczyć jasne parametry i granice.

Oto kilka podstawowych zasad, które warto rozważyć:

• zanim pracownik zwróci się z problemem do menedżera, powinien rozważyć możliwe rozwiązania;
• menedżerowie powinni mieć możliwość sygnalizowania momentów, w których nie są dostępni, na przykład, gdy są na spotkaniu lub pracują nad ważnym terminem;
• w prawdziwej sytuacji awaryjnej każdemu można przeszkodzić w rozwiązaniu problemu.

Menedżerowie powinni także w dalszym ciągu organizować okresowe kontrole indywidualne i przeglądy wyników ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi. Polityka otwartych drzwi uzupełnia je, ale ich nie zastępuje.

2. Słuchaj z intencją. Polityka otwartych drzwi nie pomoże, jeśli Twoje umiejętności słuchania nie odpowiadają zadaniu. Kiedy słuchasz uważnie, pozwalasz rozmówcy mówić, nie przerywając jej, a następnie sparafrazuj to, co jej powiedziała, aby upewnić się, że dobrze zrozumiałeś. Powinieneś także przełączyć telefon w tryb cichy, zamknąć laptopa i zrobić wszystko, co konieczne, aby zminimalizować zakłócenia i czynniki rozpraszające podczas rozmowy. Uważne słuchanie wykracza także poza każdą indywidualną rozmowę. Na przykład możesz zauważyć pewien wzorzec – te same problemy pojawiające się w kółko. Może to skłonić Cię do podjęcia działań, przy wsparciu członków zespołu, w celu usunięcia pierwotnej przyczyny powtarzającego się problemu. Ostatecznym celem polityki otwartych drzwi nie jest mikrozarządzanie pracownikami ani uzależnianie ich od Ciebie. Zamiast tego powinieneś zachęcać ich, aby zwrócili się do Ciebie o wskazówki, jednocześnie przejmując kontrolę nad własnymi problemami i aktywnie angażując się w rozwiązywanie problemów.
3. Szanuj wartość czasu. Wielu menedżerów myli politykę otwartych drzwi z dostępnością 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, zwłaszcza biorąc pod uwagę zatarcie normalnych granic w miejscu pracy, które może powodować praca zdalna. Powszechne korzystanie z aplikacji do poczty e-mail i czatu może oznaczać, że przez cały dzień będziesz bombardowany wiadomościami.

Ty i Twoi pracownicy powinniście szanować czas poświęcony na te interakcje. Jeśli jesteś w stanie rozwiązać problem od razu, śmiało go rozwiąż. Nie można jednak oczekiwać, że zajmiesz się wszystkim natychmiast – lub samodzielnie. Nie bój się poprosić o pomoc własnego szefa lub dział HR, jeśli coś jest zbyt duże lub skomplikowane, abyś mógł je rozwiązać samodzielnie.

Niezależnie od branży, w której działasz, sposoby prowadzenia działalności uległy zmianie. Nowoczesne firmy wymagają nowoczesnego podejścia. Oznacza to menedżerów, którzy są świadomi tego, co dzieje się w terenie i którzy słuchają obaw swoich pracowników.

Jakie umiejętności powinieneś posiadać jako menedżer, aby skutecznie realizować politykę otwartych drzwi?

Menedżer, który chce skutecznie stosować strategię otwartych drzwi, powinien posiadać kilka kluczowych umiejętności, takich jak:

• Komunikacja – umiejętność jasnego i skutecznego przekazywania informacji, słuchania innych i nawiązywania kontaktów z ludźmi na różnych poziomach organizacji.
• Empatia – zdolność do zrozumienia potrzeb i perspektyw innych ludzi oraz do budowania pozytywnych relacji.
• Otwartość – gotowość do słuchania innych i przyjmowania różnych punktów widzenia, a także do dzielenia się swoimi pomysłami i doświadczeniami.
• Liderowanie – umiejętność motywowania i kierowania zespołem, a także podejmowania decyzji i zarządzania zmianami.
• Kreatywność – zdolność do myślenia poza schematami i znajdowania nowych rozwiązań oraz do podejmowania ryzyka i eksperymentowania.

Menedżer, który posiada te umiejętności, będzie w stanie skutecznie stosować strategię otwartych drzwi, co przyczyni się do poprawy komunikacji, zwiększenia zaangażowania pracowników oraz lepszego wykorzystania potencjału organizacji.

Kiedy menedżer jest łatwo dostępny i odgrywa aktywną rolę w rozwiązywaniu problemów swoich pracowników, pracownicy czują się bardziej cenieni i są lepiej przygotowani do wykonywania świetnej pracy. Powszechnie wiadomo, że pracownicy nie pozostają lojalni wobec pracodawcy tylko ze względu na swoją pracę. Wielu zostaje, ponieważ inspirują ich liderzy i sprawiają, że chcą być lepsi w swojej pracy.

Czasy, gdy szefowie siedzieli w biurze i zamykali drzwi, już dawno minęły. Zamiast tego firmy oczekują od swoich liderów, że drzwi będą otwarte dla każdego pracownika. Trend ten nie dotyczy wyłącznie biurowych środowisk pracy. Ponieważ wiele firm przechodzi na pracę zdalną z powodu pandemii, pracownicy oczekują, że ich menedżerowie będą dostępni za pośrednictwem środków cyfrowych.