Budowanie zaangażowania i lojalności w zespole – praktyczne wskazówki

Zbuduj zespół swoich marzeń

Zespół to specyficzna grupa społeczna, której członkowie są powiązani zarówno relacjami formalnymi, jak i nieformalnymi. Zespół zawsze działa w celu realizacji określonego, wspólnego celu, a jego działalność charakteryzuje się efektem synergii, osiąganym dzięki współpracy i wymianie wiedzy między członkami. Kluczowym aspektem zespołu jest komplementarność kompetencji i umiejętności jego członków, co umożliwia efektywniejsze działanie oraz pełniejsze odegranie ról zespołowych.

Jak sprawdzić czy w Twojej pracy masz zespół czy grupę pracowników?

Zespół różni się od innych zbiorowości, takich jak grupy, poniższymi cechami:

• Zespół ma wspólny cel – jest to cel, który integruje wszystkich członków zespołu i jest równie ważny dla każdego członka zespołu. Pomaga w realizacji zadań zgodnych z misją i wartościami firmy.
• Zespół posiada spójny plan działania – zespół nie tylko ma ustalony harmonogram pracy, ale również posiada wizję przyszłości, która zapewnia kontynuację działalności po osiągnięciu aktualnych celów.
• Zespół posługuje się swoimi kodami komunikacyjnymi – członkowie zespołu komunikują się ze sobą w specyficzny sposób, często zawierający elementy niezrozumiałe dla osób spoza zespołu.
• Zespół ma ustalone procedury i rutyny postepowania, współpracy wystandaryzowany proces decyzyjny – w zespole obowiązują określone reguły i procedury, które definiują obszary odpowiedzialności, przyznawane prawa oraz sposób podejmowania decyzji.
• Każdy członek zespołu ma jasno określoną rolę – każdy członek zespołu zna i rozumie swoją rolę, a kompetencje poszczególnych osób są komplementarne, dzięki czemu członkowie wzajemnie się uzupełniają.

Podsumowując, zespół to skoordynowana jednostka ludzi, której działania są ukierunkowane na osiągnięcie wspólnego celu, a jej siła wynika z efektu synergii, jasno określonych ról i komplementarności umiejętności członków. W takim zespole pracownik ma poczucie bezpieczeństwa, wsparcia, a jego motywacja do pracy, zaangażowanie i odpowiedzialność jest na bardzo wysokim poziomie.

Jak formuje się zespół?

Dynamika grupowa – etapy tworzenia się zespołu według modelu Tuckmana

Dynamika grupowa jest fascynującym obszarem badań dotyczących zachowań ludzi w zespołach. Naukowcy poszukują odpowiedzi na pytania jak członkowie grupy komunikują się ze sobą, jak współpracują i rozwiązują konflikty. Wiedza ta ma kluczowe znaczenie dla doboru odpowiedniego stylu zarządzania i skutecznego wsparcia w budowaniu efektywnego zespołu. Jednym z najbardziej uznanych modeli, który opisuje ewolucję zespołu, jest model zaproponowany przez Bruce’a Tuckmana. W swojej teorii Tuckman opisuje pięć etapów tworzenia się zespołu.

Etap 1. Formowanie (forming)

Na tym etapie członkowie zespołu poznają się nawzajem i starają się zrozumieć zadanie, przed którym stoją. Wielu z nich jest pełnych optymizmu, ale także niepewności. Komunikacja jest poprawna, a konflikty – jeśli występują – są zwykle tłumione lub ignorowane. Członkowie zespołu szukają wskazówek dotyczących tego, jak powinni się zachowywać i jakie są oczekiwania wobec nich. Charakteryzuje ich ostrożność, niepewność, szukanie kierunku oraz unikanie konfliktu. Skupiają się na poznaniu siebie nawzajem, ustalaniu początkowych zasad współdziałania i zbieraniu potrzebnych informacji. Każdy jest dla siebie miły i pomocny. Powoli i spokojnie każdy pracownik bada i rozpoznaje teren i cechy osobowości innych osób.

Przykład:

Nowo utworzony zespół w firmie, którego zadaniem jest stworzenie kampanii reklamowej. Członkowie są niepewni swoich ról, wiele pytań kierują do przywódcy, a rozmowy skupiają się głównie na ogólnych celach projektu.

Etap 2. Docieranie się (storming)

W miarę jak zespół zaczyna wchodzić w głębszą współpracę, mogą pojawić się różnice zdań i konflikty. Członkowie zespołu zaczynają wyrażać swoje indywidualne opinie, co może prowadzić do konfliktów dotyczących celów zespołu, metod pracy czy podziału zadań. Aby zespół mógł przejść przez ten etap, ważne jest, aby członkowie uczyli się skutecznej komunikacji i radzenia sobie z konfliktami.

Przykład:

Członkowie zespołu projektowego zaczynają kwestionować koncepcję projektu, pojawiają się różnice zdań dotyczące strategii, a niektórzy członkowie zespołu krytykują pomysły innych.

Etap 3. Normalizacja (norming)

Po burzliwej fazie docierania się, członkowie zespołu zaczynają się otwierać na siebie, dzielą się swoimi poglądami i okazują wsparcie. Członkowie zespołu zaczynają rozumieć i szanować różnorodność perspektyw i doświadczeń w grupie. Tworzą się normy dotyczące pracy i komunikacji. Wzajemne wsparcie i współpraca stają się bardziej widoczne, a zespół zaczyna funkcjonować jako spójna jednostka.

Przykład:

Zespół marketingowy, który po wielu dyskusjach ustala wspólne wytyczne dla kampanii reklamowej, dzięki czemu współpraca staje się bardziej płynna.

Etap 4. Wydajność (Performing)

To etap, na którym każdy lider zespołu chciałby się znaleźć. Członkowie zespołu są teraz w pełni zaangażowani, skoncentrowani na osiąganiu celów i rozwiązaniu problemów. Indywidualne ego ustępuje miejsca potrzebom zespołu. Efektywna komunikacja, współpraca i wzajemne wsparcie dominują na tym etapie. To okres, gdy zespół działa najefektywniej. Wprowadza się innowacyjne rozwiązania, a relacje między członkami są pozytywne i konstruktywne.

Przykład:

Zespół programistyczny, który po przejściu przez trudne dyskusje dotyczące architektury projektu, teraz efektywnie koduje i wdraża rozwiązania, osiągając postawione cele.

Etap 5. Zamknięcie (adjourning)

Tuckman dodał ten etap w latach późniejszych, rozpoznając ważność procesu zakończenia projektu czy zadania. Członkowie zespołu mogą doświadczać uczuć straty po zakończeniu wspólnego zadania. Ważne jest, aby znaleźć czas na refleksję, ocenę osiągnięć i uczczenie wspólnie spędzonego czasu. Koniec działalności zespołu, kiedy współpraca zostaje zakończona. Może to być związane z osiągnięciem celów lub zakończeniem projektu. Członkowie odchodzą, a zespół jest ewaluowany.

Przykład:

Zespół odpowiedzialny za organizację konferencji, który po jej zakończeniu spotyka się, by podsumować osiągnięcia, ewaluować proces oraz dzielić się refleksjami na przyszłość.

Model Tuckmana oferuje cenne spostrzeżenia dotyczące dynamiki grupowej i etapów ewolucji zespołu. Pomaga liderom i członkom zespołu zrozumieć, gdzie obecnie się znajdują i jakie wyzwania mogą napotkać na kolejnych etapach. Chociaż każdy zespół jest inny i może przechodzić przez te etapy w różny sposób, świadomość tych faz może pomóc w prowadzeniu skuteczniejszej i bardziej zharmonizowanej pracy zespołowej.

Jak ma zachowywać się menadżer zarządzający zespołem na każdym etapie tworzenia się zespołu?

W trakcie poszczególnych etapów tworzenia się zespołu, role i zachowania menadżera powinny być dostoswane do potrzeb członków w zespole znajdujących się na różnych etapach ewolucji zespołu. Poniżej przedstawiam kilka wskazówek w jaki sposób menadżer powinien dospawać swoje strategie do zespołu.

Etap 1. Formowanie (forming)

Zachowanie menadżera

• Aktywna rola lidera – menadżer powinien dostarczać klarownych informacji dotyczących celów, wizji i oczekiwanej roli każdego członka zespołu. Każdy członek zespołu powinien mieć jasno określony zakres obowiązków, ustalone powiązania między pracownikami, uprawnienia i przydzielone zasoby.
• Wsparcie i zachęta – pomóż członkom zespołu w poznaniu siebie nawzajem, organizuj spotkania integracyjne.
• Dostarczanie zasobów – upewnij się, że zespół ma dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi i informacji. Zadbaj o zasoby pracownika.

Etap 2. Docieranie się (storming)

Zachowanie menadżera

• Zarządzanie konfliktami – naucz się komunikacji w duchu Dialogu Motywującego, komunikacji skoncentrowanej na rozwiązaniach, słuchaj aktywnie, mediuj w sytuacjach konfliktowych, promuj i wspieraj otwartą komunikację. Zarządzaj twórczo i efektywnie konfliktem.
• Ustalanie granic – wprowadź jasne zasady i weryfikuj oczekiwania pracowników, wzmacniaj właściwe postawy i zachowania, naucz się asertywnej i pełnej wsparcia komunikacji.
• Wsparcie indywidualne – przeanalizuj szczegółowo sytuację, zbierz informację, naucz się rozpoznawać potrzeby i wartości pracowników, traktuj personalnie i indywidualnie potrzeby każdego członka zespołu.

Etap 3. Normalizacja (norming)

Zachowanie menadżera

• Podtrzymywanie pozytywnego klimatu – wzmacniaj zachowania pozytywne pracowników, naucz się dowartościowań, dziel się pozytywnym feedbackiem, naucz się korygować zachowania bezkonfrontacyjnie.
• Delegowanie zadań – deleguj zadania zgodnie z zakresem obowiązków i z odpowiedzialnością. Zaufaj zespołowi i powierz im odpowiedzialne zadania.
• Obserwacja – monitoruj postępy zespołu i reaguj na ewentualne potrzeby wsparcia.

Etap 4. Wykonanie (performing)

Zachowanie menadżera

• Wsparcie a nie interwencja – zapewnij zespołowi przestrzeń do pracy, jednocześnie bądź dostępny i gotowy na wypadek pytań lub problemów.
• Rozwój zespołu – wspieraj dalsze kształcenie i rozwój członków zespołu.
• Wspieranie innowacyjności – zachęcaj do poszukiwania nowych, kreatywnych rozwiązań.

Etap 5. Zamknięcie (adjourning)

Zachowanie menadżera.

• Podziękowania i uznanie – doceniaj wysiłek i wkład każdego członka zespołu.
• Refleksja – organizuj spotkania podsumowujące, podczas których zespół może omówić, co poszło dobrze, a co można poprawić w przyszłości.
• Wsparcie w rozwoju – pomóż członkom zespołu w procesie rozwoju zawodowego, ukierunkowuj i daj możliwości rozwoju w organizacji.

Skuteczność menadżera zależy od jego zdolności do rozpoznawania potrzeb zespołu w danym momencie i dostosowywania swojego stylu zarządzania do tych potrzeb.

Po czym poznasz, że zespół jest wysoko funkcjonujący?

• Jasno zdefiniowane cele – efektywny zespół zna swoją misję i wie, jakie cele ma osiągnąć. Członkowie zespołu rozumieją i wierzą w te cele, co motywuje ich do działania.
• Dopełniające się umiejętności – w efektywnym zespole ludzie mają różnorodne, ale uzupełniające się umiejętności, które pozwalają im efektywnie współpracować i osiągać cele.
• Otwarta komunikacja – członkowie efektywnego zespołu komunikują się jasno, otwarcie i uczciwie, a wszelkie konflikty są konstruktywnie rozwiązywane.
• Wspólna odpowiedzialność – każdy członek zespołu jest odpowiedzialny za swoją pracę, ale jednocześnie wszyscy członkowie ponoszą odpowiedzialność za sukces zespołu.
• Zaangażowanie – w efektywnym zespole wszyscy członkowie są zaangażowani w pracę i wnoszą wkład w osiągnięcie wspólnego sukcesu.
• Wspierające środowisko pracy – w efektywnym zespole kultura organizacyjna i otoczenie pracy wspierają współpracę, kreatywność i innowacyjność.
• Regularne przeglądy i refleksja – zespoły, które regularnie oceniają swoją pracę i szukają sposobów na poprawę, są bardziej efektywne.
• Wspólne wartości i zaangażowanie – efektywny zespół dzieli się wspólnym zestawem wartości, które kierują ich działaniami i decyzjami.
• Zaangażowanie przywództwa – przywództwo w efektywnym zespole jest zaangażowane, wspierające i służy jako model do naśladowania dla innych członków zespołu.
• Adaptacja – efektywne zespoły potrafią dostosowywać się do zmieniających się okoliczności i wyzwań.

Jeśli zespół posiada powyższe cechy i wskaźniki, można uznać, że jest efektywny. Ważne jest jednak, aby stale monitorować efektywność zespołu i dostosowywać się do ewoluujących potrzeb i okoliczności.

Po czym poznasz, że zespół jest dysfunkcyjny?

• Zbyt mała autonomia zespołu. Gdy zespołowi nie daje się wystarczająco dużo swobody w podejmowaniu decyzji i w sposobie realizacji zadań, członkowie mogą czuć się zdemotywowani i ograniczeni. W takich warunkach, będą unikać wyzwań i realizacji zadań trudnych.
• Nadmierna rywalizacja. Chociaż pewien poziom rywalizacji może być zdrowy, nadmierne i toksyczne współzawodnictwo może prowadzić do niewłaściwej komunikacji, braku współpracy i konfliktów.
• Konflikty wewnętrzne. Konflikty są nieuniknione w każdym zespole, ale gdy stają się chroniczne i nie są właściwie rozwiązywane, mogą one poważnie zakłócić funkcjonowanie zespołu.
• Syndrom grupowego myślenia. W sytuacji, gdy członkowie zespołu nie kwestionują podjętych decyzji i nie zachęca się do różnorodności perspektyw, zespół może podejmować decyzje bez odpowiedniego zastanowienia.
• Podejmowanie ryzykownych decyzji. W środowisku, gdzie indywidualna odpowiedzialność jest zatarta, członkowie zespołu mogą podejmować decyzje, które są nadmiernie ryzykowne.
• Próżniactwo społeczne. Jeśli członkowie zespołu czują, że ich indywidualny wkład nie jest ważny lub że ktoś inny wykonuje pracę za nich, mogą nie przykładać się do swoich obowiązków.
• Brak klarownego kierunku. Bez jasno określonego kierunku i celów zespół może czuć się zagubiony i niezorganizowany.
• Słabe przywództwo. Jeśli lider zespołu nie jest zdolny do kierowania zespołem, motywowania członków i rozwiązywania konfliktów, efektywność zespołu może być poważnie narażona.
• Nieodpowiednie narzędzia i zasoby. Jeśli zespołowi brakuje niezbędnych narzędzi, technologii lub zasobów do realizacji swoich zadań, może to wpłynąć na jego efektywność.
• Brak odpowiedniego szkolenia i wsparcia. Jeśli członkowie zespołu nie mają odpowiednich umiejętności lub wiedzy, nie będą mogli efektywnie realizować swoich zadań.

Jak można zanalizować efektywność swojego zespołu?

Analizowanie efektywności pracy zespołu opiera się na zrozumieniu dynamiki, interakcji i wyników pracy zespołu. Oto kilka sposobów, które możesz zastosować, by dokładnie zbadać efektywność pracy zespołu.

• Podsumowujące spotkania – po każdym spotkaniu lub naradzie warto zadać pytania, które pozwolą zrozumieć, czy spotkanie było produktywne.
  • Czy cele spotkania zostały osiągnięte?
  • Kto był aktywny podczas spotkania, a kto nie?
  • Jakie przeszkody wystąpiły podczas spotkania?
  • Jakie lekcje zostały wyniesione zarówno dla zespołu, jak i dla poszczególnych członków?
  • Jaki był podział obowiązków?
  • Jak wyznaczono mapę drogową realizacji celów?
  • Kto będzie odpowiedzialny ze konkretne zadania?
• Wykorzystaj wiedzę zespołu – potwierdzając obserwacje Hofstattera, wykorzystaj zbiorową wiedzę i umiejętności zespołu, aby identyfikować luki w wiedzy, nowe możliwości oraz innowacyjne rozwiązania problemów.
• Motywacja i mobilizacja – analizuj, jak dyskusje w zespole mobilizują członków do działania, tworzenia nowych pomysłów i podejmowania inicjatyw.
• Ocena emocji – biorąc pod uwagę, że zespoły mogą łagodzić napięcia emocjonalne, warto monitorować poziom napięcia w zespole i dążenie do kompromisu w trudnych sytuacjach.
• Feedback od członków zespołu – regularnie prosząc o feedback od członków zespołu, możesz zdobyć cenne informacje na temat tego, co działa dobrze, a co wymaga poprawy.

• Monitoruj wyniki – oprócz analizy procesów i dynamiki zespołu, ważne jest monitorowanie osiągniętych wyników w stosunku do postawionych celów.
• Szkolenia i rozwój – na podstawie analizy można zidentyfikować obszary, które wymagają dodatkowego szkolenia lub wsparcia, i w odpowiedzi na to oferować odpowiednie programy rozwojowe.
• Analiza SWOT – przeprowadzenie analizy SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) dla zespołu pomoże zidentyfikować mocne i słabe strony, a także potencjalne szanse i zagrożenia.
• Technologie analityczne – istnieją narzędzia i platformy, które umożliwiają monitorowanie postępów zespołu, analizę wydajności i współpracy w czasie rzeczywistym.
• Regularne przeglądy – ustal regularne przeglądy wydajności zespołu, które obejmują wszystkie powyższe elementy, aby zapewnić ciągłość w ocenie i doskonaleniu efektywności zespołu.

Jak nowoczesna technologia może wspomóc pracę zespołową?

Żyjemy w erze cyfrowej rewolucji, gdzie technologiczne innowacje przekształcają każdy aspekt naszego życia, w tym sposób, w jaki pracujemy i współpracujemy. Współczesne firmy i organizacje coraz częściej zdają sobie sprawę z potencjału, jaki niesie za sobą zastosowanie nowoczesnych technologii w kontekście pracy zespołowej. Nie chodzi już tylko o komputery czy smartfony, ale o cały ekosystem narzędzi, aplikacji i platform, które zostały zaprojektowane z myślą o wsparciu ludzi w ich codziennych zadaniach.

Praca zespołowa od zawsze była pełna wyzwań, takich jak komunikacja, koordynacja działań czy zarządzanie projektem. Tradycyjne metody pracy, oparte na spotkaniach twarzą w twarz, papierowych notatkach i telefonicznych rozmowach, choć skuteczne, były również czasochłonne i niewydajne. Wprowadzenie nowoczesnych technologii zmieniło te dynamiki, umożliwiając zespołom skuteczniejsze i bardziej zintegrowane podejście do realizacji zadań.

Nowoczesna technologia nie tylko ułatwia komunikację w czasie rzeczywistym, niezależnie od miejsca, w którym się znajdujemy, ale także pozwala na tworzenie, dzielenie się i edytowanie dokumentów w chmurze, organizowanie wirtualnych spotkań czy monitorowanie postępów w projekcie za pomocą zaawansowanych narzędzi. W dzisiejszych czasach technologia stała się nieodłącznym elementem pracy zespołowej, umożliwiając skuteczną współpracę i dostosowywanie się do dynamicznie zmieniającego się świata biznesu.

W kontekście globalizacji i rosnącej potrzeby pracy zdalnej, technologiczne innowacje odgrywają kluczową rolę w umożliwieniu zespołom stałej i efektywnej współpracy. Oto kilka sposobów, w jakie technologia wspomaga współpracę:

• Komunikacja w czasie rzeczywistym – narzędzia takie jak Slack, Microsoft Teams czy Zoom umożliwiają członkom zespołu szybką i wydajną komunikację bez względu na to, gdzie się znajdują.
• Współpraca nad dokumentami – platformy takie jak Google Workspace czy Microsoft Office 365 umożliwiają wielu użytkownikom jednoczesną pracę nad tym samym dokumentem, prezentacją czy arkuszem kalkulacyjnym.
• Zarządzanie projektami– narzędzia takie jak Trello, Asana czy Jira oferują zespołom możliwość śledzenia postępów w projektach, przypisywania zadań i monitorowania terminów.
• Chmura i przechowywanie danych – dzięki usługom takim jak Dropbox, Google Drive czy Microsoft OneDrive, zespoły mogą przechowywać, udostępniać i wspólnie edytować pliki bez konieczności wysyłania ich pocztą elektroniczną.
• Wirtualne środowiska pracy – platformy takie jak Gather czy Spatial umożliwiają zespołom interakcję w bardziej zanurzonych, niemal fizycznych przestrzeniach wirtualnych.
• Realistyczne wideo-konferencje – zaawansowane systemy telekonferencyjne i wirtualnej rzeczywistości umożliwiają zespołom przeprowadzanie spotkań, jakby były one przeprowadzane twarzą w twarz.
• Integracja aplikacji – narzędzia takie jak Zapier czy Automate.io umożliwiają zespołom automatyzację rutynowych zadań, integrując różne aplikacje i automatyzując przepływy pracy.
• Społecznościowe sieci biznesowe – platformy takie jak LinkedIn czy Yammer pomagają w budowaniu relacji zawodowych wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
• Oprogramowanie do projektowania i prototypowania – narzędzia takie jak Figma czy Adobe XD umożliwiają projektantom pracy nad wspólnymi projektami i dzieleniem się nimi w czasie rzeczywistym.
• Technologia śledzenia pracy – narzędzia takie jak Time Doctor czy Hubstaff pozwalają menedżerom monitorować i analizować wydajność pracy zespołów zdalnych.
• Kursy i platformy e-learningowe – portale takie jak Coursera, Udemy czy Pluralsight umożliwiają zespołom rozwijanie swoich umiejętności i zdobywanie nowej wiedzy w dowolnym miejscu i czasie.
• Sztuczna inteligencja – narzędzia oparte na AI, takie jak chatboty czy asystenci wirtualni, mogą pomagać w organizacji pracy, automatyzacji zadań czy analizie danych.

W związku z tym, nowoczesna technologia znacząco upraszcza komunikację, koordynację i współpracę, co prowadzi do większej efektywności i produktywności zespołu. Jednak warto pamiętać, żeby dostosowywać wybór narzędzi do specyfiki i potrzeb zespołu oraz unikać nadmiaru aplikacji, które mogą bardziej komplikować niż pomagać w pracy.

Budowanie zespołu marzeń podobne jest do pielęgnacji ogrodu. Każda roślina, czy to kwiat, krzew czy winorośl ma swoje unikalne potrzeby, a jej pełen potencjał ukazuje się tylko wtedy, gdy jest właściwie nawodniona, zasilana i umieszczona w odpowiedniej dla niej glebie. Tak samo w zespole, każdy członek ma swoje unikatowe umiejętności i talenty, które najlepiej rozwijają się w odpowiednim środowisku. Gdy poświęcimy czas na zrozumienie i pielęgnację tych talentów, nasz „ogród” nie tylko pięknie zakwitnie, ale przyniesie obfite owoce wspólnych osiągnięć. Tego z całego serca Ci życzę.